b9. Para tener en cuenta en el manejo de facturación electrónica

Al ingresar a la vista de la factura electrónica visualizarás los estados del documento, el cual te indicará el paso actual y el siguiente para completar todo el proceso de generación.

A continuación, observarás una barra de estados, que te permite conocer en qué proceso se encuentra tu factura electrónica:

1. Documento Guardado

Aquí, el documento estará guardado y dentro de los rangos de fechas para envío a la DIAN.

Cuando el rango de fechas exceda los 10 días máximo de envío, el sistema hará la validación de la fecha de creación y actual y te habilita el siguiente mensaje. Adicional, no te permitirá realizar el envío de la factura, inactivando el botón de .

Si editas la fecha de elaboración, la factura quedará nuevamente habilitada para que realices el envío electrónico.

2. Envío a la DIAN

Una vez se inicie el proceso de envío, te mostrará el estado “Enviando” el cual estará gestionando internamente la transmisión de estos datos a la DIAN.

Si durante la transmisión se presenta lentitud, el sistema te mostrará los siguientes mensajes:

• Cuando se excede esa barrera de lentitud de 10 minutos, se actualizará la información indicándote que tomará unos minutos más en restablecer el servicio en su velocidad normal, sin embargo, como se encuentra en cola, no podrás realizar acciones como enviar a la DIAN, editar, anular o borrar el documento.

• Si luego de pasados los 10 minutos, aún se presenta lentitud, se actualizará el mensaje indicando que el sistema reintentará el envío a la DIAN en unos minutos más.

Al dar clic en el botón , el programa te habilita la siguiente ventana:

Donde te indica que por medio de la plataforma se enviará la factura una vez esté aprobada por la DIAN, sin embargo, si lo requieres, contarás con la opción de descargarla y enviarla desde tu correo y al finalizar el proceso, el sistema la enviará bajo los parámetros establecidos por la DIAN.

Una vez se obtenga la respuesta de este proceso, podrás tener el siguiente resultado:

En este caso es necesario que esperes a que el servicio se restablezca y generas nuevamente el envío de la factura mediante el botón .

3. Validación DIAN

En este estado se marcará el proceso como “Procesando DIAN”, donde la DIAN validará los datos del documento emitido.

Importante: Si después de un tiempo no es aprobada la factura, podrás dar clic en el enlace «Actualizar estado de documento electrónico»

Y el sistema actualizará el estado según el que se encuentre en la plataforma tecnológica.

Si durante este paso la DIAN presenta lentitud, el sistema te indicará lo que sucede actualmente con la factura y que es necesario esperar un momento mientras la DIAN retorna una respuesta, de este modo podrás emitir más documentos y esta factura quedara en cola de envío hasta que la DIAN restablezca su servicio de forma correcta.

Al obtener como respuesta que el comprobante presenta alguna inconsistencia de envío, visualizarás el estado rechazado y podrás dar clic en el hipervínculo “Ver inconsistencias” el cual te llevará a conocer qué inconsistencias presenta la factura.

Una vez lo corrijas, se envíe el documento y sea aprobado, se mostrará el aprobado por la DIAN y estará lista para que envíes la factura electrónica al cliente.

4. Envío de mail

Cuando la factura es aprobada, se genera el envío al correo electrónico del cliente con los archivos adjuntos .zip y en PDF, en este caso tenemos dos tipos de mensaje:

• Envío fallido: te indica que no pudo ser enviada la factura y que es necesario revisar el historial de envíos para conocer el detalle. Adicional, allí mismo contarás con la opción de enviarla nuevamente.

• Envío exitoso: si el envío del correo fue exitoso se marcará este estado y aquí terminarás el proceso.