b3. Otros procesos de facturación electrónica

Para elaborar la factura electrónica con el manejo de Order reference / orden de compra y orden de entrega, es necesario primero realizar la configuración de estos parámetros de activación desde la configuración del comprobante tipo Factura.

1. Configuración de la factura de venta

Para ello, te diriges al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Transacciones – Comprobantes – Facturas. 

Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante das clic en la opción Editar.

Seguido ubicas la sección de Datos adicionales para facturación electrónica.

Donde podrás realizar la marcación de dichos parámetros:

• Order reference / Orden de compra, datos que no son obligatorios, es decir que solo si tu empresa lo requiere o necesita se asigna el número. En este campo podrás ingresar hasta 20 caracteres en el número.
• Orden de entrega, este ítem no será obligatorio, son campos alfanuméricos y cuando selecciones la fecha de entrega no podrá ser menor a la fecha de elaboración de la factura de venta.

Una vez completes toda la información que te solicita este catálogo, das clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar la factura.

2. Elaboración de la factura electrónica de venta

Para elaborar la factura electrónica con el número de orden de compra y de entrega, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

a. En la página principal con el botón   – Proceso de ventas – Factura de venta.

b. Te diriges al módulo de Habilitación Electrónica – Facturación Electrónica, seleccionas el botón  y seguido Factura de venta.

c. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura.

Una vez ingreses por cualquiera de las rutas anteriores, visualizarás la siguiente pantalla.

Donde podrás digitar el prefijo y número de la orden de compra y/o orden de entrega

Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón .

Importante: Cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizaras el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas, los códigos electrónicos correspondientes y los campos en la parte inferior de la factura.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

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