Te permite respaldar compras o gastos realizados con personas que no están obligadas a facturar, cuando tampoco existe la obligación de emitir factura electrónica. Contar con una correcta configuración permite cumplir con los requisitos legales, llevar un mejor control de las operaciones y asegurar que la información quede registrada de forma adecuada en el sistema.
La configuración del documento soporte físico consiste en definir los campos y el formato de impresión requeridos por el sistema para su elaboración.
Pasos para configurar el documento soporte físico:
1. Dirígete a Configuración 
, selecciona Compras y Gastos – Documentos – Documento soporte.
2. Haz clic en Crear nuevo tipo de comprobante 
ubicado en la parte superior de la pantalla.
3. Define los datos principales:
- En uso: marca esta casilla para habilitar el tipo de comprobante al elaborar el documento soporte.
Datos principales del comprobante:
- Código del comprobante: asigna un código para identificarlo.
- Nombre del comprobante: digita un nombre claro y representativo.
Importante: visualizarás un mensaje aclarándote que es necesario manejar una resolución por cada tipo de documento soporte.
4. Asocia la resolución:
- Selecciona en tipo de documento soporte: físico.
- Ingresa los datos requeridos, como número de resolución Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), fecha de inicio, vigencia en meses y fecha final.
5. Configura la numeración:
- Prefijo: define los caracteres correspondientes al documento.
- Numeración inicial y final: ajusta el rango según la resolución de documento soporte físico.
- Próximo número de documento: indica el consecutivo inicial, si deseas personalizarlo.
- Numeración automática: marca esta opción para que el sistema gestione automáticamente el consecutivo.
6. Establece configuraciones complementarias:
- Habilitar centros de costo: determina si el documento incluirá esta funcionalidad.
- Incluir decimales: activa esta opción si necesitas mostrar decimales.
7. Define las cuentas contables y retenciones:
- Cuentas contables: establece la cuenta para descuentos por ítem.
- Retenciones: habilita impuestos como Retención en la Fuente por Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención de Industria y Comercio (ReteICA), si aplica.
8. Configura la visualización e impresión del documento:
- Formato: selecciona el diseño para la impresión y vista previa.
Datos para visualización:
- Título: escribe el título que se mostrará en el documento.
- Detalle para el cliente: define las columnas que serán visibles en la impresión y vista previa.
- Formato: en este campo puedes seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento y, en vista previa, ver un ejemplo del formato.
9. Almacena los cambios: una vez configurados todos los parámetros, haz clic en Guardar 
para que los datos queden registrados y disponibles en el programa.
Importante: puedes configurar varios tipos de documento soporte, cada uno con parámetros independientes según las necesidades de tu empresa.
