e5. Proceso de ventas

Elaborar cotizaciones

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La cotización es un documento que se entrega a los prospectos y/o clientes el cual contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa ofrece para la venta.

Desde Siigo estas cotizaciones se pueden enviar por correo electrónico y generar el seguimiento comercial el cual permite documentar toda la gestión que se realiza hasta lograr la venta.

Para elaborar cotizaciones puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono Proceso de ventas – Cotizacón y seleccionar la opción de cotización:

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Cotización.

Al ingresar por cualquiera de las dos rutas, se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

1. Datos de encabezado: En estos campos es necesario seleccionar el tipo de cotización a elaborar, asignar la fecha del registro, seleccionar el centro de costos en caso que aplique y seleccionar o crear el tercero al cual se le registrarpa el documento, entre otros.

Importante: Adicional se visualiza un campo llamado encabezado, inicialmente la información que alli se encuentra fue definida en la configuración de la cotización, pero desde esta opción es posible modificar estos datos solo para la cotización que se esta elaborando.

2. Detalle de la cotización: En esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a cotizar; para ello una vez seleccionado el producto con sus cantidades el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; de igual es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar. Los valores totales Siigo Nube los calcula de forma automática

3. Condiciones comerciales: En este campo el sistema sugiere el texto previamente definido en la configuración de la cotización, de igual forma permite modificar su contenido para ser visualizado en la impresión o vista preliminar del documento que se esta elaborando.

4. Adjuntar archivo: En este casilla el sistema permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la cotización. (Ejemplo. Una foto del producto)

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico
  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo
  • Solamente guardar el documento en el sistema

En caso de seleccionar la opcion de enviar por e-mail el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviara la cotización.

Caso contrario y de acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros de la cotización la visualización del documento será de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos:

 Los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  • Ver seguimiento comercial: Permite ingresar a documentar y/o consultar toda la labor realizada, las llamadas, los compromisos adquiridos para lograr la negociación de lo cotizado.
  • Facturar: En caso que la cotización sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de venta.
  • Enviar por mail: El sistema permite reenviar la cotización por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
  • Aprobar: En esta opción se habilitan dos posibilidades la primera de ellas es que el prospecto o cliente acepta la cotización y por consiguiente se realizara la factura o la segunda es que definitivamente no se realizara la adquisición por consiguiente la cotización es descartada
  • Más: La cual da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la cotización; estos son:

             *  Descargarla e imprimirla
             *  Modificar alguno de los datos previamente registrados
             *  Borrar el documento
             *  Contabilizar un anticipo sobre dicha cotización
             *  Adjuntar comentarios adicionales sobre la cotización
             *  Copiar la URL de la cotización para enviarla como mensaje de texto o por WhatsAppregistro, elaboracion, documento, cotizacion, ventas, transaccion, elaboracion de documentos, elaboracion de un documento, elaboracion de transacciones, elaboracion de una transaccion, registro de transacciones, registro de una transaccion, registrar transacciones, registrar una transaccion, elaboracion de cotizaciones, elaboracion de una cotizacion, registro de cotizaciones, registro de una cotizacion, registrar cotizaciones, registrar una cotizacion, como registrar una cotizacion, como registrar cotizaciones, elaborar cotizaciones, elaborar una cotizacion, como elaborar una cotizacion, como elaborar cotizaciones, modificación de cotizaciones, modificar una cotizacion, como modificar cotizaciones, como modificar una cotización, anular cotizaciones, anular una cotizacion, como anular cotizaciones, como anular una cotización, borrar cotizaciones, borrar una cotizacion, como borrar cotizaciones, como borrar una cotización

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30 Comments
  • Heidy Victoria Villanueva says:

    Buenos días desafortunadamente no me sale la opción para realizar cotizaciones, porqué ocurre esto?

    1 marzo, 2021 at 7:51 am
  • DEMETRIO MUÑOZ says:

    Como hacer para mostrar los precios unitarios de los productos cotizados en el documento que le llega a cliente?

    25 febrero, 2021 at 12:37 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Demetrio, para que en la impresión de la cotización se visualice el campo de valor unitario del producto debes ir a la configuración de la cotización por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Cotizaciones, seleccionas el tipo de comprobante y en las Columnas que visualizará el cliente en el recuadro derecho debes dejar en el orden y los campos que quieres se visualicen en la impresión de la cotización Ejemplo: Descripción – Cantidad – Valor unitario – Valor, como lo explica esta guía https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/configuracion-de-cotizaciones/

      26 febrero, 2021 at 8:18 am
  • fredy bello says:

    Buenas tardes, si envio una cotizaciòn a un correo y me equivoque de destinatario es posible reversarla y no enviársela a la persona que se le envio inicialmente

    22 febrero, 2021 at 6:28 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Fredy, si enviaste la cotización a un correo incorrecto no es posible que lo puedas reversar porque se envía de forma automática e inmediata, lo que puedes hacer es reenviar la cotización a la dirección de correo electrónico correcto.

      23 febrero, 2021 at 9:04 am
  • Nuyerly Herrera says:

    buen día, si después de realizar la cotización se le da la opción aprobar me genera alguna alerta para facturar.

    17 febrero, 2021 at 12:42 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Nuyerly, con esta opción de aprobar el prospecto o cliente puede acepta la cotización y por consiguiente se realizara la factura, te llegara una notificación de la aprobación por parte del cliente y adicionar quedara una marcación en la cotización de aprobada.

      18 febrero, 2021 at 8:48 am
  • Juan Manuel Hernández says:

    Buenos días, recibo varias ordenes de compra en Excel de mas de 20 referencias, puedo en la nube copiar este archivo para generar una cotización? o tengo que obligatoriamente volver a escribir renglón por renglón el pedido para poder generar la cotización y/o facturación. gracias

    12 febrero, 2021 at 12:53 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Juan Manuel, para el registro de tus cotizaciones es necesario registrar uno a uno cada uno de los productos que se requieran

      12 febrero, 2021 at 3:26 pm
  • PAOLA ORJUELA says:

    buenas tardes, cuando selecciono desde la cotizacion la opcion facturar no me da la opcion que sea la factura eletronica, que puedo hacer?

    4 febrero, 2021 at 2:58 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Paola, al momento de consultar la cotización y seleccionar en la parte superior la opción “facturar” te debe convertir la cotización en una factura de venta ya sea a computador o electrónica, como es electrónica te recomiendo revisar en la configuración de la cotización que tenga el manejo de decimales y que la cotización se haya realizado con esta configuración, en caso que persista te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      4 febrero, 2021 at 5:08 pm
  • YENI CORTES says:

    Buenas tardes

    en el momento de pasar la cotización o la remisión a factura no me deja facturar ya que sale todo los datos menos la de factura electronica y m e toca trascribir todo el documento para poderlo facturar.

    1 febrero, 2021 at 2:46 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Yeni, al momento de consultar la cotización y seleccionar en la parte superior la opción “facturar” te debe convertir la cotización en una factura de venta ya sea a computador o electrónica, como es electrónica te recomiendo revisar en la configuración de la cotización que tenga el manejo de decimales y que la cotización se haya realizado con esta configuración, en caso que persista te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      2 febrero, 2021 at 9:39 am
  • Angel says:

    Buenas tardes, es posible que en la cotización adjunta se pueda colocar un link que dirija a la fotografía del articulo?

    18 enero, 2021 at 3:10 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Angel, desde la cotización puedes anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la cotización.

      18 enero, 2021 at 3:28 pm
  • Ginna Ruano says:

    Hola , quisiera saber como hacer que la cotización tenga el numero de celular de la persona a la que corresponde la cotización, me aparece lugar/tel pero no me aparece el telefono , es urgente :c

    19 octubre, 2020 at 6:10 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Ginna, es necesario confirmar en la configuración de la cotización el formato definido, esto lo puedes hacer por la ruta: Configuración – Transacciones – Comprobantes – Cotizaciones y seleccionar el formato “Básico 3” para que te imprima con la información del teléfono, de no aparecerte la información te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center para poder revisar tu caso al detalle.

      20 octubre, 2020 at 9:03 am
  • Hola, quisiera saber como hacer que una cotización se convierta en factura electrónica, no me deja.

    7 octubre, 2020 at 6:47 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Yiseth, al momento de consultar la cotización y seleccionar en la parte superior la opción “facturar” te debe convertir la cotización en una factura de venta ya sea a computador o electrónica, como es electrónica te recomiendo revisar en la configuración de la cotización que tenga el manejo de decimales y que la cotización se haya realizado con esta configuración, en caso que persista te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      8 octubre, 2020 at 2:40 pm
  • Laura Marcela Sanchez says:

    es importante que permita copiar la cotizacion para generar una nueva… esto haria mas productivo el programa

    22 septiembre, 2020 at 1:43 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Laura, las cotizaciones no cuentan con la opción de copiar, tendremos en cuenta tus observaciones, Gracias.

      22 septiembre, 2020 at 5:04 pm
  • SERGIO YEPES says:

    HOLA BUENAS TARDES NO HEMOS PODIDO FACTURAR EN BASE A LA COTIZACION O REMISION ME COLABORA PORFA

    28 agosto, 2020 at 4:21 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Sergio, al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos entre estos la opción “facturar” la cual convierte la cotización en una factura de venta.

      31 agosto, 2020 at 9:12 am
  • Bibiana Diaz says:

    Hola! con todo lo de facturación electrónica quisiera saber si es posible hacer remisiones en siigo nube para evitar hacer notas a facturas electrónicas cuando los clientes generan devolución. Hasta el momento lo hemos manejado con cotizaciones y posteriormente facturamos una vez se han confirmado cantidades entregadas, sin embargo las cotizaciones no descuentan producto del inventario.

    26 agosto, 2020 at 9:52 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Bibiana, en el momento el programa no cuenta con un documento para remisiones, sin embargo, el manejo que nosotros recomendamos es el mismo que estas realizando como lo es por cotizaciones, no obstante, lo tendremos en cuenta como mejora al producto.
      Gracias por contactarnos.

      27 agosto, 2020 at 5:58 pm
  • viviana rodriguez says:

    Hola buenos días, no he podido modificar el Impuesto IVA sobre A.I.U, me pueden ayudar con el paso a paso para modificar ese impuesto me sale full 19 %

    16 junio, 2020 at 2:17 pm
  • ¿Cómo se puede cambiar de destinatario o razón social una cotización previamente realizada y enviada?.

    5 junio, 2020 at 6:29 pm
    • Milton Pulido says:

      Buen día Doris!

      Te cuento que cuando ingresas a la cotización te da la opcion de enviar por mail y en ese momento le puedes cambiar el destinatario, la razon social por auditoria de software no lo permite cambiar, seria necesario borrarla y hacer la de nuevo.

      Feliz día!

      8 junio, 2020 at 9:56 am