e5. Proceso de ventas

Configuración de cotizaciones

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La configuración de la cotización te permite definir aquellos parámetros que son necesarios y se tendrán en cuenta al momento de elaborar y enviar a impresión el documento.

Para configurar los parámetros de una cotización ingresas al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Cotizaciones.

Al ingresar a esta opción, el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante “Cotizaciones” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante, das clic en el botón que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos generales: corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar el tipo de comprobante a contabilizar y te permite definir la numeración que va a tener el comprobante.

2. Configuraciones complementarias: este te permite habilitar los centros de costo si los manejas en tu empresa, activar el manejo de los decimales y definir si los descuentos van a ser por porcentaje o por valor.

Importante: el uso de decimales es obligatorio cuando facturas electrónicamente. Por lo tanto, es necesario marcar la casilla «incluir decimales», para evitar inconvenientes al momento de facturar la cotización. 

 3. Visualización, impresión y envío de la cotización: En estos campos es posible seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.

  • Formato:  puedes elegir entre los formatos que ya tiene preestablecidos el programa y ver una vista previa.
  • Titulo de visualización: ingresas el titulo con el cual deseas que se genere el documento. 
  • Encabezado: en este espacio puedes ingresar información adicional que necesites que se visualice en la impresión del documento, una vez lo ingreses será predeterminado para todas las cotizaciones que realices con este tipo de documento, sin embargo, es posible modificarlo al momento de la elaboración del mismo. 
  • Condiciones comerciales u observaciones: este campo te permite definir las condiciones que se tendrán para la venta y agregar información adicional. 

  • Asunto: defines el asunto que verá el cliente cuando le envíes la cotización al correo electrónico.
  • Adjuntar archivo: esto te permite adjuntar un archivo para que se envíe al cliente junto a la cotización de forma predeterminada. 
  • Contenido: ingresas el contenido que se visualizará en el correo electrónico-
  • Columnas: puedes definir las columnas o los campos que se verán en la impresión y elaboración del documento.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo, das clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la cotización.

Importante: es posible definir varios tipos de cotización y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes

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30 Comments
  • Alejandra says:

    Buenas tardes, considero parte importante de la cotización tener la opción de las condiciones de pago

    22 agosto, 2022 at 3:47 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Alejandra, estas condiciones de pago las puedes manejar en las cotizaciones en el campo Condiciones comerciales u observaciones y si lo requieres puedes dejarlo configurado.

      22 agosto, 2022 at 5:35 pm
  • Rolando Lozano says:

    Como se ajusta los datos de quien envia la cotización, en la parte de abajo aparece el nombre de quien envia y un numero de contacto pero no lo he podido ajustar ya que estos datos cambiaron

    7 junio, 2022 at 11:42 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Rolando, el sistema toma los datos de la firma del usuario con el que ingresas al programa, en caso de querer modificarlo lo haces desde el perfil o puedes hacerlo también cada vez que la envíes en la ventana de «Envió de cotización»

      8 junio, 2022 at 11:16 am
  • martha gonzalez says:

    buenas tardes. como se realiza la impresión de la cotización después de laborada y como se envía al correo gracias

    16 marzo, 2022 at 12:45 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Martha, desde la vista de la cotización en la parte superior puedes dar clic en el botón Enviar por mail y desde la opción más puedes descargarla e imprimirla.

      16 marzo, 2022 at 5:44 pm
  • Luz Betty Rojas Rodriguez says:

    Buenas tardes, por favor si necesito cambiar el correo de siigo para el envio de cotizaciones; como hago? , solicitamos que sea el empresarial. gracias por la respuesta.

    6 agosto, 2021 at 1:28 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes luz, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Cuando vayas a enviar la cotización, te sale una ventana que es donde ingresas el correo electrónico del cliente. Allí puedes cambiar la firma y dejar la de tu empresa.

      6 agosto, 2021 at 5:14 pm
  • Catalina says:

    Buenas tardes, yo hago cotizaciones con AIU y al momento de configurar no me da está opción, si la tiene?

    22 enero, 2021 at 1:52 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Catalina, puedes configurar el manejo del AIU desde el perfil de la organización para la elaboración de las facturas de venta, para la elaboración de las cotización con AIU será necesario crear los conceptos de AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) como un Producto o servicio y a su vez los grupos de inventarios para que los relaciones de forma manual y posteriormente si realizar la factura.

      25 enero, 2021 at 11:51 am
      • Martha Ocampo says:

        Buenas tardes, yo hago cotizaciones con AIU y al momento de configurar no me da está opción, si la tiene?

        Aún sigue siendo tan manual realizar cotizaciones con AIU?

        Me ayudan con esa configuración, por favor.

        29 septiembre, 2022 at 11:18 pm
      • Ingrid Vasquez says:

        Buen día Martha, en las cotizaciones es necesario incluir el AIU de forma manual, ya que este parámetro automático lo vas a encontrar en la elaboración de la facturas.

        30 septiembre, 2022 at 9:24 am
  • Ana Laura Morales says:

    Buenas tardes, como hago para configurar en la Cotizacion el RETEIVA y el RETEICA? Gracias.

    10 diciembre, 2020 at 6:54 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ana, en la elaboración de la cotización no se aplican los impuestos de reteIVA y reteICA, se relacionan en la factura de venta si la cotización es aprobada.

      11 diciembre, 2020 at 9:08 am
  • Christian Rojas says:

    Se puede configurar para que salga el porcentaje de descuento aplicado y el valor del descuento unitario?

    27 noviembre, 2020 at 6:50 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Christian, para que en la impresión de la cotización se visualice del valor del descuento unitario debes ir a la configuración de la cotización por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Cotizaciones, seleccionas el tipo de comprobante y en la parte inferior en “Columnas que visualizará el cliente” en el recuadro derecho debes dejar en el orden y los campos que quieres se visualicen en la impresión de la cotización Ejemplo: Descripción – Cantidad – Valor unitario – Valor descuento – valor total, como lo explica esta guía y el porcentaje del descuento solo aparece en el momento de su elaboración.

      30 noviembre, 2020 at 8:57 am
  • Hola mis cotizaciones son muy extensas, a veces el cliente nos envía un RUT para realizar la cotización luego por algún motivo nos dice que le cambiemos a nombre de quien va la cotización y nos toca volver hacerla como dije al inicio nuestras cotizaciones son muy extensas; la pregunta es como hacer para que el sistema nos permita cambiar el NIT sin necesidad de volver hacer la cotización???

    19 octubre, 2020 at 3:13 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Diana, al momento que guardas la cotización no es posible editar el cliente ya que son los datos que inicialmente se adicionaron en la cotización, no te podría sugerir realizarlo de otra manera porque al necesitar cambiar el NIT del cliente es necesario realizar una nueva cotización.

      20 octubre, 2020 at 8:46 am
  • Ginna Ruano says:

    Buenos Días , una pregunta, es que ya hago las cotizaciones pero tengo un grande problema y es que no me salen los números de teléfono, y son muy importantes ya que todo lo que se despacha es por medio de un mensajero.
    agradecería su pronta respuesta

    19 octubre, 2020 at 9:50 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ginna, los números de teléfono los puedes adicionar o actualizar en el perfil de la organización por la ruta: Configuración – Más configuraciones – Organización en la opción Generales – Perfil de la organización, te relaciono el link que detalla el proceso (Ver guía) y una vez realices la cotización te aparece la relación de los teléfonos.

      20 octubre, 2020 at 8:15 am
  • Monica Buitrago says:

    Buenos días, para cambiarle el nombre de cotización por remisión, ¿Cómo es el proceso? y se puede hacer siempre

    16 octubre, 2020 at 10:09 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Mónica, para cambiarle el nombre al comprobante se debe realizar desde la configuración de la cotización por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Cotizaciones como lo explica la guía y en el campo Titulo del comprobante relacionas «Remisión» y quedara configurado ese nombre para todas las cotizaciones que realices con ese tipo de comprobante.

      16 octubre, 2020 at 5:30 pm
  • milton garcia says:

    buenos dias, necesito apoyo por parte de ustedes, estoy intentando hacer una factura pero me aparece un error, con quien me puedo comunicar, soy nuevo en el tema y necesito solucionar el tema ya que mi criente me esta pidiendo con urgencia dicha factura….

    21 agosto, 2020 at 11:28 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Milton, gracias por consultarnos.
      Para elaborar una factura de venta sin ser electrónica la información la encuentras en el siguiente enlace (Ver guía).

      Si lo que vas a elaborar es una factura electrónica puedes consultar el siguiente enlace (Ver guía), recuerda que para facturar electrónicamente debes haber realizado los seis pasos esta activacion

      21 agosto, 2020 at 5:33 pm
  • Mery Mendoza says:

    Buenos días
    Quisiera que en las cotizaciones apareciera el recuadro de ASUNTO. para mi es importante ya que trabajo con constructoras y diferenres obras de la misma, me gustaría poder nombrar cada cotización con el nombre de la obra

    10 julio, 2020 at 10:39 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Mery, en las cotizaciones no se pueden adicionar recuadros, sin embargo, te podemos sugerir poder usar el campo de Condiciones Comerciales o descripción.

      13 julio, 2020 at 10:31 am
  • Daniela Rodríguez says:

    Buenas tardes, realicé la cotización pero al momento de darle la opción de facturar no me da la opción en Tipo de escoger Facturación electrónica sino la de computador que ya no la usamos. Ya no se puede cruzar ?
    Quedo atenta

    17 junio, 2020 at 2:52 pm
    • Milton Pulido says:

      Hola Daniela!

      Por favor comunícate con nosotros para que un asesor valide que sucede, en Bogotá: (1)5802606 – Barranquilla: (5)322 5103 – Bucaramanga: (7)685 5056 – Medellín: (4)590 5989 – Cali: (2)398 9476 – Ibagué: (8)273 9852 – Otras ciudades: 3168476623.

      Muchas gracias!

      24 junio, 2020 at 6:29 pm
  • GUILLERMO GUZMAN says:

    Pregunta como edito los títulos de las columnas ?

    11 febrero, 2019 at 11:18 am
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Hola Guillermo gracias por contactarnos, te contamos que si dentro de la cotización quieres cambiarle el nombre a cada una de las columnas para que en el momento de imprimir tu documento aparezcan con dicho nombre.

      Esperamos de esta manera poderte colaborar

      1 marzo, 2019 at 12:16 pm