Nómina Electrónica

Cuando finaliza la relación laboral entre un empleador y un empleado, es necesario realizar la liquidación del contrato para dejar constancia clara de los valores que se pagan, como ingresos, deducciones y prestaciones pendientes.

Este proceso permite cerrar correctamente el vínculo laboral y asegurar que la información quede registrada de forma adecuada en el sistema. Resulta útil en el momento en que necesitas preparar, revisar o contabilizar la liquidación de uno o varios empleados de manera ordenada.

Para agregar las novedades en una liquidación de contrato, es necesario que realices los siguientes pasos: 

1. Ingresas a la configuración de nómina para revisar las cuentas contables asociadas a los conceptos de liquidación de contrato; te diriges por Configuración  – Nómina – Generales – Configuración de nómina.

2. El sistema habilita la siguiente pantalla, donde es necesario, en el campo «Tipo de proceso» seleccionar «Liquidación de contrato» y filtrar por cada grupo de nómina, para revisar la configuración de las cuentas contables por cada concepto.

3. Adicional, en la pestaña «Comprobantes de nómina» y en la sección «Otras liquidaciones» confirmas el tipo de comprobante contable asociado a la liquidación de contrato.

4. Luego, para liquidar tu contrato de trabajo, te diriges por la ruta: Nómina – Más procesos – Otros procesos – Liquidación de contrato.

5. En la siguiente pantalla, das clic en Nueva liquidación .

6. Al ingresar, encontrarás el paso 1 del proceso de liquidación de contrato, en el cual puedes diligenciar los siguientes datos:

Información básica:

• Descripción: te permite ingresar un nombre que identifique la liquidación de contrato.
• Año / Mes de liquidación: escoges el mes y año en que se va a realizar la liquidación de contrato.

Novedades generales:

Aquí encontrarás dos recuadros que te permitirán agregar esas novedades de ingresos y deducciones que se aplicarán de manera general a todos los empleados que integren la liquidación de contrato.

Importante: ten en cuenta que no podrás agregar de manera general novedades que requieran de fechas exactas, como incapacidades, vacaciones o licencias; estas podrás agregarlas de manera específica para cada empleado más adelante.

Selección de empleados:

El sistema te mostrará los empleados que tengan el contrato activo en el mes en que se realizará la liquidación de contrato, podrás filtrar para que aparezcan todos o solamente los que tienen fin de contrato en el mes seleccionado.

Recuerda que puedes seleccionar todos los empleados o solo algunos según sea el caso. Seguido a esto, es necesario que registres la “Fecha fin del contrato” y el “Motivo de retiro”, para continuar, presionas Crear liquidación .

7. En este paso, visualizarás el listado de los empleados incluidos en la liquidación del contrato y, además, podrás confirmar el total de ingresos, deducciones y neto a pagar por cada empleado.

Para realizar modificaciones sobre las novedades existentes, puedes presionar la opción «Ver detalle» y luego, sobre el concepto que deseas cambiar, das clic en Editar ; o también puedes hacerlo presionando Añadir novedad .

8. Para agregar las novedades a tu liquidación de contrato, seleccionas la novedad, completas los datos requeridos y das clic en Añadir novedad , así se adicionará al listado de tu liquidación.

Importante: de acuerdo con la Ley 1271 de agosto de 2023, nace un nuevo beneficio llamado licencia parental flexible, que consiste en otorgar a la madre o al padre la posibilidad de tomar su licencia de maternidad o paternidad en un tiempo parcial flexible, donde podrán cambiar un período determinado de su licencia por un período de trabajo de medio tiempo, lo que permitirá que la licencia se amplíe por el doble del tiempo.

Al relacionar el concepto «Licencia maternidad / paternidad», encontrarás Licencia parental flexible de tiempo parcial cuando lo actives, el sistema calculará el valor de la licencia dividiendo el día en dos, debido a que la licencia parental flexible es la mitad de la jornada laboral.

9. Cuando hayas terminado de agregar todas tus novedades, podrás visualizar la manera en la que el sistema está realizando los cálculos para cada una de ellas a través de la opción «Ver detalle de cálculos».

Con ello, aparecerá una ventana con el detalle de los cálculos para cesantías e intereses de cesantías, primas, vacaciones y otros conceptos.

Importante: si realizaste modificaciones manuales en algún concepto que el sistema calcule de manera automática, no evidenciarás nada en el detalle de los cálculos para ese concepto y se te informará a través de este mensaje.

10. Si olvidaste añadir un empleado en la liquidación, puedes hacerlo a través de Añadir otro empleado.

11. Una vez revises la información, das clic en Ir a contabilización .

De esta manera puedes agregar todas las novedades que requieras a tu liquidación de contrato de trabajo.

12. Luego, visualizas el detalle de la liquidación del contrato, así como la seguridad social y parafiscales en Excel dando clic en Ver detalle o puedes Ver cálculos de seguridad social y parafiscales y Generar archivo plano de banco . Finalmente, das clic en Contabilizar liquidación .

Te indica que «Se generarán los comprobantes contables para causar la liquidación de contrato, aportes de la empresa, provisiones y desprendibles de los empleados. Una vez lo hagas, la liquidación de contrato no se podrá editar.» Das clic en Entendido .

13. Puedes generar los comprobantes de liquidación de contrato y seguridad social seleccionando Ver comprobante o puedes imprimir o enviar los desprendibles presionando Ver desprendibles , luego seleccionas Contabilizar pago .

14. Ingresa la forma de pago, fecha de pago, seleccionas los empleados a los cuales vas a pagar con esa forma de pago y selecciona Contabilizar pago . Después, puedes generar el comprobante del desembolso seleccionando Ver comprobante .

Ahora sabes cómo capturar novedades en la liquidación del contrato de trabajo en Nómina Electrónica Pro/Plus.