e5. Proceso de ventas

Elaborar recibo de caja

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Un recibo es un documento que permite registrar el pago y/o abono que realizan los clientes sobre cada una de las facturas de venta que aún no le han cancelado a la empresa, para elaborarlo lo puedes hacer por medio de las siguientes rutas: 

  1. En la página principal con el icono  – Ventas – Recibo de caja.

  1. Ingresar por la opción de Transacciones – Ventas – Crear – Recibo de caja.

El sistema habilitara la siguiente ventana, donde es necesario registrar la información del pago así:

  • Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.
  • Tercero: Es necesario crear, digitar y/o realizar la búsqueda del tercero al cual se le está contabilizando el recibo de caja. 
  • Realizar un: El sistema permite realizar tres tipos de registros:

a. Abono a la deuda: Pago total o abonos sobre las facturas de venta.

Al seleccionar esta opción el programa mostrara el “Saldo a la fecha” de acuerdo a la moneda sobre la cual se registre el documento.

Si el tercero tiene vencimiento en otras monedas, se le mostrará un mensaje informativo y con un link para visualizar el estado de cartera por moneda.

b. Anticipos: En el caso de que el cliente realice un pago por adelantado, se debe registrar a “Donde ingresa el dinero” y el “Valor recibido”.

c. Recibo avanzado:Seleccionar esta opción permite registrar un tipo de transacción diferente a las anteriormente mencionadas como lo es el manejo de impuestos, descuentos o ajustes que no se contabilizaron en la factura de venta.

Al realizar un recibo de caja avanzado, mostrará un total débito y crédito, además si el usuario cuadra manualmente la contabilización del recibo caja, ya no será obligatorio el campo de donde ingresa el dinero.

Si selecciona el campo donde ingresa el dinero y hay un menor valor en el débito, el sistema de manera automática contabilizará la diferencia en la cuenta de donde ingresa el dinero, pero si hay un menor valor en el crédito, el sistema mostrará un mensaje indicando que el comprobante está descuadrado, ya que por defecto el campo donde ingresa el dinero siempre será débito.

  • Donde ingresa el dinero: Permite seleccionar el concepto contable en el cual ingresara el dinero de la transacción.
  • Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizado el recibo de caja en el programa.
  • Moneda:Esta casilla permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  • Valor Pagado: Se debe digitar el valor por el cual se va a realizar el recibo.
  • Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte del recibo de caja (Ejemplo. Documento escaneado con la consignación por el cliente).

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Realizar el cruce de la deuda con anticipos registrados, Se debe seleccionar el tipo de Comprobante contable donde quedara el registro contable.

  • Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico.
  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
  • Solamente guardar el documento en el sistema.
  • Cancelar el registro del comprobante.

Luego de finalizar el proceso el sistema mostrara el documento en pantalla de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar el recibo de caja en la parte superior o encabezado se habilitan unos iconos los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación: 

  1. Enviar por mail : El sistema permite reenviar el recibo de caja por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
  2. Descargar e imprimir : Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
  3. Más: La cual da acceso a realizar algunos procesos adicionales con el recibo de caja; estos son:
  • Modificar alguno de los datos previamente registrados
  • Anular o borrar el documento
  • Ver la contabilización discriminando cuales fueron los conceptos contables utilizados, porque valor, si el movimiento fue débito o crédito, el tipo de moneda en el cual se realizó la contabilización, entre otros.

 

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