i. Interfaces

Subir desde Excel – Facturas de venta

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Es necesario tener en cuenta que para realizar este proceso ya se hayan definido algunos parámetros o requisitos como lo son:

  • Tener definido el tipo de comprobante de factura.
  • Tener los terceros, clientes y contactos.
  • Centros de costo si aplican.
  • Vendedores.
  • Bodegas.
  • Productos y/o servicios.
  • Impuestos.
  • Formas de pago.

Una vez se haya confirmado que estén definidos los parámetros o requisitos se procede a realizar el proceso ingresando a la ruta:  Configuración – Más configuraciones – Interfaces / Subir desde Excel – Importación / Subir facturas de venta y comprobantes contables desde excel. 

Una vez haya dado la ruta el sistema te dará una serie de 5 pasos para realizar el proceso.

Paso 1

Se selecciona la opción de Facturas y posterior en el botón .

Paso 2

Descargar el archivo de excel que se debe diligenciar para la importación de las facturas de venta el cual queda en la carpeta descargas o Downloads del PC.

Una vez descargada se abre y se empieza a diligenciar campo por campo y columna por columna.

El archivo de excel NO se modifica, ni se quita o adicionan columnas.

Las columnas identificadas con color ROJO se deben diligenciar de manera obligatoria, las columnas de color AZUL son opcionales.  Recomendamos que en lo posible siempre sean diligenciadas todas las columnas para que los documentos contengan el detalle de toda la información.

  • Columna A, Tipo de comprobante: Campo obligatorio, Digita el código del tipo de factura Ejemplo: 1, 2, 121, 999, Importante repetir el código dependiendo de la cantidad de items de productos o formas de pago.
  • Columna B, Consecutivo: Campo obligatorio, Ejemplo: 1660
  • Columna C, Identificación tercero: Campo obligatorio, Digitar el número de identificación del cliente.
  • Columna D, Sucursal: Digite sucursal solo si el tercero la tiene, caso contrario deje campo en blanco, campo numérico de 3 caracteres.
  • Columna E, Código centro/subcentro de costos: Aplica solo si tiene manejo de centro de costo, Digita el código del centro-subcentro, según la ruta Configuración – transacciones – centro de costo. Ejemplo 1-1.
  • Columna F, Fecha de elaboración: Campo obligatorio, formato de fecha es DD/MM/AAAA.
  • Columna G, Sigla Moneda: Este campo es obligatorio en caso de manejar moneda extrajera. Ejemplo: COP, USD, EUR, etc.
  • Columna H, Tasa de cambio: Campo numérico de 5 enteros y 9 decimales, este campo será obligatorio al tener una moneda diferente a la local y debe ser mayor a cero. La tasa puede estar en una sola secuencia o en todas, pero no puede tener dos tasas diferentes para el comprobante.
  • Columna I, Nombre contacto: Nombre del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
  • Columna J, Email Contacto: Correo electrónico del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
  • Columna K, Código producto: Código del producto y/o servicio previamente creado.
  • Columna L, Descripción producto: Nombre del producto y/o servicio previamente creado.
  • Columna M, Identificación vendedor: Numero de cedula del vendedor previamente creado como usuario.

  • Columna N, Código de Bodega: Si la cuenta contable está asociada a un grupo de inventario este campo será obligatorio. Aplica solo si tiene manejo de bodegas y si el producto maneja control de inventarios. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta: Configuración – Más configuraciones – Inventarios / activos fijos – Configuración de bodegas.
  • Columna O, Cantidad producto: Se digitan las unidades de producto y/o servicio a registrar en cada uno de los items.
  • Columna P, Valor unitario: Se digita el valor unitario del producto y/o servicio a registrar en cada uno de los items.
  • Columna Q, Valor Descuento: Digitar el valor del descuento y NO el porcentaje.
  • Columna R, Base AIU: Aplica solo si tiene manejo de base AIU.
  • Columna S, Código impuesto cargo: Si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el IVA), este campo será – obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna T, Código impuesto cargo dos: Un cargo adicional aparte del IVA, para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna U, Código impuesto retención: Si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el Retefuente), este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna V, Código ReteICA: Si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna W, Código ReteIVA:  Si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna X, Código forma de pago: Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- formas de pago.
  • Columna Y, Valor forma de pago: Valor de la forma de pago.
  • Columna Z, Fecha Vencimiento: El campo es obligatorio solo cuando se tenga seleccionado forma de pago crédito. Formato de fecha DD/MM/AAAA.
  • Columna AA, Observaciones: Si se realiza alguna observación en la factura teniendo en cuenta que es un máximo de 300 caracteres.

En la Columna Y, Valor forma de pago se debe tener en cuenta que el valor relacionado es igual al valor bruto + cargos – descuentos, es decir el Valor Neto.

Si son varias formas de pago o cuotas aplicar en la factura es obligatorio que por cada línea o renglón estén diligenciados los campos en las columnas de tipo de comprobante, consecutivo, identificación del tercero, fecha de elaboración e identificación del vendedor.

Una vez diligenciado el archivo con una o varias facturas es necesario guardarlo en la ruta de tu preferencia de tu PC.

Volvemos al (Paso 2) donde quedamos y seleccionamos el archivo a importar en la ruta donde se guardó y le damos en alguna de las opciones de .

Paso 3

Al llegar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario confirmar para cada uno de los campos que Siigo solicita al momento de incorporar los comprobantes cual es la columna de la plantilla de Excel que se debe utilizar, estas opciones NO se modifican, solamente se le da clic en .

Paso 4 

El sistema genera un listado con los datos de las facturas a importar, permitiendo confirmar si la información es o no correcta y se da clic en .

Por último, el sistema llega al (Paso 5) donde confirma que los registros fueron incorporados o si presenta alguna inconsistencia informa el campo a corregir.

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