a9. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

Configura tu nota crédito electrónica

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En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas crédito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota crédito, te diriges al ícono del engranaje Icono configuración que corresponde a Configuración, luego seleccionas Transacciones – Comprobantes – Notas crédito.

Al ingresar a esta opción el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante “Notas crédito” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante, es necesario que des clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales: en esta opción se agrupan datos como el código y el nombre que corresponden a la descripción del comprobante, para la nota crédito electrónica, es necesario que definas algunas características requeridas, como son:

  • Marcar la opción «uso como documento electrónico». 
  • Marcar el manejo de la numeración automática.

2. Configuraciones complementarias: aquí encontrarás la información adicional para la configuración del comprobante. 

  • Habilitar centros de costos: el programa te permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento.
  • Incluir decimales: el sistema para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica, marcará automáticamente este casillero cuando actives el documento como electrónico en el paso anterior. 
  • Tipo de descuento por ítem: puedes elegir entre valor o porcentaje.
  • Retenciones: defines las retenciones que se manejaran en la nota crédito cómo el reteIVA, reteICA y autorretención.
  • Facturar ingresos para terceros: esta opción aplica cuando tengas ingresos recibidos para otros terceros.

3. Otros Cargos y descuentos en totales de la nota crédito: podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la Dian y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

  • En uso: estará marcado si seleccionarás ese cargo descuento al realizar el comprobante.
  • Nombre: digitas el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
  • Tipo: seleccionas si es un descuento o un cargo.
  • % Tarifa: asignas la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
  • Cuenta contable: aquí agregas la cuenta contable en la que quieres que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
  • Al dar clic en él más (+) se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: El sistema te permite seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán relacionar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

4. Visualización, Impresión y envío de la nota crédito: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

  • Titulo para visualización: corresponde al titulo del comprobante
  • Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • El Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la nota crédito al cliente.
  • Adjuntar archivo: desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la nota crédito que será generada.
  • Datos que verá tu cliente en el detalle de la nota crédito: en esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la nota crédito.

Una vez ingreses toda la información que te solicita este catálogo, es necesario des clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota crédito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota crédito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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12 Comments
  • andres says:

    buenos dias , hice una nota credito pero me sale sin codigo QR y sin cufe

    22 septiembre, 2022 at 11:50 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Andrés, es necesario que verifiques que la nota crédito no haya sido rechazada por la Dian, ya que si es el caso es importante ver el detalle para que lo puedas solucionar y volverla a enviar a la Dian.

      22 septiembre, 2022 at 6:30 pm
  • Paula says:

    Buenos días, es posible generar un cambio en la configuración para que solo se pueda hacer una nota crédito por factura, ya que tenemos varios casos en que los facturadores generan dos notas crédito sobre una misma factura, gracias

    27 mayo, 2022 at 11:18 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Paula, en el programa podrás generar las notas crédito por factura que requieras y no es posible generar alguna restricción.

      27 mayo, 2022 at 4:43 pm
  • Luis Fernando Rodriguez says:

    Buenos días quisiera preguntar cuando hago una nota crédito que afecta el valor total de una factura esta sigue apareciendo en el saldo por cobrar como se debe hacer para que la nota afecte el saldo de la cuenta y no salga saldo por cobrar

    18 mayo, 2022 at 9:50 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Luis, revisa la forma de pago que le asignaste a la nota crédito, ya que es necesario que le asignes la misma y en caso de ser crédito la factura de venta en la nota debiste haber relacionado la opción «saldos de cartera».

      18 mayo, 2022 at 6:34 pm
  • Gabriela says:

    Quiero realizar una nota crédito pero me aparece esto «Usted no está autorizado para ver la página requerida» que puedo hacer ?

    31 enero, 2022 at 8:13 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Gabriela, te recomiendo verificar con el usuario administrador que cuentes con el permisos para elaborar notas crédito.

      31 enero, 2022 at 9:16 am
  • Mary Ruano says:

    Buenas tardes.

    Se elaboro una NC hace dos semanas, en las notificaciones me dice que fue aprobada por la DIAN, pero aun no aparece con código QR, que puedo hacer?

    30 septiembre, 2021 at 3:54 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Mary, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Ingresa a la nota crédito y te diriges al botón «Más» que se encuentra en la parte superior, allí seleccionas la opción «Actualizar documento electrónico».

      30 septiembre, 2021 at 5:08 pm
  • Eduardo José De León says:

    Desde la mañana estoy enviando la NC a la DIAN y no aparece el recibido por parte de la entidad, no refleja el código QR

    30 agosto, 2021 at 4:52 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Eduardo, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Ingresa a la nota crédito y le das clic nuevamente en «Enviar electrónicamente».

      30 agosto, 2021 at 5:26 pm