b1. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu factura de venta electrónica

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A continuación, se encuentra el detalle de cómo elaborar facturas de venta electrónicas y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar facturas electrónicas de venta es necesario ingresar a Siigo nube por la ruta: Factura electrónica – Inicia a facturar electrónicamente.

Al ingresar se habilita la siguiente ventana:

Una vez se da clic en el botón , Siigo nube guarda esta marcación y tus facturas serán electrónicas.

Importante: una vez se inicie a manejar facturación electrónica NO es posible cambiar esta marcación.

Cuando se empiece a facturar electrónicamente, se mostrará en la parte superior un mensaje informativo; el cual nos indica del porqué se debe manejar decimales en facturación electrónica. 

Luego será necesario seleccionar el Tipo de factura configurado para el manejo de facturación electrónica e incorporar toda la información que el sistema requiere del cliente y los productos o servicios a comercializar.

Si en los parámetros se marco que se utilizara el campo de:

* Order reference / Orden de compra, lo mostrara pero no es obligatorio el prefijo es decir que si solo quiere o necesita se asigna el número. De igual manera se amplío el tamaño donde podrán ingresar hasta 20 caracteres.

* Orden de entrega, lo mostrara pero no será obligatorio. Estos son campos alfanuméricos y en el campo para seleccionar la fecha de entrega no podrá ser menor a la fecha de elaboración de la factura de venta.

Y al guardar la factura de venta electrónica con Orden de compra y/o orden de entrega se visualizaran estos campos en la parte inferior de la factura.

En el caso que al guardar la factura de venta el cliente no tenga creado el contacto principal, mostrará un mensaje claro indicando que debe realizar. Se debe ir al perfil del tercero y allí agregarlo.

y si lo que falta es el correo electrónico también mostrara mensaje para que se incluya.

Recomendaciones adicionales

  • Retenciones: La factura de venta se puede registrar con las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA.
  • IVA: El sistema validará la tarifa de IVA Gravada, Exenta o Excluida que tenga asignado el producto y/o servicio.
  • Se debe tener correctamente diligenciado el perfil de la organización y los datos del tercero.

Una vez haya incorporados los datos será necesario dar clic en el botón .

Enseguida se habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la Factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Si, enviar”.

Luego el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la Factura electrónica.

Se confirma dando clic en el botón .

Si al realizar la factura de venta electrónica solo das clic en el botón “Guardar” (Sin enviarlo electrónicamente) te mostrará el siguiente mensaje informativo.

Luego al consultar el documento en pantalla será la misma presentación de cómo se visualizará al momento de la impresión.

Al momento de consultar la Factura de venta electrónica en la parte superior o encabezado se habilitan unos iconos:

los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Enviar electrónicamente: El sistema permite enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros.

2. Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.

3. Enviar comentario: Permite enviar al cliente algún comentario frente a la factura.

4. Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales con la nota crédito; estos son:

  • Crear Factura recurrente
  • Aplicar nota crédito
  • Copiar URL de la factura
  • Ver contabilización.
  • Actualizar documento electrónico

Esta última opción Actualiza el documento electrónico de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error en la vista.

La factura de venta electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@isiigo.com) y cuando el cliente consulta la factura desde el correo electrónico le aparece de esta manera y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, donde encontraras la factura en PDF y el formato XML.

y con el ícono de  se habilitan las siguientes opciones: Enviar comentario, Reenviar, Imprimir o Descargar, Rechazar o Aceptar así: 

Al dar clic en el botón Rechazar se habilitara el siguiente mensaje indicando al adquiriente que se debe comunicar con el facturador para comunicarle que rechazara dicha factura.

Al dar clic en el botón Aceptar se habilitara el siguiente mensaje indicando que la factura se acaba de aceptar.

Importante: Una vez se completen los 6 pasos, la próxima vez que se ingrese por la ruta: Factura electrónica, se encuentran las opciones para:

1. Elaborar facturas electrónicas de venta.

2. Elaborar notas crédito electrónica.

3. Elaborar notas débito electrónica.

4. Ingresar a Otras opciones las cuales permite el ingreso a la plataforma a realizar procesos o consultar estado de los documentos, entre otros.

Elaboración de facturas de venta con cargos y descuentos en totales

Al realizar una factura de venta y seleccionar el tipo de comprobante que se configuro con cargos y descuentos, el sistema traerá un hipervínculo para que se pueda escoger y relacionar los cargos y/o descuentos que desee en dicho comprobante.

Al dar clic sobre este, nos abrirá una ventana nueva donde podremos seleccionar el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante.

La columna “Categoría para facturación electrónica” solo aplicará para Descuentos, ya que estos deben llegar a la DIAN con los códigos correctos.

Se encontrarán las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger dicho concepto en la primera columna.

  • El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
  • Las columnas % Tarifa y Valor Total pueden cambiar el valor y la otra automáticamente también cambiará.

Al dar clic en el más (+) se guardará el ítem y se podrá seguir agregando más cargos y/o descuentos. Al dar clic botón Adicionar se cerrará la ventana y guardará la información.

En la parte de los totales y antes de guardar el comprobante se verán reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Al guardar el comprobante, también se mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

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50 Comments
  • Andres jimenez says:

    Buenas tardes, se me presentan dos problemas con la generación de la factura. El primero es que en la numeración de la factura me inicia desde el numero 1, a pesar que la resolución está a partir del 351 y ya esta sincronizada. El segundo problema es que yo facturo con AIU, y el programa me lo calcula pero no lo suma en el valor neto de la factura. Solo me pone como valor neto el subtotal mas el IVA sobre la utilidad.

    2 diciembre, 2020 at 1:45 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Andrés, si la numeración de la factura de venta te inicia desde el 1 y debe ser a partir del 351, es necesario revisar el número de consecutivo registrado en la configuración de la factura de venta, esto lo puedes hacer por la ruta: Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, y en el campo Consecutivo relacionar en tu caso el número 351, para que a partir de este número el sistema asigne la numeración de manera automática y para el manejo del AIU al realizar la marcación desde el perfil de la organización los valores del AIU se visualizarán en la factura de venta, pero a nivel informativo ya que estos valores no se tendrán en cuenta para el Total Neto, En el caso que la empresa requiera que al realizar la Factura de venta el AIU se tenga en cuenta para la sumatoria del Total a Pagar, será necesario crear los conceptos de AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) como un Producto o servicio y a su vez los grupos de inventarios, te relaciono la guía que explica este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/manejo-i-u-administracion-imprevistos-utilidad/

      2 diciembre, 2020 at 5:27 pm
  • MARCO MORENO says:

    EL CLIENTE NO HA RECIBIDO LA FACTURA YA SE LA ENVIADO 3 VECES Y NADA QUE LE LLEGA Y EL CORREO ESTA BIEN
    QUE HAGO

    25 noviembre, 2020 at 5:44 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Marco, si enviaste la factura de venta electrónica al correo del cliente te recomiendo revisar el estado de envió de las facturas lo puedes hacer por Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y en el campo “Estado envió de correo” podrás ver el detalle de enviado, leído, entre otros o desde la vista preliminar de la factura de venta electrónica en la parte inferior puedes confirmar si enviaste la factura al correo electrónico del cliente o si se presentó alguna inconsistencia y si se envió bien y el cliente indica que no le llego te sugiero reenviar la factura al correo del cliente con una copia a ti, para enviarla de nuevo desde la parte superior das clic en la opción “enviar electrónicamente” te habilitara un recuadro donde confirmas el correo y si los correos están bien das clic en “Aceptar”

      26 noviembre, 2020 at 9:04 am
  • lady vanessa carabali says:

    buena tarde como hago para reversar una factura que ya envie pero algo en el aiu me quedo mal

    25 noviembre, 2020 at 4:41 pm
  • Euclides cuevas says:

    Buen día. Me encontraba en el proceso del envío de la factura y por error me salí de la plataforma. Como hago para enviarla?. Ya consulte el estado del envio y efectivamente no aparece enviada. Muchas gracias por tu ayuda.

    12 noviembre, 2020 at 8:42 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Euclides, inicialmente debes buscar la factura de venta lo puedes hacer por la ruta: Transacciones – Ventas – Transacciones y permite seleccionar algunos criterios de búsqueda para consultar los documentos, una vez ubicada la factura es necesario que des clic sobre el número del comprobante para ir a la vista de la misma y después podrás dar clic en el botón “Enviar electrónicamente”.

      12 noviembre, 2020 at 12:57 pm
  • Julian says:

    Buen día.
    Cómo habilito la opción Order reference / Orden de compra en la factura electrónica?

    12 noviembre, 2020 at 7:37 am
  • Leidy Galindo says:

    Buenas tardes, como puedo incluir el parámetro de orden de compra en la factura,?

    11 noviembre, 2020 at 5:27 pm
  • Claudia Garzon says:

    si, solo se dio clic guardar como se puede ver la factura, para poderla enviar por correo.

    gracias

    8 noviembre, 2020 at 8:35 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Claudia, para buscar la Factura de venta lo puedes hacer por la ruta Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y revisar los criterios de búsqueda, te relaciono la guía que explica este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/informe-transacciones-de-ventas/ y para enviar la factura por correo si realizaste la factura de venta electrónica y solo seleccionaste la opción de “Guardar y descargar” o solo “Guardar”, en la vista preliminar de la factura en la parte superior podrás dar clic en el botón “Enviar por mail” o cuando es electrónica para enviar la factura debes dar clic en “enviar electrónicamente”.

      9 noviembre, 2020 at 10:52 am
  • Ignacio Durango says:

    buenas tarde, al momento de imprimir y guardar la factura no me da opción de guardar ni de imprimir agradezco su colaboración

    8 noviembre, 2020 at 11:45 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Ignacio, desde la vista preliminar de la factura cuando das clic en “Descargar e Imprimir” te habilita una pantalla donde puedes imprimir o solo guardarla en PDF en la opción destino, además revisa que no tengas las ventanas emergentes bloqueadas.

      9 noviembre, 2020 at 10:46 am
  • Buenas noches

    como hago para incluir los descuentos y cargos adicionales

    Cordialmente,

    Gerson Florian Munar

    28 octubre, 2020 at 9:17 pm
  • DMA Y CIA LTDA DMA Y CIA LTDA says:

    Buenas tardes me puede indicar cómo incluir el ICA en la factura?

    16 octubre, 2020 at 3:19 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día, para incluir el impuesto de reteICA en la elaboración de la factura debes ir a la configuración de la factura por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección Datos tributarios realizas la marcación del manejo de reteICA.

      16 octubre, 2020 at 5:38 pm
  • yohana says:

    hola, como hago si borre una factura

    16 octubre, 2020 at 2:43 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Yohana, si borraste una factura de venta no es posible recuperarla debes realizarla de nuevo y si requieres realizar la factura de venta con la misma numeración es necesario que vallas a la configuración de la factura de venta por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y devuelves el numero del consecutivo para luego poder elaborar la factura de venta de nuevo.

      16 octubre, 2020 at 5:35 pm
  • Maria Isabel Martínez says:

    Buenas noches
    Al enviar la factura a la dian, Me sale un comentario que dice que fue rechazada, quisiera saber porque y si la puedo enviar de nuevo
    Gracia

    9 octubre, 2020 at 10:33 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola María Isabel, Si la factura fue rechazada por la DIAN es necesario desde la misma factura dar clic en ver detalle, para conocer los motivos de rechazo y así puedan realizar las correcciones correspondientes y volver a enviar la factura electrónica, te recomiendo revisar la información registrada en el perfil de la organización y de la plataforma tecnológica, al igual que los datos del cliente que estén correctamente registrados con el digito de verificación y las responsabilidades y si persiste para una revisión más detallada de tu caso te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      13 octubre, 2020 at 8:50 am
  • Liliana Lenes says:

    Hola buenos días, donde se puede ver después que se envió el correo al que se envió la factura .

    7 octubre, 2020 at 12:01 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Liliana, en la vista preliminar de la factura en la parte inferior vas a poder ver que se envió la factura, a que contacto y correo, la fecha y hora de envió, recuerda que para buscar la Factura lo puedes hacer por la ruta Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y revisar los criterios de búsqueda.

      7 octubre, 2020 at 5:33 pm
  • Gloria Mora says:

    Buen dia necesito saber como eliminar producto/servicio mal creado.

    3 octubre, 2020 at 10:53 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Gloria, para eliminar o borrar un producto o servicio, es importante tener en cuenta que este no debe tener movimiento asociado y para realizar la búsqueda lo puedes hacer por la ruta: Transacciones – inventarios/activos Fijos – Productos, donde podrás seleccionarlo y una vez en el perfil del producto debes dar clic en editar y en la parte superior seleccionar la opción Borrar, te relaciono el siguiente link https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/modificacion-productos-facturacion-electronica/ que te ayudara a realizar este proceso.

      5 octubre, 2020 at 9:50 am
  • Luisa Diaz says:

    Buenas tardes.
    En mis facturas no aparece el código CUFE, que puedo hacer para que aparezca?
    Gracias

    1 octubre, 2020 at 6:34 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Luisa, si ya realizaste el paso a paso de facturación electrónica https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/paso-paso-fe-validacion-previa/ al generar tus facturas en la parte inferior como lo enseña esta guía debe aparecer el código CUFE, te recomiendo revisar que los pasos hayan quedado correctamente y la configuración de la factura, en caso de persistir te pediré que te comuniques con nosotros a las líneas de atención del call center.

      2 octubre, 2020 at 10:43 am
  • Raul says:

    buenos dias, la factura me sale un aviso que dice: sin validación previa, que tengo que hacer?

    29 septiembre, 2020 at 10:24 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Raúl, la vista preliminar de la factura de venta electrónica debe ser parecida a como lo muestra la guía, te recomiendo dar clic de nuevo en “enviar electrónicamente” para que no te aparezca el mensaje, si persiste te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      30 septiembre, 2020 at 8:20 am
  • DORA says:

    buenos dias, la factura me sale un aviso que dice: sin validación previa, que tengo que hacer?

    29 septiembre, 2020 at 10:22 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Dora, la vista preliminar de la factura de venta electrónica debe ser parecida a como lo muestra la guía, te recomienda dar clic de nuevo en “enviar electrónicamente” para que no te aparezca el mensaje, si persiste te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      30 septiembre, 2020 at 8:19 am
  • Milena says:

    Buenas Noches

    he realizado otra factura electronica y me sale que fue rechazada con el siguiente mensaje Error durante validación de reglas Usuario y Password incorrectos o sin privilegios o no asignados…. a que corresponde este rechazo? no me sale rechazada en el tablero de la DIAN

    28 septiembre, 2020 at 8:09 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Milena, este caso fue reportado y el proceso se encuentra trabajando en forma satisfactoria, te pido volver a enviar la factura de venta electrónica para que se envié de forma correcta.

      29 septiembre, 2020 at 9:36 am
  • buena tarde haga un favor como hago para descargar e imprimir una factura electrónica

    22 septiembre, 2020 at 11:51 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Zulbel, para buscar la factura puedes hacerlo por la ruta: Transacciones – Proceso de ventas – Transacciones y permite seleccionar algunos criterios de búsqueda para consultar los documentos, una vez le des clic sobre el número del comprobante desde la vista preliminar podrás seleccionar la opción Descargar e imprimir.

      22 septiembre, 2020 at 5:01 pm
      • PAOLA says:

        PERO REALMENTE NO SE DESCARGA COMO PDF SOLO SE MANDA A IMPRIMIR, COMO HAGO AHI, MUCHAS GRACIAS DE ANTEMANO

        6 noviembre, 2020 at 5:16 pm
      • Ingrid Vasquez says:

        Hola Paola, desde la vista preliminar de la factura cuando das clic en “Descargar e Imprimir” te habilita una pantalla si la quieres imprimir o en caso de de solo guardarla en la opción destino debes seleccionar “Guardar como PDF”.

        9 noviembre, 2020 at 9:55 am
  • Monica Rodriguez says:

    Buenas tardes: Por favor como se hace para obtener el archivo xml de una factura electrónica. Gracias.

    15 septiembre, 2020 at 2:30 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Monica.
      Al momento de elaborar tu factura de venta electrónica y esta ser enviada por correo al adquiriente el recibirá una archivo comprimido, es decir, con extensión .ZIP, al abrirlo allí se podrá visualizar la factura en el formato XML

      15 septiembre, 2020 at 5:44 pm
  • LILIANA says:

    Buenas tardes, como hago para confirmar que si le llegò la factura al cliente

    2 septiembre, 2020 at 4:01 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Liliana, para revisar el estado de envió de las facturas lo puedes hacer por Transacciones – Ventas – Transacciones y en el campo “Estado envió de correo” podrás ver el detalle de enviado, leído, entre otros.

      3 septiembre, 2020 at 10:01 am
  • LAURA says:

    PARA LOS QUE MANEJAMOS CENTROS DE COSTOS EN LA FACTURA DE VENTA DONDE SE RELACIONAN EN ESTE NUEVO FORMATO?

    31 agosto, 2020 at 3:19 pm
  • Melani says:

    Se pueden mandar archivos adjuntos junto con la factura?

    27 agosto, 2020 at 5:11 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Melani, al realizar la factura de venta en la parte inferior encuentras la opción de Adjuntar archivo el cual quedara guardado en la vista de la factura y le llegara al cliente al enviarla por correo electrónico.

      28 agosto, 2020 at 11:11 am
  • lorena Corredor says:

    Y para los que tenemos puntos de venta, como se manejaria la facturacion electronica por POS??

    26 junio, 2020 at 5:40 pm
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