Crear los contratos de los empleados en el sistema es fundamental para garantizar una gestión laboral organizada, transparente y conforme a la normativa vigente. Esta funcionalidad permite registrar las condiciones pactadas con cada trabajador, facilitando la liquidación de la nómina, el cálculo de aportes a seguridad social y el cumplimiento de obligaciones legales.
Para crear los contratos, realiza los siguientes pasos:
1. Crea los empleados de tu empresa.
2. Ingresa al módulo Nómina electrónica y selecciona la pestaña Empleados.
3. Realiza la búsqueda del empleado, desde la casilla «Buscar» donde digitas el nombre, el número de identificación o de contrato, o directamente desde la lista.
- Ubica el empleado, encontrarás el botón Editar, haz clic en la flecha y selecciona la opción Crear nuevo contrato.
- Selecciona el nombre y en los datos del empleado, presiona el botón Crear contrato
.
4. El sistema te va a permitir completar los siguientes datos del contrato:
Información laboral:
- Tipo de contrato: define si el contrato es fijo, indefinido, obra o labor, aprendiz SENA en etapa de entrenamiento o en etapa productiva.
Importante:
– Al crear un contrato de aprendiz SENA en etapa de entrenamiento, el sistema sugerirá el tipo de cotizante «aprendiz SENA en etapa productiva», y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, solicitará el fondo de salud, ARL, la clase de riesgo, código CIUU y código.
– Para aprendiz SENA en etapa productiva, el sistema asigna por defecto el tipo de cotizante «dependiente – contrato laboral» y el subtipo de cotizante «sin subtipo». Además, se requerirá diligenciar obligatoriamente los campos de fondo de salud, pensiones, ARL, la clase de riesgo, código CIUU, código, caja de compensación y fondo de cesantías.
- Sueldo: ingresa el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral, marcas la casilla para que el sistema haga los cálculos correspondientes.
Datos de contrato:
- Número de contrato: asigna un código único que identifique el contrato, se recomienda que sea la misma cédula del empleado.
- Cargo: podrás buscar alguno de los cargos que el sistema tiene previamente configurados o crear nuevos si lo requieres.
- Grupo de nómina: define si el empleado pertenece al grupo de administración, ventas o producción. Ten en cuenta que estos grupos afectan contablemente la liquidación de dicho empleado, lo cual, puedes validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos.
- Centro de costo: elige un centro de costo para el contrato, este campo es opcional.
Datos para aportes de seguridad social y parafiscales:
- Selecciona el tipo y subtipo de cotizante, los fondos de salud, pensión, ARL, caja de compensación, cesantías y define los porcentajes de salud, pensión, la clase de riesgos laborales y el código de la actividad económica para la ARL.
¿Deseas activar deducciones de retención en la fuente (valores mensuales)?
- Define si deseas activar las deducciones de retención en la fuente, marcando la casilla Si o No.
Si eliges la casilla “Si”, podrás activar las opciones que apliquen y agregar el monto en valores para que se tenga en cuenta en la elaboración de la nómina.
5. Una vez ingreses los datos requeridos, selecciona Guardar y finalizar 
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Importante:
- En caso de no completar todos los campos obligatorios, el sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde te indica que la información no fue guardada. Haz clic en el botón Aceptar y completa los datos faltantes.
- Cuando no puedas guardar los cambios, porque el número de contrato ya ha sido asignado a otro empleado, se habilitara este mensaje informativo.
6. Luego de terminar este proceso, realiza la liquidación de la nómina dependiendo del paquete que manejes:
- Creación, liquidación y contabilización o pago de la nómina electrónica Plus.
- Creación, liquidación y contabilización o pago de la nómina electrónica Pro.
Esperamos que esta guía haya sido de utilidad… ¡Estamos aquí para lo que necesites!
