i. Interfaces

Subir desde excel – Facturas de venta

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Para realizar este proceso es necesario definir previamente algunos parámetros o requisitos como lo son:

  • Tener definido el tipo de comprobante de factura.
  • Tener los terceros, clientes y contactos.
  • Centros de costo si aplican.
  • Vendedores.
  • Bodegas.
  • Productos y/o servicios.
  • Impuestos.
  • Formas de pago.

Una vez confirmes los parámetros o requisitos ingresas por la ruta Configuración – Más configuraciones – Interfaces / Subir desde Excel – Transacciones – Importación / Subir facturas de venta y comprobantes contables desde Excel. 

Al ingresar es necesario que realices cinco pasos:

Paso uno:

Seleccionas la opción de Facturas y seguido das clic en el botón .

Paso dos:

Descargas el archivo de Excel que es necesario diligenciar para la importación de las facturas de venta, el cual, queda en la carpeta descargas o Downloads del PC.

Importante: para subir la interface en Excel es necesario que el archivo no supere los 500 registros, en caso de ser mayor esta cifra es necesario fraccionar el archivo.

Una vez descargada la abres y empiezas a diligenciar los campos..

Importante: es necesario que en el archivo de Excel no modifiques, elimines o adiciones columnas para evitar inconveniente al momento de cargar el archivo.

Las columnas identificadas con color rojo son obligatorias y las columnas de color azul son opcionales.  Recomendamos que en lo posible siempre sean diligenciadas todas las columnas para que los documentos contengan el detalle de toda la información.

  • Columna A, Tipo de comprobante: campo obligatorio, digitas el código del tipo de factura Ejemplo: 1, 2, 121, 999. Importante repetir el código dependiendo de la cantidad de ítems de productos o formas de pago.
  • Columna B, Consecutivo: campo obligatorio, Ejemplo: 1660
  • Columna C, Identificación tercero: campo obligatorio, digitas el número de identificación del cliente.
  • Columna D, Sucursal: digitas la sucursal solo si el tercero la tiene, caso contrario puedes dejar el campo en blanco, campo numérico de 3 caracteres.
  • Columna E, Código centro/subcentro de costos: aplica solo si tienes manejo de centro de costo. Digitas el código del centro-subcentro, según la ruta Configuración – transacciones – centro de costo. Ejemplo 1-1.
  • Columna F, Fecha de elaboración: campo obligatorio, formato de fecha es DD/MM/AAAA.
  • Columna G, Sigla Moneda: este campo es obligatorio en caso de manejar moneda extrajera. Ejemplo: COP, USD, EUR, etc.
  • Columna H, Tasa de cambio: campo numérico de 5 enteros y 9 decimales, este campo será obligatorio al tener una moneda diferente a la local y debe ser mayor a cero. La tasa puede estar en una sola secuencia o en todas, pero no puede tener dos tasas diferentes para el comprobante.
  • Columna I, Nombre contacto: nombre del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
  • Columna J, Email Contacto: correo electrónico del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
  • Columna K, Orden de compra: solo aplica para facturación electrónica, campo máximo de 40 caracteres, alfanumérico, el prefijo y el numero serán separados por un guion (-).
  • Columna L, Orden de entrega: solo aplica para facturación electrónica, campo máximo de 40 caracteres, alfanumérico, el prefijo y el numero serán separados por un guion (-).
  • Columna M, Fecha orden de entrega: solo aplica para facturación electrónica, campo con formato fecha, es necesario que esta fecha no sea inferior a la fecha de elaboración.

Importante: para importar facturas con los campos de orden de compra y/o orden de entrega, es necesario que el tipo de factura este configurado y tenga habilitado el manejo de los campos para que no presenten inconvenientes.

  • Columna N, Código producto: código del producto y/o servicio previamente creado.

  • Columna O, Descripción producto: nombre del producto y/o servicio previamente creado.
  • Columna P, Identificación vendedor: número de cédula del vendedor previamente creado como usuario.
  • Columna Q, Código de Bodega: aplica solo si tienes manejo de bodegas y si el producto maneja control de inventarios. Para identificar esta información puedes ingresar a la siguiente ruta: Configuración – Más configuraciones – Inventarios / activos fijos – Configuración de bodegas.
  • Columna R, Cantidad producto: digitas las unidades de producto y/o servicio a registrar en cada uno de los items.
  • Columna S, Valor unitario: digitas el valor unitario del producto y/o servicio a registrar en cada uno de los items.
  • Columna T, Valor Descuento: es necesario que digites el valor del descuento y no el porcentaje.
  • Columna U, Base AIU: aplica solo si tiene manejo de base AIU.
  • Columna V, Código impuesto cargo: si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el IVA), este campo será – obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna W, Código impuesto cargo dos: un cargo adicional aparte del IVA, para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna X, Código impuesto retención: si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el Retefuente), este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingrese a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna Y, Código ReteICA: si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información puedes ingresar a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna Z, Código ReteIVA:  si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información puedes ingresar a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- impuestos.
  • Columna AA, Código forma de pago: para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta:  Configuración – transacciones- formas de pago.
  • Columna AB, Valor forma de pago: valor de la forma de pago.
  • Columna AC, Fecha Vencimiento: el campo es obligatorio solo cuando se tenga seleccionado forma de pago crédito. Formato de fecha DD/MM/AAAA.
  • Columna AD, Observaciones: si vas a realizar alguna observación en la factura teniendo en cuenta que es un máximo de 300 caracteres.

Importante: en la Columna Y, Valor forma de pago es necesario que tengas en cuenta que el valor relacionado es igual al valor bruto + cargos – descuentos, es decir el Valor Neto.

Si son varias formas de pago o cuotas aplicar en la factura es obligatorio que por cada línea o renglón estén diligenciados los campos en las columnas de tipo de comprobante, consecutivo, identificación del tercero, fecha de elaboración e identificación del vendedor.

Una vez diligenciado el archivo con una o varias facturas es necesario guardarlo en la ruta de tu preferencia de tu PC.

Regresas al (Paso 2) en Siigo y seleccionas el archivo a importar en la ruta donde se guardó y das clic en el botón .

Paso tres

Al llegar a esta opción se te habilita la siguiente ventana donde es necesario confirmes que las columnas son las mismas que estaban en el archivo de Excel. Una vez lo revises das clic en el botón .

Paso 4 

El sistema genera un listado con los datos de las facturas a importar, permitiendo confirmar si la información es o no correcta y das clic en el botón .

Paso cinco:

Por último,  el sistema te confirma que los registros fueron incorporados o si presenta alguna inconsistencia informa el campo a corregir.

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28 Comments
  • ALEXANDER GOMEZ says:

    Buenos días, cuando intento subir la plantilla me aparece el siguiente mensaje- “El total de registros importados fue: 0. El total de registros no importados fue: 0, a continuación se presenta el detalle de los errores encontrados: Se presentaron inconsistencias en la importación de comprobante. Por favor valide los datos e intente nuevamente.”
    no me especifica el error y veo que todo está bien, ¿Cuál es la solución?

    5 octubre, 2021 at 8:26 am
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Alexander, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Copia y pega los datos a una nueva plantilla para subirlos nuevamente y en el paso 3 revisa que si se esta incorporando la información de la plantilla.

      5 octubre, 2021 at 5:03 pm
  • Lizeth bareero says:

    Muy acertada la información dada

    23 septiembre, 2021 at 11:17 am
    • Angie Gil says:

      Estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes.

      23 septiembre, 2021 at 5:05 pm
  • veterimaria masconciencia says:

    buenas tardes
    yo he subido por interface las ventas pos esto lo pude realizar hasta el dia 30 de agosto pero apartir del dia
    1 septimbre no lo he podido realizor
    nesecito lo mas urgente me puedan ayudar ya que no he podido realizar las ventas del mes de agosto y nesecito declarar el impuesto de IVA

    9 septiembre, 2021 at 12:24 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Descarga nuevamente una plantilla y recuerda que es necesario que esta no contenga formulas y los valores estén con máximo dos decimales.

      9 septiembre, 2021 at 5:04 pm
  • laura hernandez says:

    Buen día, a mi en importación de facturas de venta y comprobantes solo me aparece la opción de comprobantes

    7 septiembre, 2021 at 3:34 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Laura, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Lo visualizas así si estás en un portal contador. Comunícate con nosotros para ayudarte: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:30 p.m Bogotá: (1)580 2606 Barranquilla: (5)322 5103 Bucaramanga: (7)685 5056 Medellín: (4)590 5989 Cali: (2)398 9476 Ibagué: (8)273 9852
      Otras ciudades: 3168476623

      7 septiembre, 2021 at 5:10 pm
  • Enrico Cardenas says:

    Como se corrige masivo si sube algún error.

    13 agosto, 2021 at 9:30 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día Enrico, si se presenta algún inconveniente en la importación de las facturas de venta, es necesario que revises que errores se presentan para que lo puedas corregir en el archivo de Excel y volver a cargar sin inconvenientes.

      17 agosto, 2021 at 9:52 am
  • Gonzalo Bustos says:

    Esta funcionalidad también sirve para corregir las fechas de las facturas subidas?

    12 junio, 2021 at 4:59 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Gonzalo, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Esta plantilla sirve únicamente para subir las facturas de forma masiva, si necesitas editar la fecha ingresas directamente a la factura en el sistema y editas. Recuerda que la puedes editar si no la has enviado a la Dian.

      15 junio, 2021 at 8:20 am
  • John Alexander Rivera says:

    Hola, con este método de importación de facturas desde Excel puedo importar solo una factura o se pueden crear varias facturas en un mismo Excel.

    19 abril, 2021 at 5:43 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días John, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Puedes exportar hasta 500 ítems.

      20 abril, 2021 at 7:55 am
  • Liliana V Tovar says:

    Después de importar la factura desde Excel se genera automáticamente la factura electrónica o hay que hacer algún otro proceso.

    31 marzo, 2021 at 9:12 am
  • Yesid J. says:

    Saludos, mediante este procedimiento puedo subir las ventas por ventanilla o ventas público (POS) realizadas con una aplicación diferente?
    Si la respuesta es afirmativa, como una tirilla POS suele contener más de un producto, deben ir relacionados producto por producto en filas aparte?

    30 marzo, 2021 at 3:17 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Yesid, por medio de esta opción solo puedes importar las facturas de venta a computador o electrónicas, en el caso de las facturas POS es necesario realizarlas directamente desde la aplicación y diariamente.

      31 marzo, 2021 at 3:21 pm
  • Ybeth Vargas says:

    Buenas Tardes, una consulta después de que creo y subo la interfaz, y el programa me importa los comprobantes satisfactoriamente, debo buscar factura por factura y enviarla a la Dian?

    30 marzo, 2021 at 12:49 pm
  • Miguelangel says:

    el precio que pones del producto es con o sin iva?

    22 marzo, 2021 at 6:18 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Miguel, el precio lo relacionas de acuerdo a como creaste el producto si lo creaste con la marcación de IVA Incluido en el precio de venta o no, y para ello puedes revisarlo en el perfil del producto y/o servicio.

      23 marzo, 2021 at 8:58 am
  • Wiki Import sas says:

    Buenas tardes, si son productos distintos, se puede hacer por este mismo formato ejemplo
    Perdrito Perez compro
    2 Audífonos
    1 Banda Inteligentes
    5 Manillas de repuesto
    ¿Se puede facturar bajo este formato? de ser Sí ¿Cómo se coloca de forma correcta?

    3 marzo, 2021 at 11:40 am
    • Ingrid Vasquez says:

      Buen día, por medio de esta interface de facturas puedes registrar todas las facturas generadas por la empresa ya sea de un solo item o de varios como es este caso, el proceso es igual a como lo explica esta guía, recuerda que debes tener previamente creados los productos y terceros, y si requieres de alguna ayuda te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      3 marzo, 2021 at 5:49 pm
  • harvel says:

    lo quiero ya

    23 diciembre, 2020 at 8:44 am