a9. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas débito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota débito electrónica, te diriges al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Transacciones – Comprobantes – Notas débito (Ventas).

Al ingresar a esta opción el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante Notas débito (ventas) y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante, das clic en el botón  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, defines los siguientes datos:

1. Datos Principales

En esta opción defines algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica, como son:

• Usar como documento electrónico, que indica el manejo para facturación electrónica.
• Numeración automática.

Importante: El programa permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento.

2. Configuraciones complementarias

Corresponde a información general y de impuestos que tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

• Uso de centros de costos.
• Al marcar el manejo de decimales, automáticamente se activará y se bloqueara para que no se pueda desmarcar. Esto con el fin de prevenir errores de envío ante la DIAN, ya que por normatividad es necesario enviarle decimales a la DIAN.
• Habilitar el cálculo de retenciones en el caso que los parámetros de la factura también lo tengan. 

3. Otros Cargos y descuentos en totales de la nota débito (ventas) 

Podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la DIAN y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

• En uso: estará marcado si ese cargo descuento se seleccionará al realizar el comprobante.
• Nombre: digitas el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
• Tipo: seleccionas si es un descuento o un cargo.
• % Tarifa: asignas la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
• Cuenta contable: aquí podrás agregar la cuenta contable en la que se quiere que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
• Al dar clic en él más (+) se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: El sistema te permite seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

4. Visualización, impresión y envío de la nota débito (ventas)

Corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto en la vista preliminar e impresión del documento; igualmente el correo para enviar documentos adjuntos. Estos campos son:

• Título para visualización: que se verá reflejado en la impresión del documento.
• Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
• Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la nota débito al cliente.
• Adjuntar archivo: desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la nota débito que será generada.
• Datos que verá tu cliente en el detalle de la nota débito (ventas): en esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la nota débito.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo, es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota débito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota débito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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