a9. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

Configura tu nota crédito electrónica

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En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas crédito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota crédito es necesario ingresar al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Notas crédito.

Al ingresar a esta opción el sistema permite crear nuevos tipos de comprobante “Notas crédito” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante es necesario dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales: Donde se debe definir algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica, como son:

  • El manejo de la numeración automática.
  • Marca el uso de decimales, esto automáticamente se activará y se bloqueara para que no se pueda desmarcar. Esto con el fin de prevenir errores de envió ante la DIAN, ya que por normatividad es necesario enviarle decimales a la DIAN.

Importante: El programa permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento.

2. Impresión y Correo: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

  • El Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la nota crédito al cliente.
  • Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Campos que visualizarán en la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la nota crédito.
  • Adjuntar archivo: Desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la nota crédito que será generada.

3. Datos tributarios: Corresponde a los impuestos que se visualizaran y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

  • Maneja reteIVA
  • Maneja reteICA
  • Maneja autorretención decreto 2201, se podrá realizar la marcación si la empresa tiene el impuesto de autorretención.

4. Cargos y descuentos en totales de la nota crédito: Podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la DIAN y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos que se deben diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

  • En uso: Estará marcado si ese cargo descuento se seleccionará al realizar el comprobante.
  • Nombre: Aquí podrás escribir el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
  • Tipo: Aquí podrás seleccionar si es un descuento o un cargo.
  • % Tarifa: Donde podrás asignar la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
  • Cuenta contable: Aquí podrás agregar la cuenta contable en la que se quiere que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
  • Al dar clic en él más (+) se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: Se podrá seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

5. Facturación Electrónica: Donde se debe marcar el documento como electrónico.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota crédito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota crédito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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