c1. Manejo de documento soporte electrónico

Para elaborar el documento soporte electrónico, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Te diriges al módulo de Habilitación electrónica – Documento soporte electrónico y seleccionas la opción .

2. En la página principal con el ícono  – Proceso de compras – Documento soporte.

3. Te ubicas en la opción de Transacciones y seleccionas Proceso de compras – Crear – Documento soporte.

Al ingresar por cualquiera de las opciones se habilita la siguiente pantalla:

Donde es necesario que diligencies los siguientes campos:

• Tipo: defines el tipo de documento soporte electrónico a elaborar.

Importante: Una vez selecciones el tipo de documento soporte electrónico, el sistema realizara una validación, en la cual revisara si la resolución asociada a este tipo de documento se encuentra relacionada en otro, si es así mostrará el siguiente mensaje:

Donde es necesario que des clic en el botón y te dirigirá a la configuración del documento soporte para que configures otra resolución.

Si das clic en “Cancelar” se quitará el tipo de documento seleccionado para que elijas otro.

• Fecha elaboración: digitas la fecha en la cual quedará contabilizado el documento en el programa.
• Proveedores: desde aquí es posible crear, digitar y/o realizar la búsqueda del proveedor al cual se le está comprando.

Importante: recuerda que para el manejo de documento soporte, es necesario en la creación del tercero ingresar el código postal. En caso de no haberlo asignado puedes dirigirte a editar el perfil del proveedor. 

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
• Comprobante proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
• Centro de costo: esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo solicite.
• Descuento en porcentaje: lo marcas si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
• Detalle del documento soporte: en esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo Tipo, una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir los datos que el sistema solicita.
• Sección de totales: visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.
• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo proveedores o cartera/proveedores.

Importante: Si seleccionas una forma de pago que no tiene asignada dentro de su configuración el código de forma de pago para documento electrónico, te aparecerá esta ventana emergente donde podrás ir a corregirlo presionando sobre el botón.

• Observaciones: incluyes comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o soporte del documento (Ejemplo. Comprobante escaneado expedido por el proveedor).

Una vez hayas incorporado toda la información, das clic en el botón y se habilitará un mensaje, el cual te indica que al enviar el documento soporte a la DIAN, no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas .

Y de acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros del documento soporte, la visualización será de la siguiente forma:

Importante: es necesario que previamente realices la asociación de la resolución del documento soporte electrónico.

De igual manera, en la parte superior o encabezado se te habilitan algunas acciones o actividades específicas.

1. Registrar pago: Te permite generar un recibo de pago o egreso relacionado a este documento soporte electrónico.
2. Descargar e imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
3. Enviar comentario: podrás enviar al cliente algún comentario frente a la factura.
4. Más: Allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:

• Aplicar nota de ajuste.
• Ver la contabilización.
• Copiar el documento.
• Marcarlo como comprobante favorito.
• Actualizar documento electrónico, el sistema actualizará el estado del documento electrónico según el que se encuentre en la plataforma tecnológica y la Dian, podrás hacer esta actualización después de haber pasado dos horas desde la hora de creación del documento.

Importante: El proceso de actualización se ejecutará correctamente siempre y cuando el documento no sea editado y la información sea la misma que se envió inicialmente.

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