e5. Proceso de ventas

Elaborar factura de venta

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Una Factura de Venta, es un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio. Pero es algo más que eso: Se trata de un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.

Para elaborar facturas de venta puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono  – Proceso de ventasFactura de venta.

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura.

Al ingresar por cualquiera de las dos rutas, se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

* Datos de encabezado: En estos campos es necesario seleccionar el tipo de factura a elaborar, asignar la fecha de elaboración del documento, datos del cliente, seleccionar el centro de costos en caso que aplique, el vendedor, entre otros. Como nueva funcionalidad, se podrá visualizar en los campos tipo, numero, vendedor y contacto, un mensaje,“Tooltips” como ayuda, que diligenciar en dichos campos.

* Detalle de la factura: En esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a vender; para ello una vez seleccionado el producto con sus cantidades, el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; de igual forma es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.

Importante: Para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar la factura es necesario que estos se encuentren previamente creados. El valor bruto, los valores de impuestos (descuentos y cargos) y el valor neto Siigo Nube los calcula de forma automática.

* Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.

* Observaciones y adjuntar archivo: En estas casillas el sistema permite incluir comentarios adicionales los cuales se visualizarán en la impresión o vista preliminar de la factura, por último, es posible anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

– Guardar el documento y enviarlo por correo electrónico. En caso de seleccionar esta opción, el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura.

– Guardar y descargar el documento para realizar la descargar en pdf.

– Solamente guardar el documento en el sistema.

En caso que solo se guarde y de acuerdo al tipo de formato de impresión, que fue seleccionado en los parámetros de la factura de venta la visualización del documento será de la siguiente forma:

Al momento de consultar la factura de venta, en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos, los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, esta información se describe a continuación:

* Registrar pago: Desde esta opción es posible elaborar el recibo de caja por un abono o el pago total de la factura.

* Enviar por mail: El sistema permite reenviarla factura de venta por correo electrónico al mismo contacto o a otros.

* Descargar e imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el documento en formato pdf y enviarlo a la impresora que se seleccione.

* Enviar comentario: Es posible ingresar textos o descripciones cortas de la factura.

* Más: Desde esta pestaña es posible:

Editar o modificar alguno de los datos previamente registrados.
– Anular y/o borrar el documento.
– Crear una facturación recurrente.
– Aplicar una nota crédito.
– Ver la contabilización.
– Copiar la URL de la factura para enviarla como mensaje de texto o por WhatsApp.

Importante: Desde Siigo las facturas de venta se pueden enviar por correo electrónico y generar el seguimiento de cobranza el cual permite documentar toda la gestión que se realiza hasta lograr el recaudo efectivo.

Elaboración de facturas de venta con cargos y descuentos en totales

Al realizar una factura de venta y seleccionar el tipo de comprobante que se configuro con cargos y descuentos, el sistema traerá un hipervínculo para que se pueda escoger y relacionar los cargos y/o descuentos que desee en dicho comprobante.

Al dar clic sobre este, nos abrirá una ventana nueva donde podremos seleccionar el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante.

Se encontrarán las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger dicho concepto en la primera columna.

  • El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
  • Las columnas % Tarifa y Valor Total pueden cambiar el valor y la otra automáticamente también cambiará.

Al dar clic en el más (+) se guardará el ítem y se podrá seguir agregando más cargos y/o descuentos. Al dar clic botón Adicionar se cerrará la ventana y guardará la información.

En la parte de los totales y antes de guardar el comprobante se verán reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Al guardar el comprobante, también se mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

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48 Comments
  • Ariel Buitrago says:

    Buenas tardes, genere la factura pero sale que se encuentran inconsistencias al realizar el envió electrónico, por motivo de Resolución DIAN, falta clave técnica o invalida

    5 octubre, 2020 at 4:10 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ariel, para este error te puedo sugerir que revises los datos registrados del cliente que este correctos y por favor desde la factura vuelve a dar clic en “enviar electrónicamente”, en caso que persista te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      6 octubre, 2020 at 8:21 am
  • GAS NUEVA ERA says:

    Buenas tardes, me indican por favor por donde me voy a los parametros de factura ?

    2 octubre, 2020 at 1:21 pm
  • LUCILA GOMEZ says:

    Buenas tardes, como puedo incluir en la factura la retención de ica, retencion de iva , solo aparecen retención en la fuente.

    Gracias,

    1 octubre, 2020 at 11:00 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jhon, para que incluir estos impuestos en la elaboración de la factura debes ir por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección Datos tributarios realizas la marcación del manejo de reteIVA y reteICA.

      2 octubre, 2020 at 10:18 am
  • Harvey Vasquez says:

    Hola.
    1. La orden de compra, numero y prefijo corresponde a la orden de compra del proveedor o debemos hacerle la orden a cada factura?
    2. Se puede convertir luego la cotización en factura?

    15 septiembre, 2020 at 10:07 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Harvey
      1. La orden de compra es un documento que permite tener un control administratitvo de las compras que posteriormente se realizaran a los proveedores
      2. Un vez tengas registrada las cotizaciones, Siigo Nube te da la posibilidad de convertirlas en facturas de venta

      15 septiembre, 2020 at 5:46 pm
  • MARISOL HOYOS says:

    Buenas tardes, quisiera saber en la misma plataforma como hago para consultar una factura que halla hecho

    3 septiembre, 2020 at 6:00 pm
  • juan manuel says:

    Buenas tardes, si por error se elimina una factura esa factura eliminada o “espacio en blanco” afecta la parte contable? . un ejemplo en caso de tener factura 270, 271 y 272 y por error se elimina la factura 271 ese espacio o vació que resulta de esa acción puede llegar a afectar la contabilidad de mi empresa?

    3 septiembre, 2020 at 3:21 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Juan Manuel, cuando borras o eliminas una Factura de venta, ya no aparece en el programa por consiguiente el registro contable tampoco, en este caso lo que afectaría en la contabilidad de tu empresa es que ese registro contable ya no estaría y el consecutivo se saltaría no aparecería una factura 271.

      4 septiembre, 2020 at 10:18 am
  • Esteban Cruz says:

    Buenas tardes, como hago para que la factura no incluya Retefuente y reteICA, al momento de calcular el AIU

    1 septiembre, 2020 at 3:58 pm
  • Osmairo Guillen says:

    En el pantallazo de la factura cuando le doy registrar pago solo aparece la opcion realizar un ABONO A DEUDA… no me sale la opcion avanzado para descontar otros impuestos… que debo hacer para desbloquear y que me salgan las tres opciones…aclaro que es desde el pantallazo donde esta la factura como tal

    28 agosto, 2020 at 10:38 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Osmairo, al momento de consultar la Factura de venta en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos entre estos la opción “Registrar pago” si lo realizas de esta manera solo aparecerá en el recibo de caja marcado por defecto Abono de deuda y para hacer un recibo de caja avanzado realízalo por el +crear – Ventas – Recibo de caja.

      31 agosto, 2020 at 10:03 am
  • Agroequipo says:

    Buenas tardes.. Para que la factura electronica tenga codigo QR que debo realizar.?

    28 agosto, 2020 at 8:58 pm
  • Christian says:

    Buen día. Cómo se factura una cotización?

    27 agosto, 2020 at 10:44 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Christian, al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos entre estos la opción “facturar” la cual convierte la cotización en una factura de venta.

      27 agosto, 2020 at 6:04 pm
  • Mauricio Ospina says:

    Vendemos servicios desde Colombia tanto internamente como para el exterior. Sirve la misma factura o hay que habilitar otra para el exterior y cómo la obtengo?. En ese caso que sucede con el iva?

    26 agosto, 2020 at 1:00 pm
  • Juan Moreno says:

    Buenas noches,
    Como configuro y uso otra moneda en mis facturas?

    25 agosto, 2020 at 9:55 pm
  • SANDRA MARCELA VILLALBA says:

    BUENAS DIAS QUISIERA SABER COMO PUEDO IMPRIMIR LA FACTURA Y QUE EN ELLA ME SALGA EL VALOR POR UNIDAD DE EL PRODUCTO MUCGAS GRACIAS

    20 agosto, 2020 at 10:25 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Sandra, gracias por consultar nuestros contenidos
      Para que en la impresión de la factura de venta se visualice en el área del detalle el valor unitario de los productos, es necesario que ingreses a la configuración de la factura de venta y en la opción de Impresión y Correo buscas los campos que se encuentran en Campos que se visualizarán en la factura y allí estará valor unitario, el cual debes trasladar a la columna de la derecha y guardar

      20 agosto, 2020 at 5:03 pm
  • miguel sarria says:

    necesito facturar electronicamente pero no se que se coloca en item y producto de descripcion

    20 agosto, 2020 at 7:57 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Miguel, los items corresponden al detalle del documento, en este caso la factura de venta y allí puedes realizar la búsqueda o creación de los productos y/o servicios que se van a vender al cliente

      20 agosto, 2020 at 9:33 am
  • ANGELA DIAGO says:

    Muchas Gracias por la información es muy útil.

    3 agosto, 2020 at 2:43 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Angela, buen día. Todos nuestros contenidos son utiles y diseñados de manera sencilla

      3 agosto, 2020 at 2:45 pm
  • yesid says:

    En la creación de los productos que llevan por obligacion el 19% y están exentos por el decreto como se hace para que no se puedan facturar con el 19% al momento de realizar la fc de venta

    22 julio, 2020 at 12:01 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Yesid, en el momento de crear el producto, aunque la casilla de Impuesto cargo (IVA que aplique a los productos) viene por defecto tú la puedes editar y dejarla en blanco y relacionar la Clasificación tributaria correspondiente.

      22 julio, 2020 at 9:31 am
  • Ricardo Tupaz says:

    Buen día, como hago para facturar productos exentos de iva

    21 julio, 2020 at 2:43 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ricardo, al momento de crear los productos puedes asignarle la Clasificación tributaria correspondiente y no asociarle el Impuesto cargo (IVA que aplique a los productos), si el producto ya cuenta con esta marcación al igual puedes dejarla la casilla de Impuesto a cargo en blanco.

      23 julio, 2020 at 3:02 pm
  • JULIO CESAR says:

    COMO SE COLOCA LA INFORMACIÓN DE NUESTRA EMPRESA + LOGO EN LA FACTURA

    16 julio, 2020 at 12:32 pm
  • Andrea Chaparro says:

    Buenas tardes, por favor me podrían ayudar en lo siguiente: configurando una factura, la compañía no cuenta con logo para el momento de imprimir la misma. Hay posibilidad que se puede omitir para que cuando se imprima no salga el letrero de “Espacio para logo corporativo”. Gracias

    24 junio, 2020 at 3:02 pm
  • Katerine says:

    Buena tarde, si necesito que la factura electrónica sea por exportación de servicio, ¿dónde aparece la opción en el portal SIIGO PT?

    22 mayo, 2020 at 6:39 pm
  • Mauricio Barrera says:

    buenas tardes, como hago para incluirle el AIU en la factura electrónica? gracias

    16 mayo, 2020 at 3:21 pm
  • Ludy says:

    buen dia.. y para facturar un servicio ??

    31 julio, 2019 at 11:00 am
  • no veo como puedo redondear cifras al elaborar una factura de venta. el cliente no me permite el total con valores decimales.

    13 julio, 2019 at 3:04 pm
  • Falta explicar en caso de cometar un error, y se requiera corregir , se usa borrar o anular, y que cual es la diferencia entre estas opciones.

    15 noviembre, 2018 at 3:55 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Nelsy, en el siguiente enlace puedes consultar todos los procesos que se pueden realizar con los documentos que previamente haz elaborado https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/edicion-de-comprobantes/; de igual forma la opción de borrar elimina todos los registros previamente contabilizados y deja el número del documento disponible para volver a registrar información y la opción de anula elimina los registros pero el documento se mantiene en estado anulado y no sera posible registrar contabilizaciones en el

      16 noviembre, 2018 at 8:40 am
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