b1. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota débito electrónica

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Una nota débito (Ventas) electrónica te permite agregar o registrar cobros adicionales a las facturas de venta, la contabilización se realiza tanto en valores como en cantidades. Para elaborar una nota débito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Ingresas a la página principal con el botón Proceso de ventas – Nota débito (ventas).

2. Te diriges por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota débito (ventas).

3. Vas al módulo Habilitación electrónica – Facturación electrónica, seleccionas el botón y te ubicas en la pestaña Nota débito (ventas).

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilita la siguiente ventana:

  • Factura: en esta casilla es necesario que digites o realices la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la nota débito. Cuando se selecciona la factura de venta electrónica, trae la información por defecto de Cliente, Vendedor, Contacto y Moneda.
  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
  • Fecha Elaboración: fecha en la cual quedara contabilizada la nota débito electrónica en el programa.

Importante: La visualización del calendario mostrará habilitados los días que corresponden a las fechas aceptadas por la DIAN, es necesario que la fecha no sea inferior o superior a 10 días de la fecha actual para que la factura de venta electrónica no sea rechazada por la DIAN. 

  • Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Motivo DIAN: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota débito y la cual será reportada a la DIAN.

  • Cantidad: digitas el número de unidades del o de los productos sobre los cuales se registrará la transacción.
  • Formas de pago: en este campo el sistema te trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales debes modificar para cubrir el valor total de la nota débito.

  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que requieras visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota débito Electrónica.

Una vez hayas incorporado los datos será necesario dar clic en el botón Guardar y enviar, enseguida se te habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la nota débito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Guardar y enviar”. 

Luego el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la nota débito electrónica.

Confirmas dando clic en el botón .

Al realizar el envío de la nota débito, irán documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Luego, al consultar el documento en pantalla, será la misma presentación de cómo visualizarás al momento de la impresión.

Pantalla8

Al realizar la nota débito y relacionar la factura de venta electrónica, en la impresión de la nota se mostrará el CUFE de dicha factura.

Pantalla9

Por último, al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunos íconos los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota débito (Ventas) al mismo contacto al cual le fue enviada la factura de venta electrónica o a otros.

2. Descargar e Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.

3. Enviar electrónicamente: envías el documento a la DIAN y al adquiriente

4. Más: Por último, encuentras la pestaña más que te permite realizar algunos procesos adicionales con la nota débito; estos son:

  • Editar, permite modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Generar vista electrónica
  • Ver contabilización, entre otros

Importante: si al elaborar la nota débito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

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20 Comments
  • ALEJANDRA says:

    Buenas Tarde!

    Como puedo anular una nota DEBITO que se hizo por error, ahora queda el saldo a favor del cliente .

    19 enero, 2023 at 5:37 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Alejandra, Puedes anular una nota débito aplicando una nota crédito electrónica a la factura por el valor que corresponda.

      20 enero, 2023 at 8:32 am
  • keyler vargas says:

    buenas tardes, realice una factura que tiene varios items, pero se realizo un error al momento de facturar en el valor unitario debio ser 6800 y se facturo por 6000, la nota debito la realizo por la diferencia del valor unitario o se realiza por el valor como debio ser de 6800 ?

    8 noviembre, 2022 at 2:24 pm
    • German Carreno says:

      Hola Keyler, gracias por contactarnos.
      Ten en cuenta que las notas débito suman valores que no fueron incluidos al momento de registrar la factura de venta.
      Entonces, en este caso la nota débito debe ser por el valor unitario de 800, que fue lo que no se incluyó correctamente en la factura.

      8 noviembre, 2022 at 5:56 pm
  • mayra ochoa says:

    Buen dia, necesitavamos anular el valor total de una Factura electronica, en vez de realizar una nota credito, por error se realizo una nota debito a la Factura de Venta, en este caso que debo hacer pues aun debo anular la factura y tambien la Nota debito. que procedimiento deberia realizar ??

    21 octubre, 2022 at 8:42 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Mayra, para anular la factura de venta y la nota débito es necesario que realices una nota crédito electrónica por el valor de ambos documentos.

      24 octubre, 2022 at 10:07 am
  • maria mendez says:

    hola realice una nota a credito pero debo anularla, me dicen que aplique la nota debito a la nota a credito pero en el sistema solo me deja aplicarla a la factura no a la nota credito

    10 octubre, 2022 at 11:44 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola María, para anular la nota crédito debes generar una nota débito electrónica a la Factura con los mismos valores de la nota crédito que generaste.

      10 octubre, 2022 at 5:37 pm
  • SM says:

    Hola, hice una nota de crédito mal, el valor era de 533.000, pero en la nota crédito lo hice por 423.000, para corregir, debe realizar una nota débito ??
    De ser así, la nota débito la realizo por los 110.000 o por los 533.000 ??

    13 septiembre, 2022 at 4:09 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día, para anular una nota crédito puedes elaborar una nota debito electrónica, en caso de querer anular un valor mayor de la factura, puedes aplicar otra nota crédito por el valor restante 110.000.

      13 septiembre, 2022 at 6:46 pm
  • angie mejia says:

    como puedo realizar la nota debito sin que me afecte las cantidades

    24 mayo, 2022 at 9:36 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Angie, la nota débito se realiza tanto en valores como en cantidades.

      24 mayo, 2022 at 5:38 pm
  • JESSICA OVALLE says:

    Tengo una nota crédito que no es por el valor total de la factura y el sistema no me deja modificar el valor que puedo hacer ??

    18 marzo, 2022 at 4:04 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jessica, cuando elaboras la nota crédito puedes modificar tanto el valor como las cantidades como lo explica esta guía, te recomendamos refrescar la pagina y volver a realizar el proceso.

      18 marzo, 2022 at 6:04 pm
  • Myriam Rodriguez says:

    Buenas noches: tengo un inconveniente se hizo un pago ala funeraria La Paz en cali de un millón ochocientos se hizo el pago en dos abonos se les pide que unifique las facturas a una sola persona y dicen que no pueden por que ya paso ala dian…Que se debe hacer…Gracias Myriam Ridriguez

    17 marzo, 2022 at 8:08 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Myriam, registras los gastos en el programa de la manera que el proveedor te lo genero para que asi mismo puedas llevar tu contabilidad de forma correcta.

      18 marzo, 2022 at 8:55 am
  • Maryluz Pinzón Cruz says:

    Buenos días, es que aparece en el estado de cuenta de un cliente un saldo a favor porque se le necesitó aplicar una nota crédito a una factura que era de venta a crédito y se supone que debieron haber quedado cruzadas esa nota crédito con esa factura, pero en vez de haber pasado asi en el sistema como se necesitaba terminaron apareciendo a la vez la factura con saldo y la nota crédito en el estado de cuenta, así que le apliqué otra nota crédito para que la factura deje de aparecer con saldo en el estado de cuenta e hice una nota débito de ventas para tratar de anular la otra nota crédito, pero esa no quedó anulada, ¿cómo se hace entonces para que la primera nota crédito sí quede anulada?

    30 noviembre, 2021 at 9:52 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maryluz, lo primero que debes tener en cuenta es que cuando haces una nota crédito, debes seleccionar en el campo de forma de pago, saldos, y seleccionar el saldo pendiente para que el sistema lo cruce. Porque si colocaste forma de pago crédito te muestra viva la factura y la nota crédito sin cruzar. Igual como ya esta, haces una nota debito realizando el cruce para que no quede a favor ese valor. En la nota debito buscas el documento a cruzar.

      30 noviembre, 2021 at 2:32 pm
  • LINETH GUATAQUIRA says:

    Buenas tardes

    Hice 3 facturas pero se anularon haciendo las notas credito por el valor total de cada factura. el cliente no acepto las respectivas notas credito y me dice que debo hacer las notas debito correspondientes , se realiza una nota debito pero la Dian las rechaza , han venido mirando que sucede pero nada aun que me resuelven el inconveniente.

    30 agosto, 2021 at 1:01 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Lineth, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. ¿Qué mensaje te muestra?

      30 agosto, 2021 at 5:30 pm