a9. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas crédito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota crédito, te diriges al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Transacciones – Comprobantes – Notas crédito.

Al ingresar a esta opción el sistema te permite crear nuevos tipos de comprobante “Notas crédito” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante, es necesario que des clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales: en esta opción se agrupan datos como el código y el nombre que corresponden a la descripción del comprobante, para la nota crédito electrónica, es necesario que definas algunas características requeridas, como son:

• Marcar la opción “uso como documento electrónico”. 
• Marcar el manejo de la numeración automática.

2. Configuraciones complementarias: aquí encontrarás la información adicional para la configuración del comprobante. 

• Habilitar centros de costos: el programa te permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento.
• Incluir decimales: el sistema para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica, marcará automáticamente este casillero cuando actives el documento como electrónico en el paso anterior. 
• Tipo de descuento por ítem: puedes elegir entre valor o porcentaje.
• Retenciones: defines las retenciones que se manejaran en la nota crédito cómo el reteIVA, reteICA y autorretención.
• Facturar ingresos para terceros: esta opción aplica cuando tengas ingresos recibidos para otros terceros.

3. Otros Cargos y descuentos en totales de la nota crédito: podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la Dian y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

• En uso: estará marcado si seleccionarás ese cargo descuento al realizar el comprobante.
• Nombre: digitas el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
• Tipo: seleccionas si es un descuento o un cargo.
• % Tarifa: asignas la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
• Cuenta contable: aquí agregas la cuenta contable en la que quieres que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
• Al dar clic en él más (+) se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: El sistema te permite seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán relacionar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

4. Visualización, Impresión y envío de la nota crédito: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

• Titulo para visualización: corresponde al titulo del comprobante
• Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
• Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• El Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la nota crédito al cliente.
• Adjuntar archivo: desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la nota crédito que será generada.
• Datos que verá tu cliente en el detalle de la nota crédito: en esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la nota crédito.

Una vez ingreses toda la información que te solicita este catálogo, es necesario des clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota crédito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota crédito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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