e1. Saldos iniciales

La incorporación de los saldos iniciales de cartera por comprobante contable te permite ingresar todas aquellas facturas de venta estén o no vencidas pero que el cliente aún no ha pagado; para ello, es necesario definir por parte de la empresa una fecha de corte determinada (Apertura balance inicial).

Antes de incorporar los saldos iniciales de cartera es necesario que previamente se encuentren definidos algunos parámetros como son:

• Los terceros (Clientes) a quienes se les va a ingresar saldos iniciales.
• El/Los centros de costo que se vayan a utilizar para registrar el movimiento.
• Las cuentas contables por cobrar y anticipos de clientes.

Para incluir los saldos iniciales de clientes, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Das clic en el ícono  que corresponde a Configuración, luego ingresas a Más configuración – Interfaces / Subir desde Excel – Clientes / Proveedores – Subir saldos iniciales de cuentas por cobrar.

2. Seleccionas la opción Contabilidad – Procesos contables – Saldos iniciales – Saldos iniciales de cuentas por cobrar.

3. Desde el módulo Transacciones – Cuánto me deben y das clic en el botón Crear – Saldos iniciales de cuentas por cobrar.

Al ingresar, el sistema te mostrara la siguiente pantalla:

Donde es necesario ingresar los siguientes campos:

Datos de encabezado:

• Fecha saldos iniciales: El sistema te desplegará un calendario, en el cual, te permite seleccionar la fecha en la cual quedara contabilizados los saldos iniciales.
• Moneda: Asignas la moneda con la cual se realizaron las transacciones.
• Personalizar cuentas contables: El programa trae predeterminadas las cuentas en donde se contabilizaran tus saldos iniciales, sin embargo puedes cambiarlas, dando clic en la «x» de la cuenta y luego seleccionando la que desees, siempre y cuando este marcada como maneja vencimiento en cartera.

Datos del detalle:

• Cliente: Empresa o persona al cual le vas a registrar el movimiento.

Importante: Al crear un nuevo tercero para los tipos Registro civil, Nit y cédula de ciudadanía el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 dígitos, ya que, si se agregan valores fuera del rango permitido, te aparecerá el siguiente mensaje:

• Tipo de operación: Puede ser saldo factura de venta o saldo anticipo clientes.
• Prefijo: El sistema asigna por defecto FV si es saldo factura de venta o RC si es saldo anticipo clientes, de igual manera podrás editar el campo y agregar el prefijo que desees.
• N° comprobante: Es el consecutivo de la factura, del recibo de caja o del saldo que vas a registrar.
• N° de cuota: Aparecerá por defecto cuota 1 o podrás asignar la cuota específica del movimiento que vas a registrar.
• Fecha de vencimiento: Fecha en la cual el movimiento o cuota vencerá y desde esa fecha empezará a mostrar el valor como vencido en los reportes.
• Centro de costo: Podrás seleccionar el centro de costo si lo manejas y parametrizaste en el comprobante 999 de saldos iniciales y será obligatorio si así lo estableciste. 
• Valor: Permite ingresar el valor que representa la deuda o el anticipo registrado.

Una vez completes la información, das clic en la pantalla fuera del ítem para que quede guardado y te permita agregar otros saldos iniciales.

Adicional te permite duplicar la información con el ícono  o eliminar el saldo ingresado dando clic en .

• Observaciones: Es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.

Para finalizar, das clic en el botón y observarás el documento de saldos iniciales de cartera de la siguiente forma:

Adicional al momento de consultar el comprobante en la parte superior, se habilitan unas opciones, las cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas:

a. Descargar e imprimir: Te permite visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

b. Más: Desde este botón podrás realizar algunos procesos adicionales al documento, como:

• Editar o modificar algún dato previamente registrado.
• Anular o borrar el documento.
• Ver la contabilización.
• Copiar el comprobante.
• Definirlo como comprobante favorito.

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