c1. Proceso de compras

Elaborar orden de compra

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La orden de compra es un documento que se entrega a los proveedores el cual contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa requiere comprar.

Para elaborar órdenes de compra puedes hacer uso de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono Compras – Orden de compra.

  1. Ingresar por la opción de Transacciones – Compras /gastos – Crear – Orden de compra.

Al ingresar por cualquiera de las dos rutas, se habilita la siguiente ventana:

  1. Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.
  2. Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizada la orden de compra en el programa.
  3. Proveedor: Es necesario crear, digitar y/o realizar la búsqueda del tercero al cual se está elaborando la orden de compra.
  4. Proveedor por Item: Seleccionar esta casilla permite que al momento de ingresar cada uno de los productos y/o servicios que la empresa está adquiriendo se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
  5. Impuestos Cargo Incluidos: Seleccionar si se requiere que en el valor de la orden de compra este incluido el valor del impuesto de IVA.
  6. Descuentos en porcentaje: Seleccionar si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
  7. Número: En este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  8. Contacto: En este campo aparece los datos de la persona con cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor.
  9. Centro de Costo: Esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
  10. Moneda: Esta casilla permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, Aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  11. Detalle de la Compra: En esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo Tipo, Una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir la siguiente información que el sistema solicita como bodega, número de unidades, valor tanto bruto – neto y de impuestos que le puedan aplicar.

Para seleccionar los impuestos que apliquen es necesario que estos se encuentren previamente creados.

 

  • Observaciones:En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo:En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la orden de compra (Ejemplo. Documento escaneado con la cotización expedido por el proveedor)

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico
  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo
  • Solamente guardar el documento en el programa

En caso de seleccionar la opción de enviar por e-mail el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la orden de compra.

La visualización de la orden de compra será de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar la orden de compra en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos:

Los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  1. Comprar: En caso que la orden de compra sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de compra.
  2. Enviar comentario: En esta opción se habilitará el espacio para poder escribir comentarios adicionales sobre la orden de compra el cual llegará al correo o como notificación.
  3. Enviar por mail: El sistema permite reenviar la cotización por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
  4. Más: La cual da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la orden de compra; estos son:
  • Modificar alguno de los datos previamente registrados
  • Borrar o anular el documento
  • Copiar el comprobante
  • Descargarla e imprimirla
  • Copiar la URL de la orden de compra para enviarla como mensaje de texto o por Wp.

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