Una vez la DIAN apruebe la recepción de la mercancía o la prestación del servicio, debes completar el tercer paso: la aceptación expresa de la factura electrónica de tu proveedor. Este proceso es obligatorio y debe realizarse dentro de los siguientes 3 días hábiles, según lo establecido por la normativa vigente. Cumplir con este plazo garantiza la validez del documento y evita que se genere una aceptación tácita.
1. Accede por cualquiera de las siguientes rutas:
- Dirígete al módulo de Inicio – Accesos directos – Registra eventos en factura electrónica de proveedores.
- Ingresas a la opción Compras y gastos – Registro de eventos.
2. En esta sección podrás visualizar el listado de todas las facturas electrónicas que has ingresado para deducción. Al acceder a la pestaña “Eventos en proceso”, también podrás consultar el estado de cada uno de los eventos asociados (validado, pendiente, en proceso DIAN, fallido o rechazado).
Verifica que el segundo evento, “Recepción de mercancía/servicio”, esté aprobado y haz clic en el botón Continuar 
.
3. A continuación, se habilitará una nueva ventana para que completes el tercer paso: la “Aceptación de factura”.
4. Verifica los datos de la persona encargada de aceptar expresamente la factura del proveedor y haz clic en el botón Aceptar factura electrónica de venta 
.
Importante: una vez enviados los datos, no podrás modificarlos hasta recibir la respuesta de la DIAN.
De esta manera, la confirmación será enviada a la DIAN. Una vez el proceso sea aprobado, visualizarás el siguiente mensaje en pantalla:
Importante:
- Si el sistema muestra el estado Fallido, haz clic en el botón Revisar
y vuelve a confirmar la aceptación.
- Si no realizaste el envío del evento de aceptación expresa de la factura dentro del plazo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la recepción de la mercancía o servicio según lo establecido por la DIAN, en la pestaña “Eventos finalizados” se mostrará el estado “Plazo vencido” de la siguiente manera:
En este caso, tu proveedor o emisor de la factura será el responsable de emitir el evento de aceptación tácita.
- Una vez hayas emitido este evento, a tu proveedor no le será posible generar nota crédito o débito de esta factura, según lo establecido en el Decreto 1074 del 2015.
Con estos pasos, aseguras el cumplimiento normativo y la trazabilidad de tus operaciones comerciales.
