b1. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota crédito electrónica

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Una nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas, la contabilización se debe realizar tanto en valores como en cantidades.

A continuación, se encuentra el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono  – Proceso de ventas – Nota Crédito.

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota Crédito.

3. Ingresa por el modulo Factura ElectrónicaNota Crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente ventana:

* Factura: En esta casilla es necesario digitar o realizar la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la devolución.

Cuando se selecciona la Factura de venta electrónica trae la información por defecto de Cliente, Vendedor, CUFE, Contacto, Moneda, Fecha elaboración de factura y Numero de factura.

* Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.

* Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizada la Nota crédito electrónica en el programa.

* CUFE: Se debe registrar el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.

* Motivo DIAN: En este campo es necesario seleccionar el Motivo por el cual se realizará la devolución y la cual será reportada a la DIAN.

* Número: En este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.

* Detalle de la Nota Crédito Electrónica: En esta sección se podrá visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura de venta electrónica y los cuales se debe confirmar para poder realizar la devolución; Los valores totales los calcula el programa de forma automática.

* Cantidad: Digitar el número de unidades del o de los productos que el cliente va a devolver.

* Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales deben ser modificadas para cubrir el valor total de la devolución.

Importante: Si la Factura de venta electrónica tenía como forma de pago:

  • “Efectivo” o un pago inmediato al realizar la nota crédito electrónica se debe seleccionar la misma forma de pago.
  • “Crédito” cuando se realice la Nota crédito electrónica en forma de pago se debe seleccionar la opción “Saldos de cartera” luego pedirá relacionar la Factura de venta a la cual se está realizando la Nota Crédito para que el sistema realice el cruce contable.

* Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.

* Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente).

Una vez haya incorporados los datos será necesario dar clic en el botón , enseguida se habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Guardar y enviar”. 

Luego el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica. 

Se confirma dando clic en el botón .

Si al realizar la nota crédito electrónica solo das clic en el botón “Guardar” (Sin enviarlo electrónicamente) te mostrará el siguiente mensaje informativo.

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera:

Debajo del código CUDE, traerá el CUFE de la factura que se asocio.

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

Se podrá actualizar la Nota Crédito Electrónica desde la opción  “Actualizar documento electrónico” de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error en la vista.

Importante: Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

Elaboración de nota crédito con cargos y descuentos en totales

Al realizar una nota crédito y seleccionar la factura y el tipo de comprobante que se configuro con cargos y descuentos, el sistema traerá un hipervínculo para que se pueda escoger y relacionar los cargos y/o descuentos que desee en dicho comprobante.

Al dar clic sobre este, nos abrirá una ventana nueva donde podremos seleccionar el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante.

La columna “Categoría para facturación electrónica” solo aplicará para Descuentos, ya que estos deben llegar a la DIAN con los códigos correctos.

Se encontrarán las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger dicho concepto en la primera columna.

  • El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
  • Las columnas % Tarifa y Valor Total pueden cambiar el valor y la otra automáticamente también cambiará.

Al dar clic en el más (+) se guardará el ítem y se podrá seguir agregando más cargos y/o descuentos. Al dar clic botón Adicionar se cerrará la ventana y guardará la información.

En la parte de los totales y antes de guardar el comprobante se verán reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Al guardar el comprobante, también se mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

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20 Comments
  • JOHN JAIRO GIRALDO says:

    Al elaborar una factura electrónica, me equivoqué en el valor unitario de uno de los productos. Apliqué un mayor valor.
    Hice una nota crédito para devolver al cliente el mayor valor facturado, pero como el sistema No me permite hacer NC sin el código del producto, entonces la hice con el código del producto y las 4 unidades que facturé. Esto me afectó el inventario y su costo porque se me devolvieron al inventario las 4 unidades de la NC y con un valor muy por debajo del real (por el valor Bruto de la NC que fueron $12.624). Cómo hago para corregir este inventario en cantidades y valores?.
    Es posible hacer una Nota crédito sin usar código de producto y cantidades?. Cuando me equivoco en el valor del producto, necesito devolver al cliente la diferencia de la facturado vs valor real, pero sin afectar mi inventario.

    19 febrero, 2021 at 6:03 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola John, cuando se relacione un valor unitario incorrecto es necesario realizar una Nota crédito electrónica y es importante tener en cuenta que al realizar la nota crédito afecta tanto en valores como en cantidades y luego volver a generar la Factura de venta electrónica con fecha actual.
      Si realizaste la nota crédito por una valor inferior al de la factura electrónica puedes anular la nota crédito por medio de una nota débito, te relaciono la guía que explica este proceso https://siigofacturacion.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaboracion-nota-debito-electronica/, y seguido generar nuevamente la nota crédito electrónica correcta.

      22 febrero, 2021 at 8:58 am
  • Agencia de Seguros MHV Ltda says:

    En el campo de envió de la nota crédito, se puede adicionar un campo de envió con copia? gracias quedamos pendientes de sus pronta respuesta

    17 febrero, 2021 at 3:37 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día, al elaborar la nota crédito electrónica solo se habilita la opción para enviarla y no realiza copias, sin embargo, puedes reenviarla a los correos correspondientes.

      18 febrero, 2021 at 8:56 am
  • Tatiana Barrera says:

    Buenas noches.
    Al elaborar una nota crédito de una factura electrónica que ya fue creada para hacer un cambio en la cantidad de productos se deben borrar el resto que están bien o se tiene que modificar solo lo que quedo mal. Es que a veces pasa que me quedo mal alguna cantidad pero quiero editar y que quede todo corregido y guardarla para poderla enviar al cliente con el total modificado.

    30 diciembre, 2020 at 7:11 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Tatiana, al realizar una nota crédito debes dejar solo lo que vas a devolver o anular como lo explica esta guía.

      4 enero, 2021 at 8:30 am
  • Julieth says:

    Buenos días,

    En una nota crédito que generé no incluí el IVA, como hago para incluirlo, es decir hacer la corrección de la nota crédito. Esta ya se envió a la DIAN.

    3 diciembre, 2020 at 12:09 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Julieth, cuando realizas una Nota crédito electrónica afecta tanto en valores como en cantidades por lo cual no es posible realizar una nota crédito solo por el valor del impuesto, te recomendamos comunicarte directamente con la DIAN para confirmar que proceso puedes seguir.

      4 diciembre, 2020 at 9:23 am
  • Construcciones says:

    Buen Día.
    Quisiera saber como puedo realizar el cruce de una nota crédito, debido a que al momento de elaborarla en forma de pagos se selecciono la opción crédito y no saldos de cartera.
    Gracias

    26 noviembre, 2020 at 9:54 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día, si al realizar la Nota crédito no se relacionó la forma de pago correspondiente y quedo un saldo en cartera, debes realizar un ajuste por un comprobante contable cruzando las cuentas que quedaron en la contabilización del documento, ejemplo: si la Factura de venta tenía en sus formas de pago crédito la cuenta 1305 y al realizar la Nota crédito se relacionó en formas de pago bancos la cuenta 1110, se debe realizar un comprobante contable acreditando la 1305 y debitando la 1110.

      27 noviembre, 2020 at 8:10 am
  • jenny lancheros says:

    Buen dia, si facture un producto con iva ,pero este es exento ,debo hacer una nota crédito devolviendo el producto y el iva ,o hay una forma de solo devolver el iva.

    11 noviembre, 2020 at 11:48 am
  • katherine mu;oz says:

    Hola, lo que pasa es que hice una nota crédito a una factura pero al ver la contabilizacion me lo lleva a unas cuentas de descuento no se por que o si puedo modificarla anularla

    10 noviembre, 2020 at 10:21 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Katherine, al realizar una nota crédito la contabilización se realiza de forma automática, el programa toma de la relación de cuentas de los Grupo de inventario y servicios, del catalogo de impuestos y de la forma de pago registrada y por lo cual no es posible editarla, deberás revisar la configuración que este relacionada en el programa para próximas notas crédito y en el proceso de facturación electrónica, los documentos como Factura de Venta electrónica, Nota Crédito y Nota débito electrónica, no se pueden modificar, borrar, o anular.

      10 noviembre, 2020 at 5:31 pm
  • Erica Cespedes says:

    En la nota credito como puedo incluir la retenciòn de garantia para que el saldo de la nota crèdito sea igual al de la factura

    13 octubre, 2020 at 9:42 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Erica, cuando realizas una nota crédito el sistema te lleva la misma información registrada en la factura de venta, es decir como hallas incluido la retención de garantía en la factura así mismo lo debes dejar en la nota crédito, ya sea como un impuesto o un servicio.

      14 octubre, 2020 at 8:54 am
  • Hilda Bernal says:

    Por favor falto, indicar los pasos para realizar “Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada” Ya que puede requerirse para facturas existentes antes del proceso electronico.
    Falta en el proceso de envío de la Nota Credito, poder incluir como copia a otro email. Igual no se puede incluir en el destinario un email adicional.

    20 agosto, 2020 at 10:02 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hilda, gracias por hacer uso de nuestros contenidos
      La nota crédito electrónica solo aplica para ser usada con facturas de venta electrónicas, si requieres hacer una nota crédito a una tipo de factura que no es electrónica debes crear un tipo de nota crédito diferente y posteriormente elaborar la nota crédito, el datelle de este proceso lo puedes encontrar en el siguiente enlace https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaborar-una-nota-credito/

      20 agosto, 2020 at 4:52 pm
      • Hola Luz, no me queda clara tu respuesta, quiere decir que si es una factura previa a facturación electrónica, la nota crédito debe ser diferente? a que te refieres con que posteriormente se elabora nota crédito? En el caso nuestro estamos montando la primera nota crédito pero es sobre una factura con una resolución de papel y al pedirnos CUFE no nos deja avanzar. Agradecería me indiques cómo debemos proceder.

        29 agosto, 2020 at 2:17 pm
      • Ingrid Vasquez says:

        Hola Juan Pablo, como vas a realizar una nota crédito a una factura con una resolución de papel debes revisar que tengas configurado un tipo de comprobante de nota crédito sin la marcación de facturación electrónica para que así no solicite el CUFE, te relaciono el link que detalla este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaborar-una-nota-credito/, en el caso de ser una factura de venta electrónica debes realizar una Nota crédito electrónica y se debe configurar otro tipo de comprobante de Nota crédito con la marcación de facturación electrónica para posterior realizar la nota crédito electrónica como lo explica esta guía, es por esta marcación que se debe manejar tipos de comprobantes diferentes.

        31 agosto, 2020 at 11:29 am