e8. Inventarios

Subir desde Excel – Conteo físico

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La importación es una funcionalidad del Siigo, la cual permite incorporar al programa algunos parámetros y contabilización de algunos documentos por medio de interfaces o plantillas de Excel las cuales son generadas por el programa y solamente es necesario diligenciar las columnas requeridas para luego realizar la incorporación de datos.

La importación del conteo físico permite por medio del diligenciamiento de una plantilla de Excel que es generada desde Siigo, realizar la incorporación de ajustes en cantidades de acuerdo a lo que se encuentra físicamente en la empresa, para cada uno de los productos que estén previamente creados en el programa.

Para importar el conteo físico es necesario estar ubicado en la página principal del programa donde encontraras en la parte superior el icono  el cual corresponde a la Configuración – Mas configuraciones – Interfaces / Subir desde Excel – Inventarios / Activos fijos – Importación / subir conteo físico desde Excel.

La importación de conteo físico se realiza en cuatro pasos los cuales se describen a continuación:

Paso 1: 

En esta opción el sistema permite realizar la descarga del archivo o plantilla en Excel la cual contiene la estructura requerida para la importación del conteo físico:

Una vez se realice esta labor es necesario cumplir con las siguientes acciones.

Importante: Para subir la interface en Excel es necesario que el archivo no supere los 500 registros, en caso de ser mayor esta cifra es necesario fraccionar el archivo.

Deben estar previamente creados: – Los grupos de inventarios – Los productos a los cuales se les va a ingresar ajustes.

El programa descarga de manera automática la plantilla de Excel que se habilita, para diligenciar las columnas con la información del conteo físico que se van a importar a Siigo.

Importante: Las columnas identificadas con color ROJO se deben diligenciar de manera obligatoria, las columnas de color AZUL son opcionales. Recomendamos que en lo posible siempre sean diligenciadas todas las columnas para que el conteo sea incorporado en forma correcta.

Si seleccionamos encima de la celda del título de la columna, el sistema nos mostrara el comentario de cómo diligenciar los datos.

Luego es necesario dar clic en el icono  el cual permite realizar la búsqueda en el computador de la carpeta donde se encuentra la plantilla de Excel con la información del conteo físico.

Paso 2: 

Al llegar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario confirmar para cada uno de los campos que Siigo solicita al momento de incorporar el conteo físico cual es la columna de la plantilla de Excel que se debe utilizar.

Importante: No se debe cambiar ni el nombre, ni la estructura de la plantilla de Excel para que el conteo físico se pueda incorporar al programa en forma satisfactoria.

Una vez confirmada la información es necesario dar clic en el botón , para llegar al paso 3.

Paso 3: 

El sistema genera un listado con los datos de los ajustes a importar, permitiendo confirmar si la información es o no correcta.

Una vez revisados los datos es posible que sean incorrectos en cuyo caso es posible modificar la información de la plantilla en Excel y volver a iniciar el proceso de incorporación, si por el contrario los datos son correctos es necesario dar clic en el botón  para llegar al paso 4.

Paso 4: 

Por último, es necesario digitar o asignar la fecha y el tercero sobre el cual se contabilizará la información digitada en la plantilla.

El validador inicia la incorporación de información al programa, en caso de presentar inconsistencias se genera un listado que detalla la secuencia y el campo que es necesario corregir. Si los datos digitados en la plantilla están con el formato y la información correcta el sistema realiza la importación de manera rápida y finaliza con un mensaje reportando esta situación.

Si damos clic sobre el número del comprobante el sistema nos permite visualizarlo, en el caso que se desee imprimirlo o descargarlo en pdf.

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