Elaborar el documento soporte físico te sirve para registrar transacciones con sujetos no obligados a facturar, cuando el comprador tampoco tiene la obligación de facturar electrónicamente. Según el artículo 19 de la Resolución 000167 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), este documento valida la operación para efectos de costos, deducciones o impuestos descontables, asegurando cumplimiento tributario y respaldo legal.
A continuación, te explicamos cómo elaborar un documento soporte físico, paso a paso:
1. Realiza la configuración del documento soporte físico.
2. Accede por alguna de las siguientes rutas:
- En el módulo de Inicio, selecciona Accesos directos – Crea un Documento soporte.
- Presiona el botón + Crear
y en la sección Proveedores, elige Documento soporte.
- Dirígete al módulo de Compras y gastos, selecciona la pestaña Documentos de compras y gastos y haz clic en Nueva compra / Gasto / Doc soporte
– Documento soporte.
3. Se habilita la pantalla de Nuevo documento soporte y en la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales y al seleccionarlo, se desplegarán algunas guías que podrás consultar.
4. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de documento soporte físico que se utilizará. El sistema habilitará una ventana; haz clic en el botón Sí, continuar
.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual. Elige la fecha que necesites.
- Proveedores: realiza la búsqueda del proveedor al que se le está comprando o si lo requieres, puedes crearlo.
- Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será registrado.
- No. comprobante proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
- Centro de costos: esta casilla se habilita si la empresa los maneja y si, al momento de definir este parámetro, se indicó que este documento lo solicite.
- Descuento en porcentaje: márcalo si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
5. Ingresa los datos del detalle del documento soporte físico:
- Tipo: puedes registrar el documento soporte por:
- Producto: selecciona el producto o servicio que adquiriste, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste.
- Activo fijo: registra los activos fijos adquiridos por la empresa.
- Gasto / Cuenta contable: ingresa los gastos que ha tenido la empresa.
- Bodega: relaciona la bodega en la cual se aumentarán las cantidades del producto.
- Cantidad: indica la cantidad que compraste.
- Valor unitario: digita el valor de compra del producto o servicio, gasto o activo fijo.
- Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, impoconsumo y de retención que pueda aplicar.
Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen, es necesario que estos se hayan creado previamente.
6. Selecciona el método de pago (Contado o Crédito). Al hacerlo, podrás utilizar las diferentes Formas de pago creadas previamente para que elijas las que necesites.
- En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago selecciona Crédito y luego «Cruzar anticipo».
7. En la sección de totales, visualizarás el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática.
Además, si habilitaste en la configuración del documento soporte el manejo de Retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (ReteIVA) y Retención en la Fuente del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.
8. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o documento (ejemplo: comprobante escaneado expedido por el proveedor).
Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1 GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional en la tienda Siigo.
9. Una vez hayas incorporado toda la información, haz clic en el botón Guardar 
y visualizarás el documento soporte físico.
10. En la parte superior de la vista preliminar, se habilitarán las siguientes opciones:
- Registrar pago
: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con el documento soporte, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago. - Descargar e imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Aplicar nota de ajuste
: al seleccionar esta opción te direccionará para aplicar una nota de ajuste al documento soporte físico. - Más
: allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:- Editar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Ver la contabilización.
- Copiar el documento.
- Marcarlo como comprobante favorito.
11. Al realizar un documento soporte físico con formas de pago de tipo contado, el sistema registrará la causación y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar el documento, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
En la contabilización del documento soporte físico, se realizará el cambio de la cuenta de tipo contado asociada con la forma de pago por la cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema), y el vencimiento se tomará de los datos del documento soporte.
Importante:
- La cuenta contable 229999 – Causación automática compras (sistema) tiene deshabilitadas las modificaciones en su catálogo, por lo que no es posible editarla, borrarla o modificarla.
- La forma de pago Causación automática de compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.
- Por cada forma de pago de tipo contado asociada al documento soporte físico, se creará un recibo de pago automático que tomará el vencimiento del documento y realizará el cruce correspondiente de manera automática.
- El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
- La causación automática en el documento soporte físico genera el recibo de pago RP-999, únicamente para las formas de pago de tipo contado que utilizan cuentas contables del activo.
- Al elaborar el documento soporte físico con formas de pago de anticipo, crédito y otros, que están configuradas con cuentas contables del pasivo, el sistema no generará el recibo automático.
¡Bien hecho! Ya conoces cómo elaborar tus documentos soporte físicos.
