Nómina Electrónica

Conocer los cambios de la Reforma Laboral es fundamental para comprender el impacto de la aprobación y sanción de la Reforma Laboral 2025 Ley 2466 de 2025, en la regulación del trabajo en Colombia. Estas disposiciones introducen ajustes relevantes que buscan modernizar las relaciones laborales, fortalecer los derechos de los trabajadores y promover la formalización del empleo. Este contenido se utiliza como referencia para identificar los cambios aplicables y apoyar la correcta adaptación de los procesos laborales y de nómina en la operación diaria de las empresas.

A continuación, se presentan los principales cambios aprobados junto con sus respectivas fechas de implementación:

1. Contratación laboral:

• Contrato a término indefinido: se establece como la modalidad general de contratación. En caso que el trabajador decida dar por terminado el contrato de manera unilateral, deberá comunicarlo con un preaviso de 30 días calendario. No obstante, el incumplimiento de este plazo no conlleva sanción alguna.

• Contrato a término fijo: se trata de una modalidad de contratación válida. Puede establecerse y renovarse por períodos menores a un año; duración máxima o renovaciones por 4 años (a partir de la entrada en vigor de la ley)

Importante: si se incumplen las condiciones, se entenderá como contrato a término indefinido desde el inicio.

• Contrato por obra o labor: este tipo de contrato continúa siendo una modalidad legal de contratación. Debe formalizarse por escrito e incluir una descripción precisa de la tarea o proyecto para el cual se contrata el trabajador. Si se incumplen las condiciones, se entenderá como contrato a término indefinido desde el inicio.
• Contratación de personas con discapacidad: aplica para:

Las empresas con hasta 500 trabajadores deben contratar al menos 2 trabajadores con discapacidad por cada 100 empleados.

A partir de 501 trabajadores, se debe contratar al menos un trabajador con discapacidad adicional por cada tramo de 100 empleados.

Importante: esta obligación rige a partir del segundo año de vigencia de la ley.

• Contrato de aprendizaje: se reconoce como un contrato laboral especial a término fijo, regulado por las disposiciones del Código Sustantivo de Trabajo. La reforma no modifica el cálculo de la cuota de aprendices.

  La duración del contrato no podrá exceder los tres años y el aprendiz como remuneración recibirá un apoyo de sostenimiento mensual y su implementación será desde la entrada en vigor de la ley. 

  A continuación, los principales cambios efectuados:

Importante: si la empresa está exonerada, para los aprendices en etapa productiva no se deben calcular aportes a salud, ICBF ni SENA.

Sigue estos pasos:

• Liquidar y contabilizar la nómina:

Crear y liquidar nómina electrónica Lite.

Crear y liquidar nómina electrónica Pro/Plus.

• Luego, liquida la planilla integrada de aportes nómina electrónica Pro (el aprendiz se reflejará como Tipo de cotizante 19).

Importante: según lo indicado por el Ministerio de trabajo en la  Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025, no se deben realizar aportes a seguridad social por los días del 25 al 30 de junio, por lo cual no es necesario modificar la PILA correspondiente a este período.  El pago correspondiente a esos días debe incluirse en la nómina de julio, como un ajuste por diferencia salarial.

Este ajuste sí debe reflejarse en la nómina electrónica, pero no en la base de cotización de seguridad social.

Recomendaciones dentro del programa:

• Crear un concepto denominado ajuste cuota de sostenimiento, el cual debe estar marcado en la sección conceptos base para empresa y conceptos base para el empleado como base para prima, vacaciones, cesantías e intereses. En la ruta Nómina – Configuración – Nómina – Generales – Concepto de nómina.
• Realiza el ajuste en tu sistema de nómina en julio, incluyendo el concepto de “Ajuste de cuota de sostenimiento” por el valor correspondiente a los 6 días de junio.
• Asegúrate de que el sistema calcule correctamente las prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima, vacaciones).

Importante: el ajuste no constituye base para seguridad social, pero sí para prestaciones sociales.

2. Jornadas y Recargos.

Trabajo diurno y nocturno:

• La jornada diurna: está comprendida entre las 6:00 a. m. a 7:00 p. m.
• La jornada nocturna: está comprendida entre las 7:00 p. m. a 6:00 a. m.
• Fecha de implementación: 6 meses después de la promulgación de la ley.

Jornada semanal: la reducción de la jornada máxima de trabajo se fundamenta en la Ley 2101 de 2021, que establece una disminución progresiva de la jornada laboral semanal, de 48 a 42 horas, sin afectar el salario ni los derechos adquiridos de los trabajadores. En este sentido, para el año 2025 la jornada laboral se fija en 44 horas semanales, y a partir del año 2026 se reducirá definitivamente a 42 horas semanales.

La jornada para la familia no será obligatoria a partir de la entrada en vigor de la ley.

Horas Extras: no se requerirá permiso del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras y el empleador deberá llevar un registro detallado que corresponda al tiempo laborado, más allá de la jornada ordinaria acordada en el contrato de trabajo, la cual no debe superar la jornada máxima permitida por la ley.

Remuneración en días de descanso obligatorio: el recargo en días de descanso se incrementará de manera gradual de la siguiente manera:

• Julio 2025: 80%
• Julio 2026: 90% 
• Julio 2027: 100%

De esta manera, el cambio genera el siguiente efecto sobre el porcentaje total aplicado a las horas extras y recargos en días festivos:

Consulta el proceso para:

• Capturar novedades de horas extras en nómina electrónica Pro/Plus.
• Capturar novedades de horas extras en nómina electrónica lite.

3. Modalidades de teletrabajo: se incluyen 5 modalidades de trabajo remoto:

• Autónomo: el trabajador elige un lugar fijo diferente a la empresa.
• Móvil: no tiene un lugar de trabajo establecido.
• Híbrido: combina trabajo desde casa y en la empresa (mínimo 2 ó 3 días desde casa).
• Transnacional: permite trabajar desde otro país. El empleador debe garantizar cobertura en salud y asumir las prestaciones económicas a través del sistema colombiano.
• Temporal o emergente: aplica en situaciones como emergencias sanitarias o desastres naturales.

4. Auxilio de conectividad: aplica a quienes devenguen menos de 2 salarios mínimos, y reemplaza el auxilio de transporte y mantiene el mismo valor.

5. Otros aspectos:

• Restricción en contratos de prestación de servicios: solo podrán usarse para tareas no misionales y específicas, buscando limitar el abuso de esta figura.
• Nuevas licencias remuneradas: para citas médicas urgentes o programadas y obligaciones escolares, con aviso y certificado previo.
• Fomento del uso de la bicicleta: un día libre remunerado por cada seis meses usando bicicleta para ir al trabajo, si se certifica.
• Ambientes laborales libres de acoso y discriminación: en un año se debe formular una política pública para prevenir estas conductas.
• Remuneración a internos de medicina: estudiantes de último año que hagan prácticas recibirán un salario mínimo y afiliación a seguridad social.
• Formalización de plataformas digitales: plataformas digitales de reparto asumirán el 60% de salud y pensión y el 100% en riesgos laborales; el trabajador asumirá el 40% restante.
• Formalización del trabajo doméstico: obligatorio firmar contrato escrito, con posibilidad de seguir en régimen subsidiado de salud si aplica.
• Programa crea empleo: apoyo económico de hasta 6 meses para empleadores que contraten mujeres, jóvenes o mayores de 50 años mientras el desempleo esté alto.
• Protección al trabajo rural femenino: vinculación progresiva de madres comunitarias al ICBF y beneficios para sectores como restaurantes, turismo y agricultura.

Importante: la aplicación de algunos de los cambios mencionados anteriormente dentro del programa, depende de la emisión de la reglamentación complementaria por parte del Gobierno Nacional.

Ya tienes toda la información necesaria para conocer los principales cambios en la normatividad de la reforma laboral.