c2. Proceso de Implementación

Creación empleados en nómina electrónica

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Este proceso te va a permitir crear los empleados y relacionar la información del contrato laboral pactado, lo cual, es necesario para el proceso de liquidación de la nómina electrónica.

Para realizar el proceso ingresas por la ruta Nómina electrónica – Empleados.

Al ingresar seleccionas el botón .

Allí encontrarás los siguientes dos pasos a realizar:

Paso 1: datos del empleado

En esta ventana es necesario que ingreses los datos del empleado:

y una vez los ingreses, das clic en el botón .

Paso 2: Datos del contrato

En esta ventana ingresas los siguientes datos del contrato del empleado:

Información laboral:

  • Tipo de contrato: defines si el contrato es fijo o indefinido, si es fijo asignas la fecha inicio y fecha fin y si es indefinido solo fecha inicio. 
  • Sueldo: indicas el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral, es necesario que marques la casilla para que el sistema haga los cálculos correspondientes.

Datos de contrato:

  • Número de contrato: asignas un código único que identifique el contrato, se recomienda que sea la misma cédula del empleado. 
  • Cargo: podrás buscar y asignar alguno de los cargos que el sistema tiene previamente configurados.
  • Grupo de nómina: asignas si el empleado pertenece al grupo de Administración, Ventas o Producción. Ten en cuenta que estos grupos afectan contablemente la liquidación de dicho empleado, lo cual, puedes validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos.
  • Centro de costo: puedes elegir un centro de costo para el contrato, este campo es opcional. 

Datos para aportes de seguridad social y parafiscales:

Seleccionas el tipo y subtipo de cotizante, ingresas los fondos de salud, pensión, ARL, caja de compensación, cesantías y defines los porcentajes de salud, pensión y ARL. 

En la parte inferior puedes definir si deseas activar las deducciones de retención en la fuente, seleccionando la casilla Si o No.

Si seleccionas la casilla “Si”, visualizarás la siguiente información donde podrás activar las opciones que apliquen y agregar el monto en valores para que se tenga en cuenta en la elaboración de la nómina electrónica. 

Una vez ingreses los datos requeridos por el sistema das clic en el botón .

En caso de no completar todos los campos obligatorios el sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde te indica que la información no fue guardada. Es necesario que des clic en el botón Aceptar y completes los datos faltantes. 

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