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Manejo – Documento soporte en Comprobante contable

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Manejo Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos NO obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Ver detalle Resolución 42 de 2020

Este documento es el soporte que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y debe ser generado por el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. El comprador lo expide para documentar y tener un soporte de las transacciones que dan lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, es de aclarar que este documento debe tener la numeración autorizada por la DIAN.

Para hacer uso del documento soporte, es necesario:

1. Realizar la correcta parametrización del documento Comprobante contable por la ruta: Configuración – Transacciones – Comprobantes – Comprobantes contables.

Al ingresar a esta opción es necesario crear un nuevo comprobante para ello se debe dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

Datos generales: Corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar el tipo de comprobante a contabilizar.

Al seleccionar el manejo del comprobante contable como Documento soporte se deberá relacionar en “Mensaje para impresión” los datos de la resolución del Documento soporte expedida por la DIAN, como lo son:

  • El número resolución DIAN
  • Prefijo
  • Numeración inicial y numeración final
  • Fecha de autorización
  • Maneja vigencia y vigencia hasta.

Importante: la resolución del documento soporte es generada y entregada por la DIAN, para esto es necesario que la empresa solicite la resolución de facturación marcando como Tipo Documento Soporte.

2. Después de realizar la parametrización de documento, para elaborar el Comprobante contable puedes hacer uso del icono  – Otros – Comprobante contable.

Luego de acceder el sistema mostrará la siguiente pantalla:

  • Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante previamente configurado como Documento soporte donde quedara la contabilización.
  • Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizado el comprobante contable.
  • Detalle: En esta sección es necesario asignar o incluir la siguiente información que el sistema solicita como cuenta contable, tercero, detalle, descripción, centro de costo y el valor en débito o crédito.

Después de ingresar la información es necesario dar clic en el botón , y al imprimir o generar la vista previa del documento, se visualizará en la parte inferior del mismo la información de la resolución de Documento Soporte cumpliendo así con los requisitos y condiciones del artículo 55 de la resolución 00042 de la DIAN.

Importante: Este documento soporte lo deberán generar todas aquellas empresas que necesiten tener soportes de los gastos para la deducción de impuestos cuando el proveedor no está obligado a facturar.

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4 Comments
  • Nancy Vélez says:

    Buenas tardes: para mi no es claro si al elaborar el documento soporte de una cuenta de cobro o documento equivalente automáticamente queda causada. Les agradezco me informen para evitar la doble contabilización

    27 febrero, 2021 at 5:33 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Nancy, al elaborar el documento soporte automáticamente queda la contabilización, por lo que no es necesario realizar ningún otro proceso.

      1 marzo, 2021 at 10:40 am
  • Blanca Y. Gómez C. says:

    Buen día. Quiero comentar, que en el ejemplo utilizaron un supuesto producto con IVA, lo cual no es procedente, pues todos los obligados a cobrar IVA lo deben hacer con una factura legal o factura electrónica. El ejemplo debe hacerse precisamente con un no responsable de IVA, que son los únicos no obligados a cobrar y facturar IVA. Por favor, si estoy mal en mi apreciación, agradezco su orientación, de lo contrario, sugiero un cambio en la información del ejemplo, para no crear confusiones. Muchas gracias.

    21 enero, 2021 at 3:42 pm
    • Ingrid Vasquez says:

      Hola Blanca, gracias por tu comentario, efectivamente el proceso de documento soporte es para el manejo de no responsables de IVA, por ello ya tomamos los correctivos necesarios para que puedas seguir haciendo uso de nuestros contenidos.

      17 febrero, 2021 at 10:50 am