Calcular el IBC cuando hay novedad de licencia remunerada en Nómina Electrónica Pro / Plus. Es importante entender cómo se calcula el Ingreso Base de Cotización (IBC), ya que este valor es la base para liquidar correctamente los aportes a la seguridad social, parafiscales y a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Este cálculo busca asegurar que, aunque el trabajador esté en licencia, los aportes se realicen conforme a la normativa vigente y sin generar errores en la nómina. Por eso, este proceso se aplica en el momento de liquidar la nómina del periodo en el que existe la novedad, permitiendo que la información quede bien calculada y reportada de forma adecuada.

1. Con el siguiente ejemplo te mostraremos cómo se calcula para seguridad social, parafiscales y ARL:

El empleado devenga un salario de $2.500.000 y en el mes de noviembre presenta una licencia remunerada por 3 días.

Para el cálculo de los aportes de salud y pensión, se toma en cuenta el total de días del mes (30 días) y se usa de referencia, para los días de la licencia no remunerada, el IBC del mes inmediatamente anterior a dicha novedad, según lo establecido en el Decreto 780 del 2016.

Importante: 

• Si tienes novedades diferentes de ingreso y retiro, que disminuyan el salario hasta por debajo del mínimo, por ley el IBC de ese mes para el empleado, será el salario mínimo.
• Durante el período de licencia de maternidad se realizan los pagos de aportes de salud y pensión; para estos casos el IBC se toma teniendo en cuenta el valor de dicha novedad, según lo establecido en el Decreto 780 de 2016.
• El tiempo al cual tiene derecho la empleada es de 18 semanas en la época del parto, las cuales se remuneran con base al salario que tenía al iniciar la licencia, según lo indicado en el Código Sustantivo del Trabajo.
• Todo trabajador tiene derecho a una licencia remunerada por luto hasta de 5 días hábiles cuando fallece su cónyuge, compañero permanente o familiar cercano, según lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo y en la Ley 2080 de 2009.

2. En el caso del ejemplo, se toma de referencia el IBC de octubre, que sería el inmediatamente anterior. Para conocer el valor puedes generar el informe de aportes a seguridad social por empleado, a través de la ruta: Reportes – Más reportes – Nómina – Reportes de Nómina – Aportes a seguridad social por empleado.

Al ingresar, el sistema te permite seleccionar la fecha y el empleado correspondiente, luego das clic en Buscar .

Para este caso, el sistema realiza una fórmula para calcular el IBC del aporte obligatorio que realiza la empresa por seguridad social.

Donde:

• IBC Mes anterior: es igual al ingreso base de cotización del mes anterior y que puedes verificar en el informe de aportes a seguridad social por empleado.
• Días Mes anterior: corresponde a los días del mes inmediatamente anterior, recuerda que según la normativa vigente, todas las nóminas se calculan a períodos iguales de 30 días.

Importante: si en el mes inmediatamente anterior, el empleado tuvo una novedad de licencia no remunerada, esos días se restarán del total de días del mes anterior.

• Días de LR: corresponde a los días de licencia remunerada que tuvo el empleado durante el mes actual.
• Ingresos del Mes Actual: es equivalente a lo pagado por salario y otros conceptos salariales en la nómina del mes actual.

Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:

Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:

De igual manera, al momento de generar la liquidación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), se evidenciará el correcto cálculo de los aportes de seguridad social (salud y pensión).

3. Para el cálculo de aportes parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensación) se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina, sin incluir el valor pagado por la licencia remunerada, ya que esta no se tiene en cuenta.

El sistema aplicará la siguiente fórmula:

Donde:

• Salario pagado: es igual al valor pagado por concepto de salario en el mes actual.
• Otros Ingresos base Parafiscales: es equivalente a los demás ingresos que tenga el empleado en el mes actual y que estén configurados como base para el cálculo de aportes parafiscales.

Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:

Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:

4. Para el cálculo de aportes parafiscales Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y caja de compensación, se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina incluyendo el valor pagado por la licencia remunerada; es decir el sistema tomará el Ingreso Base de Cotización (IBC) según lo establecido.

En consecuencia, el sistema aplica la siguiente fórmula:

Donde:

• Salario pagado: es igual al valor pagado por concepto de salario en el mes actual.
• Otros Ingresos Base ARL: es equivalente a los demás ingresos que tenga el empleado en el mes actual y que estén configurados como base para el cálculo de aportes de ARL.

Reemplazas los valores y realizas las operaciones matemáticas de la siguiente manera:

Esta es otra manera de evidenciar la misma operación:

Ten en cuenta que el valor calculado para este aporte dependerá de la tarifa que maneje el empleado según el tipo de riesgo.

Ahora sabes cómo calcular el IBC cuando hay novedad de licencia remunerada en Nómina Electrónica Pro / Plus.