Elaborar el documento soporte físico te sirve para registrar transacciones con sujetos no obligados a facturar, cuando el comprador tampoco tiene la obligación de facturar electrónicamente. Según el artículo 19 de la Resolución 000167 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), este documento valida la operación para efectos de costos, deducciones o impuestos descontables, asegurando cumplimiento tributario y respaldo legal.
A continuación, te explicamos cómo elaborar el documento soporte físico, paso a paso:
1. Configura el manejo del documento soporte físico.
2. Accede por cualquiera de las siguientes rutas:
- Desde el módulo Inicio, selecciona Accesos directos y haz clic en Crea un Documento soporte.
- Haz clic en + Crear
, y selecciona Proveedores, luego Documento soporte.
- Por el módulo Compras y Gastos – Documentos de compras y gastos, selecciona Nueva compra / Gasto / Doc soporte
, y elige Documento soporte.
3. Completa los datos del encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de documento soporte físico que deseas elaborar; una vez que lo elijas haz clic en Sí, continuar
.
- Fecha de elaboración: ingresa la fecha del documento; debe estar entre seis días calendario antes o después de la fecha actual.
- Proveedores: crea, digita o busca el proveedor al cual se le está comprando.
- Número: el sistema asignará automáticamente el consecutivo si está configurada la numeración automática; de lo contrario, ingrésalo manualmente.
- No. comprobante proveedor: ingresa el prefijo y número de factura emitida por el proveedor.
- Centro de costo: habilita esta casilla si tu empresa lo utiliza.
- Descuento en porcentaje: actívalo si deseas aplicar descuentos por porcentaje.
4. Registra los datos del detalle del documento soporte: adiciona los gastos, activos, productos o servicios adquiridos, selecciona el tipo, cantidades y valor unitario.
- Sección de totales: revisa el total bruto, descuentos, impuestos y valor neto.
- Formas de pago: selecciona la forma de pago creada previamente.
- Observaciones: agrega comentarios adicionales necesarios para el documento.
- Adjunta archivo: puedes anexar un archivo o documento (máximo 2 MB por archivo y hasta 5 archivos).
5. Una vez completada toda la información, haz clic en Guardar 
.
6. Opciones adicionales en el documento soporte físico:
- Registrar pago
: genera un recibo de pago o egreso relacionado con el documento. - Descargar e imprimir
: visualiza el documento y descarga el PDF para impresión. - Aplicar nota de ajuste
: realiza ajustes al documento soporte físico. - Más
: puedes editar, anular, borrar, ver contabilización, copiar y marcar como favorito.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo elaborar tu documento soporte físico.
