b1. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota débito electrónica

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Una nota débito (Ventas) es la nota débito electrónica la cual permite agregar o registrar cobros adicionales a las facturas de venta, la contabilización se debe realizar tanto en valores como en cantidades. Para elaborar una nota débito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono  – Proceso de ventas – Nota débito (ventas).

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota débito (ventas).

3. Ingresa por el modulo Factura ElectrónicaNota débito (ventas)

Al ingresar por cualquiera de las rutas, te habilita la siguiente ventana:

  • Factura: en esta casilla es necesario que digites o realices la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la nota débito. Cuando se selecciona la factura de venta electrónica trae la información por defecto de Cliente, Vendedor, Contacto y Moneda.
  • Tipo: selecciona el tipo de comprobante.
  • Fecha Elaboración: fecha en la cual quedara contabilizada la nota débito electrónica en el programa.
  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Cantidad: digitas el número de unidades del o de los productos sobre los cuales se registrará la transacción.
  • Formas de pago: en este campo el sistema te trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales debes modificar para cubrir el valor total de la nota débito.

  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que requieras visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota débito Electrónica.

Una vez hayas incorporados los datos será necesario dar clic en el botón , enseguida se habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la nota débito electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Guardar y enviar”. 

Luego el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la nota débito electrónica. 

Confirmas dando clic en el botón .

Al realizar el envio de la nota débito, iran documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Por último, utilizas las opciones que se encuentran en la elaboración del comprobante

Donde es posible:

  • Cancelar el proceso.
  • Guardar el documento.
  • Guardar y enviar electrónicamente el documento.

Luego al consultar el documento en pantalla será la misma presentación de cómo visualizarás al momento de la impresión.

Al realizar la nota débito y relacionar la factura de venta electrónica, en la impresión de la nota se mostrará el CUFE de dicha factura.

Por último al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunos íconos los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota débito (Ventas) al mismo contacto al cual le fue enviada la factura de venta electrónica o a otros.

2. Descargar e Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.

3. Enviar electrónicamente: envias el documento a la DIAN y al adquiriente

4. Más: Por último, encuentras la pestaña más que te permite realizar algunos procesos adicionales con la nota débito; estos son:

  • Editar, permite modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Generar vista electrónica
  • Ver contabilización, entre otros

Importante: Si al elaborar la nota débito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% en la impresión de la factura y en la enviada.

Elaboración de nota débito con cargos y descuentos en totales

Al realizar una nota débito y seleccionas la factura y el tipo de comprobante que se configuro con cargos y descuentos, el sistema te traerá un hipervínculo para que se pueda escoger y relacionar los cargos y/o descuentos que desee en dicho comprobante.

Al dar clic sobre este, nos abrirá una ventana nueva donde podremos seleccionar el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante.

La columna “Categoría para facturación electrónica” solo aplicará para descuentos, ya que estos deben llegar a la DIAN con los códigos correctos.

Encontrarás las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger dicho concepto en la primera columna.

  • El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
  • Las columnas % Tarifa y Valor Total pueden cambiar el valor y la otra automáticamente también cambiará.

Al dar clic en el más (+) se guardará el ítem y se podrá seguir agregando más cargos y/o descuentos. Al dar clic botón Adicionar se cerrará la ventana y guardará la información.

En la parte de los totales y antes de guardar el comprobante los veras reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Al guardar el comprobante, también se mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

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