e5. Proceso de ventas

Elaborar factura de venta

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Una Factura de Venta, es un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio. Pero es algo más que eso: Se trata de un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.

Para elaborar facturas de venta puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono  – Proceso de ventasFactura de venta.

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura.

Al ingresar por cualquiera de las dos rutas, se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

* Datos de encabezado: En estos campos es necesario seleccionar el tipo de factura a elaborar, asignar la fecha de elaboración del documento, datos del cliente, seleccionar el centro de costos en caso que aplique, el vendedor, entre otros. Como nueva funcionalidad, se podrá visualizar en los campos tipo, numero, vendedor y contacto, un mensaje,“Tooltips” como ayuda, que diligenciar en dichos campos.

En caso de seleccionar en la configuración la factura de venta el campo Factura varias remisiones en un sólo documento, en la elaboración de la factura de venta se activa el botón de + Adicionar Remisiones.

Consulta cómo elaborar tu factura de venta cuando cruza con remisión.

* Detalle de la factura: En esta sección se adicionan todos los productos y/o servicios que la empresa va a vender; para ello una vez seleccionado el producto con sus cantidades, el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo; de igual forma es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.

Importante: Para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar la factura es necesario que estos se encuentren previamente creados. El valor bruto, los valores de impuestos (descuentos y cargos) y el valor neto Siigo Nube los calcula de forma automática.

* Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.

* Observaciones y adjuntar archivo: En estas casillas el sistema permite incluir comentarios adicionales los cuales se visualizarán en la impresión o vista preliminar de la factura, por último, es posible anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la elaboración del comprobante: 

Donde es posible:

– Solamente guardar el documento en el sistema.

– Guardar y enviar. En caso de seleccionar esta opción, el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura.

En caso que solo se guarde y de acuerdo al tipo de formato de impresión, que fue seleccionado en los parámetros de la factura de venta la visualización del documento será de la siguiente forma:

Al momento de consultar la factura de venta, en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos, los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, esta información se describe a continuación:

* Registrar pago: Desde esta opción es posible elaborar el recibo de caja por un abono o el pago total de la factura.

* Enviar por mail: El sistema permite reenviarla factura de venta por correo electrónico al mismo contacto o a otros.

* Descargar e imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el documento en formato pdf y enviarlo a la impresora que se seleccione.

* Enviar comentario: Es posible ingresar textos o descripciones cortas de la factura.

* Más: Desde esta pestaña es posible:

Editar o modificar alguno de los datos previamente registrados.
– Anular y/o borrar el documento.
– Crear una facturación recurrente.
– Aplicar una nota crédito.
– Ver la contabilización.
– Copiar la URL de la factura para enviarla como mensaje de texto o por WhatsApp.

Importante: Desde Siigo las facturas de venta se pueden enviar por correo electrónico y generar el seguimiento de cobranza el cual permite documentar toda la gestión que se realiza hasta lograr el recaudo efectivo.

Elaboración de facturas de venta con cargos y descuentos en totales

Al realizar una factura de venta y seleccionar el tipo de comprobante que se configuro con cargos y descuentos, el sistema traerá un hipervínculo para que se pueda escoger y relacionar los cargos y/o descuentos que desee en dicho comprobante.

Al dar clic sobre este, nos abrirá una ventana nueva donde podremos seleccionar el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante.

Se encontrarán las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger dicho concepto en la primera columna.

  • El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
  • Las columnas % Tarifa y Valor Total pueden cambiar el valor y la otra automáticamente también cambiará.

Al dar clic en el más (+) se guardará el ítem y se podrá seguir agregando más cargos y/o descuentos. Al dar clic botón Adicionar se cerrará la ventana y guardará la información.

En la parte de los totales y antes de guardar el comprobante se verán reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Al guardar el comprobante, también se mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

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70 Comments
  • Diego says:

    Buenas tardes tengo varias preguntas, ¿Cuántos documentos se pueden adjuntar en la factura? ¿Qué tipos de archivos permite? ¿Después de enviada la factura puedo adjuntar documentos y volver a enviar al comprador?

    25 enero, 2021 at 4:33 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Diego, en la elaboración de la factura puedes adjuntar varios archivos, puedes anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura, si la factura de venta no es electrónica puedes después de enviada adjuntar documentos y volverla a enviar al cliente, pero si es electrónica esta no podrá ser editada por lo cual no se podrá adjuntar documentos.

      26 enero, 2021 at 9:37 am
  • david ramirez says:

    Cómo se coloca la fecha de vencimiento de manera manual?

    25 enero, 2021 at 11:38 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola David, cuando realizas la factura de venta y seleccionas la forma de pago “Crédito” al manejar la cuenta contable con vencimiento en cartera puedes relacionar la fecha de vencimiento ya sea por rangos o puedes seleccionar la fecha de forma manual.

      25 enero, 2021 at 12:27 pm
  • jose ovalle says:

    buen dia .. tengo un problema cuando termino de hacer la factura me sale (Diferencia : 250,001.15) en rojo sale
    que es el valor pero me sale como si estuviera mal y en el método de pago esta bien el valor y por ese anuncio no me deja enviar la factura

    23 enero, 2021 at 11:07 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola José, cuando elaboras la factura de venta después de seleccionar la forma de pago debes dar clic en “+ Adicionar forma de pago” para que tome el mismo valor del total neto, te recomiendo revisar que sea el mismo valor y que se halla realizado de esta manera para que finalmente te permita guardar la factura.

      25 enero, 2021 at 12:05 pm
  • Maria Luisa says:

    Buen día. por favor me indican la ruta para imprimir la factura enviada? ingreso por “otras opciones” pero no veo la opcion de impresión

    14 enero, 2021 at 10:31 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola María Luisa, inicialmente debes buscar la Factura de venta y esto lo puedes hacer por el módulo de Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y revisar los criterios de búsqueda te relaciono el link que detalla este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/informe-transacciones-de-ventas/ donde deberán aparecer todas las facturas generadas teniendo en cuenta la Fecha de elaboración, una vez la ubiques podrás dar clic sobre el número del comprobante y dar clic en la opción “descargar e imprimir”.

      14 enero, 2021 at 11:03 am
  • Jeison says:

    Hola, necesito cambiar el valor de un cargo abajo del sub total para una factura de exportación pero siempre me toma como valor base el sub total de la factura. Existen cargos que no corresponden a un % del valor facturado sino que son cargos fijos e independientes. No debo crear los productos e incluirlo en los productos facturados pues es una factura de exportación.

    26 noviembre, 2020 at 6:17 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jeison, el valor de los cargos se calculan sobre el valor del subtotal de la factura, te puedo recomendar cuando des clic en “+Adicionar cargos y descuentos en totales” y selecciones el tipo de cargo registres el valor total así el sistema calcula automáticamente el % de tarifa de acuerdo al valor que registres.

      27 noviembre, 2020 at 9:20 am
  • Ricardo L. Cardoza E says:

    Buenas tardes. Cómo se puede pre-visualizar el formato de la factura para ver como sale el logo? Gracias

    20 noviembre, 2020 at 6:02 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ricardo, para pre-visualizar el formato de la factura puedes ir a la configuración por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección impresión y correo puedes seleccionar el formato y dar clic en “Vista previa” para ver el diseño del formato.

      23 noviembre, 2020 at 9:41 am
  • Neudith Hernandez Cantillo says:

    buenas tardes, cuando hago el seguimiento de envío de correos me sale en proceso de envío, la validacion de la dian está correcta y todo, solo que al adquirente no le llega; a que se debe esto. puede ocurrir por caída de la plataforma de la DIAN o no tiene nada que ver.

    28 octubre, 2020 at 5:39 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Neudith, desde la vista preliminar de la factura de venta electrónica en la parte inferior puedes confirmar si enviaste la factura al correo electrónico del cliente o si se presentó alguna inconsistencia, él envió de la factura se realiza desde Siigo nube y para enviarla en la parte superior das clic en la opción “Guardar y enviar electrónicamente” te habilitara un recuadro donde confirmas el correo y si es correo das clic en “Aceptar” https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaboracion-factura-venta-electronica/

      30 octubre, 2020 at 8:39 am
  • María says:

    Buen día. No me aparece el CUFE en mi factura y me indica inconsistencia al enviar la factura “Resolución DIAN, falta clave técnica o inválida”… por favor ayuda!

    22 octubre, 2020 at 10:47 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola María, este caso se presenta porque la plataforma tecnológica presenta caída o intermitencia y en ese caso es necesario volver a enviar la factura electrónica, además te recomiendo revisar la información registrada en el perfil de la organización y de la plataforma tecnológica, al igual que los datos del cliente que estén correctamente registrados con el digito de verificación y las responsabilidades y si persiste para una revisión más detallada de tu caso te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      23 octubre, 2020 at 9:17 am
  • MONICA PEREZ says:

    Buenos días al realizar la factura con anticipos no me aplica el anticipo a la factura y sigue con el total neto de la factura como debo realizar el proceso, en formas de pago si aparece el anticipo y el saldo pero en la factura no. gracias.

    22 octubre, 2020 at 9:06 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Mónica, los anticipos se deben registrar por medio de un recibo de caja te relaciono el link que explica este proceso https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaborar-un-recibo-de-caja/ para que cuando vallamos a realizar la factura de venta en formas de pago nos aparezca como información “El cliente tiene anticipos por valor de” y luego puedas seleccionar la opción “Cruzar anticipo” y seleccionar el recibo de caja donde se halla registrado dicho anticipo para que el programa pueda realizar el cruce.

      22 octubre, 2020 at 9:22 am
  • Gloria Osorio says:

    Buenas Noches, pregunta yo realice una factura y se guardo pero no se envio porque se está a la espera de la consignación por parte del cliente, luego se siguieron realizando otras facturas pero ya no aparece el aprobado de la DIAN de las otras facturas? tiene alguna repercusión el no hacer el reporte o envio en la fecha que se realizó la factura? Muchas Gracias

    20 octubre, 2020 at 8:22 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Gloria, si enviaste las facturas electrónicas y no te aparecen aprobadas ante la DIAN es necesario que revises si la factura fue rechazada por la DIAN y desde la misma factura dar clic en ver detalle, para conocer los motivos de rechazo y así puedan realizar las correcciones correspondientes y volver a enviar la factura electrónica, en cuanto al envió de la factura ante la DIAN es recomendable siempre realizarla y enviarla el mismo día.

      21 octubre, 2020 at 8:58 am
  • Luis Heredia says:

    Buenos días, tengo una consulta, a la hora de realizar una cotización, el sistema no me permite facturarla después, me sale en blanco el campo de “Tipo” y no me permite avanzar, quería saber si es un tema de configuración o de permisos.

    20 octubre, 2020 at 10:09 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Luis, al momento de consultar la cotización y seleccionar la opción “facturar” convierte la cotización en una factura de venta y es necesario en el campo tipo seleccionar el comprobante de la factura de venta, si no te deja seleccionarlo o no te aparecen los comprobante te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      20 octubre, 2020 at 3:30 pm
  • Ariel Buitrago says:

    Buenas tardes, genere la factura pero sale que se encuentran inconsistencias al realizar el envió electrónico, por motivo de Resolución DIAN, falta clave técnica o invalida

    5 octubre, 2020 at 4:10 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ariel, para este error te puedo sugerir que revises los datos registrados del cliente que este correctos y por favor desde la factura vuelve a dar clic en “enviar electrónicamente”, en caso que persista te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      6 octubre, 2020 at 8:21 am
  • GAS NUEVA ERA says:

    Buenas tardes, me indican por favor por donde me voy a los parametros de factura ?

    2 octubre, 2020 at 1:21 pm
  • LUCILA GOMEZ says:

    Buenas tardes, como puedo incluir en la factura la retención de ica, retencion de iva , solo aparecen retención en la fuente.

    Gracias,

    1 octubre, 2020 at 11:00 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Jhon, para que incluir estos impuestos en la elaboración de la factura debes ir por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección Datos tributarios realizas la marcación del manejo de reteIVA y reteICA.

      2 octubre, 2020 at 10:18 am
  • Harvey Vasquez says:

    Hola.
    1. La orden de compra, numero y prefijo corresponde a la orden de compra del proveedor o debemos hacerle la orden a cada factura?
    2. Se puede convertir luego la cotización en factura?

    15 septiembre, 2020 at 10:07 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Harvey
      1. La orden de compra es un documento que permite tener un control administratitvo de las compras que posteriormente se realizaran a los proveedores
      2. Un vez tengas registrada las cotizaciones, Siigo Nube te da la posibilidad de convertirlas en facturas de venta

      15 septiembre, 2020 at 5:46 pm
  • MARISOL HOYOS says:

    Buenas tardes, quisiera saber en la misma plataforma como hago para consultar una factura que halla hecho

    3 septiembre, 2020 at 6:00 pm
  • juan manuel says:

    Buenas tardes, si por error se elimina una factura esa factura eliminada o “espacio en blanco” afecta la parte contable? . un ejemplo en caso de tener factura 270, 271 y 272 y por error se elimina la factura 271 ese espacio o vació que resulta de esa acción puede llegar a afectar la contabilidad de mi empresa?

    3 septiembre, 2020 at 3:21 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Juan Manuel, cuando borras o eliminas una Factura de venta, ya no aparece en el programa por consiguiente el registro contable tampoco, en este caso lo que afectaría en la contabilidad de tu empresa es que ese registro contable ya no estaría y el consecutivo se saltaría no aparecería una factura 271.

      4 septiembre, 2020 at 10:18 am
  • Esteban Cruz says:

    Buenas tardes, como hago para que la factura no incluya Retefuente y reteICA, al momento de calcular el AIU

    1 septiembre, 2020 at 3:58 pm
  • Osmairo Guillen says:

    En el pantallazo de la factura cuando le doy registrar pago solo aparece la opcion realizar un ABONO A DEUDA… no me sale la opcion avanzado para descontar otros impuestos… que debo hacer para desbloquear y que me salgan las tres opciones…aclaro que es desde el pantallazo donde esta la factura como tal

    28 agosto, 2020 at 10:38 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Osmairo, al momento de consultar la Factura de venta en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos entre estos la opción “Registrar pago” si lo realizas de esta manera solo aparecerá en el recibo de caja marcado por defecto Abono de deuda y para hacer un recibo de caja avanzado realízalo por el +crear – Ventas – Recibo de caja.

      31 agosto, 2020 at 10:03 am
  • Agroequipo says:

    Buenas tardes.. Para que la factura electronica tenga codigo QR que debo realizar.?

    28 agosto, 2020 at 8:58 pm
  • Christian says:

    Buen día. Cómo se factura una cotización?

    27 agosto, 2020 at 10:44 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Christian, al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos entre estos la opción “facturar” la cual convierte la cotización en una factura de venta.

      27 agosto, 2020 at 6:04 pm
  • Mauricio Ospina says:

    Vendemos servicios desde Colombia tanto internamente como para el exterior. Sirve la misma factura o hay que habilitar otra para el exterior y cómo la obtengo?. En ese caso que sucede con el iva?

    26 agosto, 2020 at 1:00 pm
  • Juan Moreno says:

    Buenas noches,
    Como configuro y uso otra moneda en mis facturas?

    25 agosto, 2020 at 9:55 pm
  • SANDRA MARCELA VILLALBA says:

    BUENAS DIAS QUISIERA SABER COMO PUEDO IMPRIMIR LA FACTURA Y QUE EN ELLA ME SALGA EL VALOR POR UNIDAD DE EL PRODUCTO MUCGAS GRACIAS

    20 agosto, 2020 at 10:25 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Sandra, gracias por consultar nuestros contenidos
      Para que en la impresión de la factura de venta se visualice en el área del detalle el valor unitario de los productos, es necesario que ingreses a la configuración de la factura de venta y en la opción de Impresión y Correo buscas los campos que se encuentran en Campos que se visualizarán en la factura y allí estará valor unitario, el cual debes trasladar a la columna de la derecha y guardar

      20 agosto, 2020 at 5:03 pm
  • miguel sarria says:

    necesito facturar electronicamente pero no se que se coloca en item y producto de descripcion

    20 agosto, 2020 at 7:57 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Miguel, los items corresponden al detalle del documento, en este caso la factura de venta y allí puedes realizar la búsqueda o creación de los productos y/o servicios que se van a vender al cliente

      20 agosto, 2020 at 9:33 am
  • ANGELA DIAGO says:

    Muchas Gracias por la información es muy útil.

    3 agosto, 2020 at 2:43 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Angela, buen día. Todos nuestros contenidos son utiles y diseñados de manera sencilla

      3 agosto, 2020 at 2:45 pm
  • yesid says:

    En la creación de los productos que llevan por obligacion el 19% y están exentos por el decreto como se hace para que no se puedan facturar con el 19% al momento de realizar la fc de venta

    22 julio, 2020 at 12:01 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Yesid, en el momento de crear el producto, aunque la casilla de Impuesto cargo (IVA que aplique a los productos) viene por defecto tú la puedes editar y dejarla en blanco y relacionar la Clasificación tributaria correspondiente.

      22 julio, 2020 at 9:31 am
  • Ricardo Tupaz says:

    Buen día, como hago para facturar productos exentos de iva

    21 julio, 2020 at 2:43 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Ricardo, al momento de crear los productos puedes asignarle la Clasificación tributaria correspondiente y no asociarle el Impuesto cargo (IVA que aplique a los productos), si el producto ya cuenta con esta marcación al igual puedes dejarla la casilla de Impuesto a cargo en blanco.

      23 julio, 2020 at 3:02 pm
  • JULIO CESAR says:

    COMO SE COLOCA LA INFORMACIÓN DE NUESTRA EMPRESA + LOGO EN LA FACTURA

    16 julio, 2020 at 12:32 pm
  • Andrea Chaparro says:

    Buenas tardes, por favor me podrían ayudar en lo siguiente: configurando una factura, la compañía no cuenta con logo para el momento de imprimir la misma. Hay posibilidad que se puede omitir para que cuando se imprima no salga el letrero de “Espacio para logo corporativo”. Gracias

    24 junio, 2020 at 3:02 pm
  • Katerine says:

    Buena tarde, si necesito que la factura electrónica sea por exportación de servicio, ¿dónde aparece la opción en el portal SIIGO PT?

    22 mayo, 2020 at 6:39 pm
  • Mauricio Barrera says:

    buenas tardes, como hago para incluirle el AIU en la factura electrónica? gracias

    16 mayo, 2020 at 3:21 pm
  • Ludy says:

    buen dia.. y para facturar un servicio ??

    31 julio, 2019 at 11:00 am
  • no veo como puedo redondear cifras al elaborar una factura de venta. el cliente no me permite el total con valores decimales.

    13 julio, 2019 at 3:04 pm
  • Falta explicar en caso de cometar un error, y se requiera corregir , se usa borrar o anular, y que cual es la diferencia entre estas opciones.

    15 noviembre, 2018 at 3:55 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Nelsy, en el siguiente enlace puedes consultar todos los procesos que se pueden realizar con los documentos que previamente haz elaborado https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/edicion-de-comprobantes/; de igual forma la opción de borrar elimina todos los registros previamente contabilizados y deja el número del documento disponible para volver a registrar información y la opción de anula elimina los registros pero el documento se mantiene en estado anulado y no sera posible registrar contabilizaciones en el

      16 noviembre, 2018 at 8:40 am