f1. Nómina

Tips liquidación de planilla integrada

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Te damos unos datos a tener en cuenta para la correcta liquidación y pago de aportes a seguridad social:

Importante: Conceptos no constitutivos de salario que deben ser excluidos de la base de cotización al Sistema General de Seguridad Social

  • Las prestaciones sociales.
  • Lo recibido por el trabajador, no para su beneficio sino para el desempeño de sus funciones, incluyendo los auxilios de vestuario, comunicación y estudio
  • Viáticos permanentes
  • Viáticos accidentales
  • Auxilio de transporte
  • Sumas pagadas por mera liberalidad, tales como primas y bonificaciones
  • Beneficios o auxilios acordados contractualmente y que se encuentren desalarizados
  • Aportes a fondos de pensiones voluntarios, sin distinguir los consolidados de los no consolidados, entendiendo entonces que la consolidación de los mismos no es factor determinante para incluirlos dentro de la base de aportes

Aplicación de la regla del 60/40 contenida en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010

Para efectos de las cotizaciones al sistema general de seguridad social, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. Así, aclara la UGPP que el 40% sólo puede estar conformado por los conceptos señalados en el punto anterior y que para determinar el total de la remuneración se debe tener en cuenta la totalidad de ingresos percibidos por el trabajador durante el respectivo mes, por todo concepto.

Base de cotización de aportes a seguridad social de trabajadores que devengan salario integral

La cotización en estos casos deberá liquidarse sobre el 70% del mismo “aunque el ingreso base de cotización resulte inferior a 10 SMLMV”. En ese sentido, la UGPP interpreta que la exoneración del pago de aportes parafiscales para los empleadores que sean sujetos pasivos del CREE, respecto de aquellos trabajadores que individualmente considerados devenguen hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, no aplica para trabajadores que devenguen salario integral pues entiende que el aporte se debe efectuar sobre el 70% de este independientemente de que esta base sea inferior a 10 salarios mínimos.

Siendo así…

¿Cómo se determina el IBC?

IBC = Total pagos salariales + Total pagos no salariales que exceden el 40% total remunerado + Cálculo de novedades del periodo

Pagos salariales: Constituidos por la remuneración ordinaria, fija o variable y todos los ingresos que percibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa de un servicio.

Pagos no salariales: Determinados por La Unidad en el Acuerdo 1035 de 2015 en la sección II. Pago en dinero o en especie otorgado al trabajador como beneficios o auxilios en busca de su bienestar o, aquellos que son otorgados para que el trabajador pueda desarrollar a cabalidad sus funciones y, en ningún caso retribuyen su servicio.

Novedades: Son pagos al trabajador como consecuencia de las vacaciones, licencias, incapacidades y/o demás contingencias que se puedan presentar en el desarrollo del vínculo laboral.

¿Cómo calculo los pagos no salariales que exceden el 40% del total de la remuneración?

Total pagos no salariales que exceden el 40% total remunerado = Total no salarial ( Total remuneración x 40% )

* Total remuneración: Corresponde a la suma del total de los pagos salariales y los pagos no salariales otorgados al trabajador o empleado, por cada periodo (mes).

Si el resultado de la diferencia entre el total de los pagos no salariales y el total de la remuneración multiplicado por cuarenta por ciento (40%) es mayor que cero (0), el resultado lo debo incluir como un factor de cálculo del IBC1 para liquidar el aporte a los subsistemas de salud, pensión y riesgos laborales.  

Vacaciones: Para liquidar la base de cotización del sistema de parafiscales (caja de compensación familiar, SENA e ICBF), se debe tener en cuenta el valor reconocido al trabajador por las vacaciones disfrutadas, compensadas en dinero o pagadas en liquidación de contrato. Para liquidar los subsistemas de salud y pensión, es necesario que tome como referencia el IBC del mes anterior al inicio del disfrute de las vacaciones, para calcular en proporción a los días disfrutados.

Incapacidades y licencias de maternidad: Para el cálculo de la base de cotización en salud y pensión se debe tener en cuenta el valor reconocido por las administradoras correspondientes.

Para el caso de las huelgas o suspensión temporal del contrato: Para calcular el IBC para realizar los aportes a cargo del empleador a los subsistemas de salud y pensión se debe tener en cuenta la base de cotización del periodo anterior al inicio de la novedad, en proporción a los días de suspensión o huelga. La ampliación de esta información la encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, así como en Decreto 780 de 2016.

TEN EN CUENTA

  • Los empleados no deben tener tipo de identificación NIT.
  • El aprendiz del sena en etapa lectiva no debe  tener subtipo.
  • El aprendiz del sena en etapa productiva no debe tener subtipo.
  • Aunque el sistema lo permite, para generar planilla de un mes valide que la nomina de las dos quincenas del mes estén en estado contabilizado.
  • La ciudad que pide la planilla es la de la caja de compensación y no la de nacimiento del empleado.
  • La ARL de todos los empleados debe ser la misma es decir la que tiene la empresa en general.

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