e1. Proceso de compras

Registrar gastos

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La elaboración de gastos se realizar por el mismo documento de la factura de compra el cual permite registrar todos los conceptos de gastos.

Para elaborar Facturas de compra puedes hacer uso de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono Proceso de compras – Factura de compra.

  1. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de compras – Crear – Compra.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Donde es necesario diligenciar los siguientes campos:

  • Tipo: Es necesario seleccionar el tipo de compra a elaborar.
  • Fecha Elaboración: Digitar la fecha en la cual quedará contabilizada la compra en el programa.
  • Proveedores: Desde aqui es posible crear, digitar y/o realizar la búsqueda del tercero al cual se le está comprando.
  • Número: En este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar la compra digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Número Factura Proveedor: Este campo permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor. El sistema va sugerir de manera automática el prefijo FC, en caso de estar vacío el campo de prefijo al guardar el comprobante, el sistema le asignará nuevamente el prefijo FC y evitando generar errores en la construcción del vencimiento. 
  • entro de Costo: Esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
  • Proveedor por Item: Seleccionar esta casilla permite que al momento de ingresar cada uno de los productos y/o servicios que la empresa está adquiriendo se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
  • IVA/Impoconsumo incluido: al marcar la opción., en el área de detalle se habilitará una columna con el nombre Valor compra con el fin de digitar el valor de la compra más el IVA y/o Impuesto al consumo y se inactivará la casilla de valor Unitario 
  • Descuento en porcentaje: Seleccionar si se requiere aplicar descuentos por porcentaje
  • Impoconsumo como mayor vr. de compra: Seleccione si se requiere que en el valor de compra del producto se adicione el valor del impuesto al consumo; esta opción solo aparecerá si en la configuración de la compra  en la sección de Datos tributarios se marco Impoconsumo por valor
  • Moneda: Esta casilla permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, Aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
  • Detalle de la Compra: En esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo tipo.

Para seleccionar los impuestos que apliquen es necesario que estos se encuentren previamente creados.

Una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir la siguiente información que el sistema solicita como bodega, número de unidades, valor tanto bruto – neto y de impuestos que le puedan aplicar.

Se visualiza el total bruto de los productos adquiridos, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.

  • Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo proveedor o cartera/proveedor.

El sistema permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la compra.

  • Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la compra (Ejemplo. Documento escaneado con la factura de venta expedido por el proveedor). Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte superior derecha y en la parte inferior de la ventana:

  • Guardar: Guardar el documento.
  • Guardar y Descargar: Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
  • Cancelar: Cancelar el proceso, es decir, no realizar la contabilización.

De acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros de la factura de compra la visualización del documento será de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar la factura compra en la parte superior o encabezado se habilitan unos iconos los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  • Generar Pago: Desde esta opción es posible contabilizar el recibo de pago por un abono o el pago total de la factura de compra.
  • Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
  • Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales con la factura de compra; estos son:
    • Editar, permite modificar algún dato previamente registrado.
    • Anular o Borrar el documento.
    • Aplicar Nota débito, Registrar una devolución por medio de una nota débito.
    • Ver contabilización.
    • Copiar el comprobante.
    • Verificar el comprobante.
    • Comprobante favorito.

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10 Comments
  • Deisy López says:

    Buenas tardes, necesito digitar unas cantidades pero no me permite

    3 julio, 2019 at 1:40 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Deisy, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. Al momento de registrar este documento solo es posible asignar cantidades si en la columna de tipo fue seleccionada la opción de producto; las cantidades no aplican para gastos ni activos fijos. Buen día

      5 julio, 2019 at 2:19 pm
  • Euclides Eslava says:

    Buenos días, como registro el siguiente gasto:
    Ingresar un gato de parqueadero donde debe quedar a nombre de la empresa que presta el servicio, pero quien lo pago fue un empleado de la empresa. Por lo que la cuenta por pagar se la debo dejar a dicho empleado.

    Gracias

    28 junio, 2019 at 11:23 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Euclides, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. El sistema te permite manejar un solo tercero, en tu caso la debes registrar sobre el tercero que realizara el pago; caso contrario la obligación le queda a un tercero y el pago lo realiza otro y no es posible cruzar esta información

      2 julio, 2019 at 9:39 am
  • kidey says:

    Buenos Dias estoy intentando registrar un descuento por pronto pago pero no me permite hacerlo

    30 mayo, 2019 at 10:18 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Kidey gracias por consultar nuestros contenidos.

      30 mayo, 2019 at 2:36 pm
  • Johana Garcia says:

    Hola
    no me da la opción de digitar la cuenta, me sale item.

    2 abril, 2019 at 3:20 pm
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Hola Johana, razón en el vídeo aparece la opción de seleccionar la cuenta y actualmente con los últimos cambios de versión de Siigo Nube la manera de registrar tus gastos se hace a través de un gasto frecuente
      Por tal motivo te contamos que deberás:
      1. Ingresar a la opción de Configuración- transacciones – catálogos- Gastos frecuentes; allí asignas el nombre a tu gasto y lo relacionas a tu la cuenta contable que desees
      2. Luego de ello elaboras tu factura de compra y en la sección de tipo eliges gasto y en ítem te aparecerá el gasto frecuente que creaste para que lo puedas capturar y registrar

      Te contamos que próximamente estaremos realizando la actualización de dicho vídeo, gracias por tu compresión y esperamos de esta manera poder colaborarte

      5 abril, 2019 at 12:38 pm
  • jose diaz says:

    Estoy tratando de contanilizar gastos medicos y no deja seleccionar la cuenta contable 51058401

    18 febrero, 2019 at 4:12 pm
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Hola Jóse, gracias por contactarnos, te contamos que cuando eso pasa es porque 1.) la cuenta se encuentra inactiva, te recomendamos ingresar a la opción Contabilidad- Cuentas contable y allí ubicar la cuenta y marcarla cómo activa 2.) En la elaboración de la factura de compra debes haber creado un concepto de gasto donde asocies esa cuenta contable para que te permita usarla. 3.) Te recomendamos revisar de igual manera en la parametrización de la cuenta la categoría, validando que no este asociada a un gasto de nómina, de ser así debes a.) cambiarle la categoría siempre y cuando no la uses para nómina; b.) en caso de que uses la cuenta en nómina te recomendamos auxiliarizar la cuenta para que el 1er auxiliar lo puedas seguir usando en nómina y el 2do auxiliar lo puedas usar en tus gastos.
      Esperamos de esta manera poderte colaborar

      1 marzo, 2019 at 11:30 am

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