e3. Proceso de compras

Elaborar orden de compra

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La orden de compra es un documento que se entrega a los proveedores, el cual, contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa requiere comprar.

Para elaborar órdenes de compra puedes hacer uso de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono Proceso de compras – Orden de compra.

  1. Ingresas por la opción de Transacciones – Proceso de compras – Crear – Orden de compra.

Al ingresar por cualquiera de las dos rutas, se te habilita la siguiente ventana:

Donde es necesario diligenciar los siguientes campos:

  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
  • Fecha Elaboración: digitas la fecha, en la cual, quedará registrada la orden de compra en el programa.
  • Proveedor: es necesario crear, digitar y/o realizar la búsqueda del tercero al cual se está elaborando la orden de compra.
  • Proveedor por Item: seleccionar esta casilla te permite que al momento de ingresar cada uno de los productos y/o servicios que la empresa está adquiriendo se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
  • Impuestos Cargo Incluidos: seleccionas si requieres que en el valor de la orden de compra este incluido el valor del impuesto de IVA.
  • Descuentos en porcentaje: seleccionas si requieres aplicar descuentos por porcentaje.
  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Contacto: en este campo aparece los datos de la persona con cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor.
  • Centro de Costo: esta casilla se te habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
  • Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  • Detalle de la Compra: en esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo. Esta información es seleccionada en el campo “Tipo”, una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir la siguiente información que el sistema solicita como bodega, número de unidades, valor tanto bruto – neto y de impuestos que le puedan aplicar.

Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen es necesario que estos se encuentren previamente creados.

  • Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: en este campo el sistema te permite anexar un documento o soporte de la orden de compra (Ejemplo. Documento escaneado con la cotización expedido por el proveedor)

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico
  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo
  • Solamente guardar el documento en el programa

En caso de seleccionar la opción de enviar por e-mail el sistema te habilita una ventana emergente, en la cual, es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la orden de compra.

La visualización de la orden de compra será de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar la orden de compra en la parte superior o encabezado se te habilitan algunos iconos:

Estos te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  1. Comprar: en caso que la orden de compra sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de compra.
  2. Enviar comentario: en esta opción se te habilitará el espacio para poder escribir comentarios adicionales sobre la orden de compra el cual llegará al correo o como notificación.
  3. Enviar por mail: el sistema te permite reenviar la orden de compra por correo electrónico al mismo contacto u otros.
  4. Más: te da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la orden de compra; estos son:
  • Modificar alguno de los datos previamente registrados
  • Borrar o anular el documento
  • Copiar el comprobante
  • Descargarla e imprimirla
  • Copiar la URL de la orden de compra para enviarla como mensaje de texto o por Wp.

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22 Comments
  • jose tiberio says:

    buenas tardes ,
    me podrían informar por favor como guardo esta guía en pdf o word para mi biblioteca de procesos
    muchas gracias

    17 septiembre, 2021 at 4:19 pm
  • jose tiberio says:

    buenas tardes, estoy ambientándome en SIIGO , me podrían orientar por favor o donde puedo observar ejemplos, creo la O.C. por ejemplo OC-1-551
    como la liquido o entro al inventario?
    como la visualizo para observar que la orden todos los artículos fueron liquidados y que no quedaron entregas parciales ??
    como le realizo seguimiento a la o.c. ??
    Espero so orientación
    muchas gracias JOSE TIBERIO JARAMILLO
    compras@codima.com.co
    WhatsApp 3116549218

    17 septiembre, 2021 at 4:17 pm
  • Rolando says:

    No muestra como incluirle la referencia del producto, ya que asi se evita cualquier confusion

    13 septiembre, 2021 at 2:39 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Orlando, la referencias la agregas en el perfil del producto y en la orden de compra puedes ingresarlo en la descripción.

      13 septiembre, 2021 at 5:24 pm
  • Andres Molina says:

    buenas tardes, tienen la opción de subir la orden de compra desde Excel, pues en ocasiones el pedido pasa de 100 referencias

    27 agosto, 2021 at 12:05 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Andrés, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Trabajaremos para agregar la funcionalidad.

      27 agosto, 2021 at 5:03 pm
  • Alba Delgado says:

    Buena tarde,

    Nuestra empresa maneja varios centros de costo pero la OC no permite sino uno, como podemos habilitarlos ?

    22 julio, 2021 at 5:07 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Alba, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. El sistema te deja seleccionar un centro de costo por cada documento, en este caso si necesitas asignar cada ítem a diferentes centros de costos, realices diferentes OC o cuando realices la compra puedes ingresarla por medio de un comprobante contable y asignar un centros de costo por ítem.

      23 julio, 2021 at 8:23 am
  • Jorge says:

    Donde puedo modificar el formato de la orden de compra, para que aparezca la referencia del fabricante?

    21 abril, 2021 at 1:09 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Jorge, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. El formato de orden de compra ya viene predeterminado por el sistema.

      21 abril, 2021 at 5:01 pm
  • Johann Ortega says:

    Propongo para mayor entendimiento del proceso de compras en SIIGO, inicialmente realizar un diagrama de flujo con los pasos u orden lógico según la generación de cada soporte, por ejemplo: 1. Orden de compras 2. Anticipo (si aplica) etc. Igualmente realizarlo con los demás procesos.

    16 abril, 2021 at 2:03 pm
    • Angie Gil says:

      Hola Johann, gracias por tu sugerencia, la tendremos en cuenta para implementarla en el portal de clientes.

      16 abril, 2021 at 5:35 pm
  • JoséLuis says:

    Hola.
    Si al recibir la mercancía, el proveedor hace un despacho parcial de la orden de compra, los item que no llegan quedan pendientes al hacer el cruce con la factura?
    Sinceramente no encuentro por dónde hacer el cruce correspondiente como lo hace la factura de venta con las remisiones (adicionar remisión).

    10 febrero, 2021 at 3:06 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jose Luis, cuando haces una orden de compra, en el mismo documento después de guardar te muestra un botón que dice comprar, allí es donde se cruza, y sí puedes hacer cruces parciales, cuando vuelves a la orden de compra, te muestra en cierre parcial y cuando das en el botón comprar te muestra unicamente los productos pendientes.

      12 febrero, 2021 at 9:43 am
  • Omar says:

    Buenas tardes: tengo duda con algo. La orden de compra que se ve en el vídeo no tiene centro de costos, en mi caso siempre me lo pide, estoy haciendo algo mal?

    3 febrero, 2021 at 12:03 pm
  • JENNY BARRIOS says:

    No entiendo bien el siigo nube.
    Por donde consulto y modificar la orden de compra.
    Por donde se ve la contabilizacion de la orden de compra
    Me parece que les falta mas opciones al paquete contable como consultar, modificar

    21 enero, 2021 at 9:46 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jenny, puedes buscar la orden de compra por la ruta: Transacciones – Proceso de compras – Transacciones te relaciono el link que explica este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/informe-transacciones-de-compras/, el cual te permite visualizar todas las órdenes de compra registradas y donde podrás usar los criterios de búsqueda necesarios, una vez ubicada la orden de compra debes seleccionar el número de comprobante y estando en la vista previa de la orden de compra podrás dar clic en el botón Más – “Editar” y hacer los cambios necesarios y la orden de compra no realiza la contabilización ya que es un documento informativo que puedes elaborar en el programa para tu proveedor, afectaría las cuentas contables al momento de realizar la factura de compra.

      22 enero, 2021 at 9:30 am
  • JUAN CARLOS NAVARRO RAMIREZ says:

    Buen día, algunas facturas manejan ajuste al peso. Cómo registro esta diferencia en la factura?

    21 octubre, 2020 at 9:36 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Juan, si el ajuste al peso es por un valor que falto pagar en la factura de venta puedes registrarlo en un recibo de caja avanzado te relaciono el link que explica el proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaborar-un-recibo-de-caja/, o si es por un valor mayor del registrado en la factura 1. puedes crear un servicio que se llame ajuste al peso y configurado con las cuentas contables correspondientes y luego relacionar el valor a ajustar o 2. puedes realizar el ajuste al final de la factura por medio de un comprobante contable.

      22 octubre, 2020 at 9:14 am