e5. Proceso de ventas

Configuración de factura de venta

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La configuración de la factura permite definir aquellos parámetros que son necesarios y se tendrán en cuenta al momento de elaborar y enviar a impresión el documento.

Para configurar los parámetros de una factura de venta es necesario ingresar al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas.

Al ingresar a esta opción el sistema permite crear nuevos tipos de comprobante “Factura de venta” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante es necesario dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

  1. Datos principales:Corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar el tipo de comprobante a contabilizar.

  • Maneja vendedor por ítem
  • Tercero por ítem para ingresos por tercero, al momento de marcar esta opción, se mostrará una ventana emergente aclarando la funcionalidad.

  • Maneja centro de costos: El programa permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento
  • El manejo de la numeración automática
  • Incorporar el número del consecutivo (Lo toma de la resolución de facturación)
  • Cuenta contable descuento
  • Marca el uso de decimales
  1. Impresión y Correo:Corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

  • Formato, en este campo es posible seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.
  • El Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Campos que visualizarán en la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.
  • Adjuntar archivo: Desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.
  1. Datos tributarios: Corresponde a los impuestos que se visualizaran y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

  • Maneja reteIVA
  • Maneja reteICA
  • Maneja autorretención decreto 2201, se podrá realizar la marcación si la empresa tiene el impuesto de autorretención o si por el contrario no tiene ningún impuesto podrá seleccionar el link “Crear impuesto autorretención” para que se remita al catálogo de impuestos y así realizar dicho proceso de creación.

Si deseas puedes crear el impuesto.

  1. Resolución y facturación electrónica:Son datos que por normatividad se deben visualizar en la vista preliminar e impresión de la factura, bien sea si es factura por computador o factura electrónica.

  • Marcar si el documento será usado como factura electrónica: Al momento de marcar esta opción se mostrará una ventana emergente aclarando cada funcionalidad.

Donde será posible seleccionar si el documento será usado como factura por computador, Factura electrónica de venta o Documento electrónico de transmisión – tipo 03 (contingencia).

  • Maneja order reference / orden de compra: Al Marcar esta opción será posible relacionar el Numero de la orden de compra al momento de elaborar la factura.
  • Los datos de la resolución de facturación expedida por la DIAN: Como lo son Número resolución DIAN, prefijo, Numeración inicial, Numeración final, Fecha de autorización, Maneja vigencia y Vigencia hasta.

Importante: esta información es generada y entregada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cuando la empresa realiza la solicitud de la resolución de facturación.

Para las empresas que necesiten manejar procesos con Copagos y/o anticipos EPS, solo tendrán que seleccionar en la configuración de la factura de venta el check que lo indique. 

Al habilitar este manejo, mostrará el campo para ingresar la cuenta contable donde se contabilizará el manejo.

Al realizar la factura de venta se habilita un campo Copago/Anticipo para que el usuario ingrese el valor a descontar del Subtotal.

Al guardar la factura después de haber asignado un valor en el campo, en la impresión de la factura se mostrará y en el XML que llega a la DIAN esta información irá completa y con las variables que corresponden.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la factura de venta.

Importante: es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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38 Comments
  • Rafael Acosta says:

    Cordial saludo. En donde encuentro las facturas guardadas del ultimo cuatrimestre?gracias

    9 septiembre, 2020 at 4:21 pm
  • Buenas tardes, Quiero saber, ¿como hago para que en la factura que se le envía al cliente aparezca relacionado el valor Unitario y el iva discriminado de cada producto o servicio?

    7 septiembre, 2020 at 9:06 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Bibiana, gracias por hacer uno de nuestros contenidos.
      El formato de la factura que le llega al cliente es el mismo que visualizas en pantalla al momento de consultar el documento, de igual forma para asociar estos campos es necesario que en la configuración de la factura de venta en la sesión de Impresión y Correo puedes seleccionar cuales son los campos que se visualizaran en el detalle del comprobante.

      8 septiembre, 2020 at 8:41 am
  • EMMA JULIANA MUÑOZ says:

    buen dia por favor necesito que en la factura queden todos los datos y se vayan en una segunda hoja. que sea media carta es un solo concepto todos los meses, y ademas apara rece la parte de colocar el logo, quiero quitar eso que no se tape la información

    3 septiembre, 2020 at 8:49 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Emma, para configurar el formato de la factura de venta lo puedes hacer por la ruta: Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, y en la sección de Impresión y correo puedes seleccionar el formato “Básico” para que te imprima a media carta y el campo del logo en el programa es necesario que incorpores el de tu empresa de no tener alguno ejemplo puedes incluir una imagen en blanco, pero como tal el campo no se puede quitar.

      4 septiembre, 2020 at 12:15 pm
  • Anderson David Polo Luna says:

    Buenas tardes. Como puedo hacer para descontar (amortizar) un anticipo en una factura en el modulo de facturación gratis?, si lo coloco como descuento me afecta el IVA y asi no me sirve

    3 septiembre, 2020 at 6:06 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Anderson, al realizar la factura de venta el proceso que nos indicas en el programa de facturación gratis no se maneja, teniendo en cuenta que este programa solo es para la generación de facturación.

      4 septiembre, 2020 at 12:22 pm
  • Jhon says:

    Buenas tades, dos preguntas primera, en la factura como hago para que me quede la descripción del producto y no me salga producto generico; segundo si quiero corregir la factura como hago? , gracias

    2 septiembre, 2020 at 2:28 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jhon, para que en la impresión de la factura se visualice el campo descripción del producto debes ir a la configuración de la factura por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección impresión y correo en “campos que se visualizaran en la factura” en el recuadro derecho debes dejar en el orden y los campos que quieres se visualicen en la impresión de la factura de venta Ejemplo: Nombre producto – Descripción – Cantidad – Valor, como lo explica esta guía.
      Y para editar la factura Si NO es una factura de venta electrónica puedes editarla y para buscar la factura puedes hacer uso del icono de la lupa y digitar el número del documento, seguido seleccionar Facturas o por la ruta: Transacciones – Ventas – Transacciones y permite seleccionar algunos criterios de búsqueda para consultar los documentos, seleccionas el número del comprobante y lo podrás hacer desde la opción Más – editar.

      3 septiembre, 2020 at 9:46 am
  • ARMANDO CARCAMO RICO says:

    buenos dias como puedo cambiar el tamaño de la letra de la factura pos por uno mas pequeño

    2 septiembre, 2020 at 9:28 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Armando, el tamaño de la letra de la factura Pos no se puede configurar ya que está definido por defecto de esta manera.

      2 septiembre, 2020 at 11:26 am
  • Buenas tardes, no veo la opción para cambiar el plazo de la factura, siempre me aparece como plazo 1 día, eso se puede modificar?

    26 agosto, 2020 at 3:36 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Cesar, siempre al momento de elaborar la factura de venta en formas de pago y seleccionar crédito puedes escoger el rango o la fecha de acuerdo al plazo.

      26 agosto, 2020 at 4:03 pm
  • Abdona Maria Chica Obando says:

    Buenas tardes, por favor cree un comprobante para facturar electrónicamente y cuando voy a generar la factura no me aparece, pero si reviso los comprobantes ahí esta, que debo hacer para que me aparezca. Gracias

    25 agosto, 2020 at 5:24 pm
  • Anny Recalde says:

    Buenas noches. Como puedo configurar la forma de pago (Crédito o contado) en la facturación, pues todos los documentos me salen con la condición “De Contado” y algunos son a Crédito. Mil Gracias!

    24 agosto, 2020 at 9:52 pm
  • Yuli Ariza says:

    Buen día,
    Podrías indicarme cómo puedo configurar la moneda en la cual voy a facturar. Algunos de mis clientes son del exterior, y requiero facturar en moneda diferente al peso colombiano (COP). Quedo atenta. Muchas gracias.

    21 agosto, 2020 at 7:37 pm
  • Viviana Hurtado says:

    Buenas tardes quisiera saber como hago para cambiar los correos electrónicos de la facturas ya elaboradas y enviadas… Gracias..

    21 agosto, 2020 at 12:26 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Viviana, si cambiaste el correo electrónico de la configuración de la factura de venta este cambio se verá reflejado en la elaboración de nuevas facturas y únicamente si la factura no es electrónica puedes ir al documento y editarlo para que tome el cambio.

      24 agosto, 2020 at 11:21 am
  • sonia atehortua says:

    bueno dias , me pueden explicar como hago para que me reste un valor en la factura, no me deja escribir numeros negativos , es que tengo que descontar del valor unos copagos realizados por los pacientes y debe ir relacionado en la factura . gracias

    2 agosto, 2020 at 11:23 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Sonia, efectivamente al momento de registrar un documento no vas a poder digitar valores negativos, en tu caso mencionas que es para descontar unos copagos previamente recibidos, el proceso a seguir es que esos copagos deberieron ser contabilizados previamente en un recibo de caja como anticipos y luego al momento de elaborar tu factura de venta relacionas esos anticipos previamente registrados en el programa

      3 agosto, 2020 at 2:39 pm
      • ESPERANZA TORRES says:

        Hola como estas, me informas si hay una manera de imprimir recibos de caja y facturas de venta de una forma que sean impresión consecutiva es decir que me imprima todas las facturas de una vez y no una a una

        23 agosto, 2020 at 9:26 am
      • Luz Angélica Torres Quintero says:

        Esperanza buen día, los documentos en Siigo Nube es necesario imprimirlos uno a uno.

        24 agosto, 2020 at 8:48 am
  • ROLAND says:

    buena tarde, existe la opcion de asignar un centro de costos a cada item de facturacion?

    23 julio, 2020 at 1:27 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Roland, el manejo de los centros de costo en la Factura de venta solo se maneja en el encabezado no permite asignar un centro de costos a cada ítem.

      24 julio, 2020 at 10:09 am
  • SANDRA HEINS says:

    Buenos dias, por favor necesito configurar los documentos adjuntos que visualiza el cliente al momento de envío de la factura electrónica, para que solo se visualicen 2 archivos que son el PDF y el XML

    1 julio, 2020 at 9:50 am
    • Milton Pulido says:

      Hola Sandra!

      En el link https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/perfil-plataforma-tecnologica/ te informa como seleccionar los documentos adjuntos en el mail de la factura electronica.Recuerda que si te queda alguna duda o inquietud nos puedes contactar en Bogotá: (1)5802606 – Barranquilla: (5)322 5103 – Bucaramanga: (7)685 5056 – Medellín: (4)590 5989 – Cali: (2)398 9476 – Ibagué: (8)273 9852 – Otras ciudades: 3168476623

      Feliz día!

      3 julio, 2020 at 6:27 pm
  • adair araque says:

    Hola, la factura electronica sale con un espacio muy grande en el centro del documento y en formato oficio, agradezco me indiquen como hago para minimizar este este espacio y salga en tamaño carta.

    26 junio, 2020 at 4:14 pm
    • Milton Pulido says:

      Buen día Adair!

      Debes validar la configuracion de tu pdf o impresora ya que los formatos que maneja Siigo son en tamaño carta y media carta, si es necesario con gusto uno de nuestros asesores te apoya en Bogotá: (1)5802606 – Barranquilla: (5)322 5103 – Bucaramanga: (7)685 5056 – Medellín: (4)590 5989 – Cali: (2)398 9476 – Ibagué: (8)273 9852 – Otras ciudades: 3168476623

      Feliz día!

      30 junio, 2020 at 4:43 pm
  • Julieta Viteri says:

    Estimados,
    Al marcar que si será usado como factura electronica, luego aparece una seleccion de: Factura por computador, factura de venta nacional y Factura de contingencia. Yo requiero una factura de exportación. ¿Cómo se hace?

    3 junio, 2020 at 12:58 pm
    • Milton Pulido says:

      Hola Julieta!

      En el momento se maneja factura de venta nacional y se hace la factura en moneda extranjera.

      Feliz día!

      4 junio, 2020 at 11:37 am
  • IVÁN C VELASQUEZ C says:

    Hola Luz Angélica, pero porque el sistema no nos deja manualmente asignar cuentas en la cntabilización de la venta ? o como se hace si es que lo permite

    2 julio, 2019 at 11:27 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Ivás, gracias por consultar nuestros contenidos. El sistema no permite al momento de elaborar facturas de venta asignar cuentas contables, esta se asignan en la creación de los grupos de inventarios, lo cual quiere decir que para facturar es necesario que previamente esten creados los productos y/o servicios que se van a comercializar.. Buen día

      2 julio, 2019 at 4:50 pm
  • Buenas, estoy buscando el correo de servicio al cliente y no lo encuentro. El comprobante de la factura de venta no me contabiliza la cuenta de costo 61 y me coloca en la 1435 de inventario la salida en cero (0); es decir no me contabiliza el valor de la salida de inventario. En el movimiento están todos los saldos de las compras y las salidas tienen el número de unidades pero tienen valor (0.0). Ayuda por favor.

    17 septiembre, 2018 at 6:46 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Robert, el correo de servicio al cliente es siigoservicios@siigo.com. Lo que nos estas comentando del proceso de contabilización de la factura de venta sobre los valores de costo es completamente normal, proximamente esteremos liberando la funcionalidad del proceso de costeo para que el sisteme le asigne valores a esas cuentas 14 contra la 61

      18 septiembre, 2018 at 12:53 pm
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