Con esta funcionalidad podrás desde la vista de las cotizaciones, elaborar una factura electrónica de venta. A continuación, te indicamos los pasos:
1. Realiza la búsqueda de la cotización en el sistema y en la vista preliminar en la parte superior seleccionas el botón Facturar 
.
Importante: el botón Facturar solo aparecerá disponible cuando no exista ningún documento de remisión y/o factura relacionada con la cotización. Si ya existe una remisión relacionada con esta cotización, podrás facturarla mediante el cruce de factura de venta con remisiones.
Al dar clic en esta opción, te aparecerá una ventana emergente, donde confirmas que deseas facturar la cotización.
2. Luego, se habilita la pantalla para elaborar la factura electrónica.
Donde automáticamente el sistema trae la información registrada de la cotización y será posible editar los siguientes campos:
Datos de encabezado
- Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
Importante: en caso de que no te deje seleccionar el tipo de comprobante, esto se debe a que la cotización no tiene habilitado el manejo de decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario primero ir a la configuración de la cotización para marcar la casilla “Incluir decimales” luego, editas la cotización y guardas sin hacer ningún cambio, así tomara la nueva configuración y finalmente podrás facturar la cotización.
- Cliente: relacionas el cliente al cual vas a facturarle.
Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así, se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.
Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con cuál se tendrá comunicación en la empresa del cliente.
- Vendedor: aquí encontrarás el nombre del vendedor asociado al cliente.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
Importante: Al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar 
el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad DIAN vigente y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.
- Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
Detalle de la factura
- Producto: te permite seleccionar el producto o servicio que vas a comercializar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacerlo dando clic en la opción + Crear nuevo.
- Bodega: relacionas la bodega de la cual se descontará el producto vendido, en caso de que aplique.
- Cantidad: indicas la cantidad que vas a vender.
- Valor unitario: aquí el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
- % Desc.: te permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: en este campo, es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
- Formas de pago: el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y las cuales en Tipo estén marcadas como solo cartera o cartera/proveedor.
Datos adicionales
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:
- Adjuntar archivo: el programa te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).
Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón Guardar y enviar 
.
Enseguida se habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar 
.
Luego, el sistema te mostrara una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.
También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc 
, donde el sistema habilitara el campo “Con copia a” y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.
Por ultimo, confirmas dando clic en el botón Enviar 
.
Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente»
Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.
Ahora ya sabes cómo elaborar una factura electrónica de venta cruzando con la cotización.
20 comentarios en “Elaborar factura electrónica cruzando con la cotización”
Buenos días !
Puedo realizar 2 facturas diferentes a 1 sola cotización. Ejemplo: Realizo la cotización del servicio completo y facturo en este mes el 50% de la cotización y el otro mes el 50% del valor restante, esto relacionando obviamente la misma cotización? Gracias
Buen día Adriana, en Siigo solo es posible facturar una vez la cotización.
Buen dia
Pregunto por que al facturar desde una cotizacion dejo rellenar el Centro de Costo auntomaticamente en la factura
Saludos
Buen día Alexis, posiblemente asociaste el centro de costo en la cotización y al facturarla el sistema lo relaciona de forma automatica.
Si hago una cotización y esta no es aprobada por el cliente, puedo borrarla? Que implicaciones contables tiene si la borro? no manejo inventario solo servicios.
Buen día Carmen, una cotización no realiza ninguna contabilización, el sistema permite borrarla o anularla.
BUENAS TARDES PORQUE HAGO UNA COTIZACION Y NO ME ESTA DEJANDO PASARLA A FACTURACION ELECTRONICA
Buen día, en caso de que no te deje seleccionar el tipo de comprobante, esto se debe a que la cotización no tiene habilitado el manejo de decimales en la configuración, por lo tanto, es necesario anular la cotización, luego ir a la configuración para marcar la casilla «Incluir decimales»; y posteriormente elaboras nuevamente la cotización con decimales.
Cuando hago una cotización me descuenta del inventario y me lo congela hasta que el cliente decida la compra ?
Buen día Daniel, la cotización es un documento el cual contiene la información de los productos y/o servicios que la empresa ofrece para la venta, pero no mueve inventarios, si así lo requieres puedes generar una remisión.
puedo simplemente realizar la cotización si relacionarlo a ninguna factura ?
Hola Yolanda, puedes elaborar cotizaciones en Siigo, de esta manera.
Al facturar puedo modificar el Centro de Costo de la cotización?
Hola Peggy, si marcaste uso de centro de costos en la configuración del documento, puedes hacer la modificación.
Buen dia porque intento facturar con una cotizacion y no aparece ninguna factura asociada es decir sale en blanco y no deja seguir, Gracias
Hola Leidy, verifica la configuración del documento, crear un tipo de documento Cotización. Después de creada la cotización, vas a la factura y llamas la cotización para crearla.
puedo realizar una sola factura, relacionando o tomando varias cotizaciones del mes?
Hola Dayanna, en este momento solo se permite realizar una factura por cotización.
Donde puedo validar la cotizacion a la que hace referencia
Hola Arnil, si ya elaboraste la cotización en tu programa, es necesario que la consultes, para poder elaborar la factura desde a cotización.