Se utiliza cuando es necesario corregir errores, ajustar valores o incluir datos que se omitieron en el documento original, garantizando que todas las operaciones queden correctamente registradas y respaldadas. Realizarla en el momento adecuado permite cumplir con los requisitos legales y conservar un control claro sobre las transacciones, facilitando la trazabilidad y el manejo de tu información contable y financiera.
Pasos para elaborarla:
1. Configurar el manejo de la nota de ajuste del documento soporte físico.
2. Ingresa por cualquiera de las siguientes rutas:
- Haz clic en Crear
, selecciona Proveedores – Nota de ajuste doc. soporte.
- Desde el módulo de Compras y gastos, luego en la pestaña Documentos de compras y gastos, selecciona Nueva compra / Gasto / Doc Soporte
– Nota débito / nota de ajuste.
3. Completa los datos del encabezado:
- No. de compra / Doc. Soporte: digita o busca el documento soporte sobre el cual se realizará la devolución utilizando el botón de búsqueda.
Importante: el sistema automáticamente cargará los datos asociados al documento soporte físico.
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante; en este caso, nota de ajuste para documento físico.
- Fecha de elaboración: digita la fecha en la que el documento será registrado en el sistema.
- Proveedor: este campo se completa automáticamente al seleccionar el documento soporte.
Importante: verifica en la opción «Ver perfil» que los datos del proveedor, como dirección, ciudad y departamento, estén completos.
- Número: el sistema asignará un consecutivo automáticamente si la numeración automática está configurada; si no, es necesario ingresarlo manualmente.
4. Registra los datos del detalle del documento:
- Detalle: edita las cantidades según corresponda; los valores brutos, impuestos y netos se ajustarán automáticamente con las modificaciones.
- Formas de pago: selecciona entre las formas de pago relacionadas en el documento soporte para cubrir el total de la devolución.
- Observaciones: añade comentarios que serán visibles en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: si lo requieres, adjunta un documento adicional para enviarlo al proveedor.
5. Una vez ingresados todos los datos, haz clic en Guardar 
.
6. Opciones adicionales en el documento soporte:
- Imprimir
: descarga el documento en formato PDF y envíalo a impresión. - Más
: desde esta opción, puedes editar, anular, borrar y visualizar la contabilización.
De esta manera, lograrás elaborar tu nota de ajuste del documento soporte físico.
