e1. Proceso de compras

Elaborar una compra

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La factura de compra es un documento el cual permite registrar la adquisición de inventarios, es decir, de bienes y/o servicios tanto en valores como en cantidades cuando aplique y muchos de ellos serán posteriormente comercializados por la empresa.

Para elaborar Facturas de compra puedes hacer uso de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono Compras – Factura de compra.

  1. Ingresar por la opción de Transacciones – Compras /gastos – Crear – Compra.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana.

  1. Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.
  2. Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizada la compra en el programa.
  3. Proveedor: Es necesario crear, digitar y/o realizar la búsqueda del tercero al cual se está elaborando la compra.
  4. Proveedor por Item: Seleccionar esta casilla permite que al momento de ingresar cada uno de los productos y/o servicios que la empresa está adquiriendo se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
  5. Impuestos Cargo Incluidos: Seleccionar si se requiere que en el valor de la compra este incluido el valor del impuesto de IVA.
  6. Descuentos en porcentaje: Seleccionar si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
  7. Número: En este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  8. Número Factura Proveedor: Este campo permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor. El sistema va sugerir de manera automática el prefijo FC, en caso de estar vacío el campo de prefijo al guardar el comprobante, el sistema le asignará nuevamente el prefijo FC y evitando generar errores en la construcción del vencimiento. 
  9. Centro de Costo: Esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
  10. Moneda: Esta casilla permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, Aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  11. Detalle de la Compra: En esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo Tipo, Una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir la siguiente información que el sistema solicita como bodega, número de unidades, valor tanto bruto – neto y de impuestos que le puedan aplicar.

Para seleccionar los impuestos que apliquen es necesario que estos se encuentren previamente creados.

 

  • Sección de totales: Se visualiza el total bruto de los productos adquiridos, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.
  • Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo proveedores o cartera/proveedores.

El sistema permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la compra.

En caso de tener anticipo del tercero en formas de pago mostrará la opción de “cruzar anticipo”.

  • Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la compra (Ejemplo. Documento escaneado con la factura de venta expedido por el proveedor).

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte superior derecha de la ventana:

  1. Guardar: Guardar el documento.
  2. Guardar y Descargar: Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
  3. Cancelar: Cancelar el proceso, es decir, no realizar la contabilización.

De acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros de la factura de compra la visualización del documento será de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar la factura compra en la parte superior o encabezado se habilitan unos iconos:

Los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  1. Generar Pago: Desde esta opción es posible contabilizar el recibo de pago por un abono o el pago total de la factura de compra.
  2. Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
  3. Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales con la factura de compra; estos son:
  • Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Registrar una devolución por medio de una nota débito.
  • Ver contabilización.
  • Copiar le comprobante.
  • Verificar el comprobante.
  • Comprobante favorito. 

Se debe tener en cuenta para las empresas que manejan servicios que tengan sus servicios creados con su correspondiente grupo de inventario y servicio, adicional si deseas registrar un gasto o cuenta contable, te indicamos como hacerlo Aquí.

 

Documento soporte

Si al momento de configurar el comprobante se marcó como documento soporte, el registro se elaborara normalmente y al imprimir o por vista previa, podrán visualizar esta información en la parte inferior, cumpliendo así con los solicitado por la DIAN.

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8 Comments
  • Catalina says:

    Hay alguna forma de que el registro de compra no deba hacerse manualmente sino el archivo que me envían pueda importarse a la aplicación?

    1 julio, 2020 at 8:54 pm
    • Milton Pulido says:

      Hola Catalina!

      El sistema en este momento solo maneja importación de facturas de venta y comprobantes contables.

      Feliz día!

      3 julio, 2020 at 6:02 pm
  • Paola says:

    Buen dia, como se hace cuando la compra se realizo a una empresa que es regimen simplificado y aplica iva?

    20 junio, 2020 at 10:09 am
    • Milton Pulido says:

      Hola Paola!

      Al momento de hacer el documento tu puede agregar o no el cargo de IVA en el campo de Imp Cargo, cualquier inquietud no dudes en comunicarte en Bogotá: (1)5802606 – Barranquilla: (5)322 5103 – Bucaramanga: (7)685 5056 – Medellín: (4)590 5989 – Cali: (2)398 9476 – Ibagué: (8)273 9852 – Otras ciudades: 3168476623

      Feliz día!

      24 junio, 2020 at 7:39 am
  • CARLOS says:

    POR FAVOR COMO EDITO UNA FC

    11 junio, 2020 at 1:51 pm
  • Gloria Castrillon says:

    bueno

    1 junio, 2020 at 9:01 pm
    • Milton Pulido says:

      Hola Gloria!

      Gracias! Quedamos atentos en cualquier duda o inquietud que presentes para con gusto colaborarte.

      Que tengas un feliz día!

      2 junio, 2020 at 8:57 am
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