Elaborar una nota débito electrónica es un proceso clave cuando necesitas ajustar o aumentar el valor de una factura electrónica ya emitida, ya sea por diferencias en precios, cantidades u otros cargos que no se incluyeron inicialmente. Su importancia radica en que permite reflejar de forma transparente estos cambios, tanto para tu cliente como para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En la práctica, se elabora cuando identificas diferencias en valores o cantidades después de haber generado una factura, asegurando así que tus registros coincidan con la realidad de la operación.
Pasos para elaborar una nota débito electrónica:
1. Configura el comprobante para nota débito electrónica.
2. Elabora la nota débito por las siguientes rutas:
- Desde el botón + Crear
– Clientes – Nota débito (Ventas).
- Por el módulo de Ventas, luego selecciona Crear factura
y haz clic en nota débito.
- En la vista de la factura electrónica, selecciona el botón Más
– Aplicar nota débito.
3. Verifica y completa los datos del encabezado:
- Factura: realiza la búsqueda de la factura electrónica de venta sobre la cual se realizará la nota débito.
Al seleccionar la factura electrónica, el sistema trae por defecto los campos: Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, Código Único de Factura Electrónica (CUFE), Fecha de elaboración de la factura y Número de factura.
Importante:
- Si al seleccionar la factura, aparecen todos los campos excepto el de «Contacto», ingresa al perfil del tercero y verifica que en la categoría «Facturación y envío» todos los datos estén completos. Guarda los cambios y continúa el proceso.
- Ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, no es posible aplicar notas débito a facturas que cuenten con evento de aceptación expresa o tácita, ni a aquellas que se encuentren en proceso de solicitud de aceptación. En estos casos, el sistema mostrará la siguiente notificación:
Aceptación tácita o expresa en proceso
Aceptación tácita o expresa validada
- Tipo: elige el tipo de comprobante de nota débito electrónica que se utilizará.
- Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si, en la definición de los parámetros, se seleccionó el manejo de numeración automática; de lo contrario, al momento de elaborar la nota débito, debes digitar el número con el cual será registrada.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual. Si te ubicas sobre el campo, aparecerá un mensaje informativo que indica que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
- Motivo DIAN: selecciona el motivo por el cual se realizará la nota débito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.
Importante: al aplicar una nota débito a una factura de venta con datos para el sector salud, se mostrará en el encabezado el botón + Cambiar datos sector salud para facilitar la edición de la información específica del sector.
4. En el detalle de la nota débito, podrás visualizar los productos y/o servicios facturados, donde es posible modificar la cantidad y el valor unitario, si lo requieres.
Importante: al seleccionar una factura electrónica que tenga información de transporte de carga, se mostrará la columna de “Datos complementarios”.
5. Selecciona las formas de pago que han sido relacionadas en la factura electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota débito electrónica.
- Si la factura electrónica tenía como forma de pago efectivo o un pago inmediato, al realizar la nota débito electrónica deberás seleccionar la misma forma de pago.
- Si la factura electrónica se generó con la forma de pago crédito, cuando realices la nota débito, no deberás modificar en ningún caso la opción «Saldos de cartera». Luego, relaciona la factura de venta a la cual se está aplicando la nota débito para que el sistema realice el cruce contable.
6. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o comprobante de la nota débito electrónica.
7. Una vez hayas completado los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar 
que encuentras en la parte inferior.
8. Aparecerá una ventana informando que, al enviar la nota débito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
9. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará la nota débito electrónica.
Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo “Para”.
Importante:
- El campo “Asunto” se genera automáticamente por el sistema; su contenido depende del estado de la nota débito.
- Cuando el tercero es consumidor final, el ícono aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.
Una vez confirmes los datos, haz clic en el botón Enviar 
.
La nota débito electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (factura@transaccionesco.siigo.net) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:
Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, serán en formato .zip y cumpliendo con la Resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:
- Z: comprimido.
- Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico sin Dígito de Verificación (DV), de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
- Código asignado por la DIAN al proveedor tecnológico de tres (3) dígitos.
- Dos (2) últimos dígitos del año calendario.
- Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero).
10. Al hacer una nota débito electrónica con factura de venta asociada, en la vista del documento se mostrará el CUFE de dicha factura.
Si al elaborar la nota débito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de Impuesto al Valor Agregado (IVA), podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.
11. En la parte superior se habilitarán las siguientes opciones:
- Enviar por mail: puedes enviar por correo electrónico la nota débito al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros.
- Descargar e Imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
- Más: te permite realizar las siguientes acciones: descargar el XML, ver la contabilización y actualizar el documento electrónico, en caso de presentarse alguna intermitencia o errores de visualización.
Gracias por consultar nuestra guía. Esperamos que haya sido útil para tu proceso.
Necesito registrar una nota credito que me envío un proveedor de mercancia que no recibimos, por donde la hago??
Buen día Elihet, puedes elaborar la nota débito a la factura de compra, como lo explica este instructivo.
BUENAS TARDE
VENDI UN PRODUCTO DE LA TIENDA , PERO EL CLIENTE ME LO DEVOLVIO, COMO HAGO PARA INGRESAR EL PRODUCTO NUEVAMNETE AL INVENTARIO GRACIAS.
Buen día Ancizar, para registrar la devolución de la factura puedes elaborar una nota crédito electrónica.
Como puedo realizar una Nota Debito para suplir una nota Crédito que realice doble y ya tiene aprobación. En el momento me aparecen dos notas creditos
Buen día Roberto, elaboras una nota débito a la factura por el valor de la nota crédito que requieres anular.
En las notas débito no me sale para seleccionar Tipo.
Buen día Melissa, si no te aparece el tipo de comprobantes, es necesario que configures la nota débito electrónica.
buenos dias he realzado una factura por un valor x, me digeron que con una nota credito podia corregir el valor faltante, lo realice. pero la empresa a la que le estoy ahciendo el cobro no me lo acepto, que le realice otra factura.
como hago para eliminar esa factura y esa nota credito a esa factura? o realmente cual es el paso a seguir gracias
Buen día Franklin, como realizaste una nota crédito para anular una parte de la factura de venta, puedes generar otra nota crédito a la factura por el valor que corresponda, para anularla en su totalidad y puedas elaborar la factura electrónica de forma correcta.
Buenas tardes, necesito modificar la descripción de una factura o anular una factura y crear otra con la nueva descripción, que debo hacer, Gracias.
Buen día Jorge, puedes anular la factura electrónica aplicando una nota crédito electrónica y podrás volver a generar la factura de forma correcta.
PUEDO REALIZAR UNA NOTA DEBITO A UNA NOTA CREDITO, PARA CORRECCION DE VALORES.
Buen día Sandra, puedes elaborar una nota débito electrónica a la factura, afectando tanto en valores como en cantidades.
Buenos días.
la nota débito se genera por el valor faltante de la factura electrónica de veta o por el total por favor?
Buen día Natalia, en Siigo puedes generar una nota crédito para agregar o registrar cobros adicionales a las facturas de venta, es importante tener en cuenta que realiza tanto en valores como en cantidades.
SI NECESITO HACER ND POR UN ITEM DE FACTURA QUE NO ME CALCULO EL IVA, LO PUEDO HACER POR ESTE MODULO? ES SOLO FACTURAR EL IVA NADA MAS PORQUE EL ITEM YA SE FACTURO .
Buen día, en Siigo puedes elaborar la nota débito afectando tanto valores como cantidades, en este caso te afectaría también y no es lo que requieres, sin embargo si la factura esta a crédito puedes al registrar el pago por medio de un recibo de caja avanzado incluir el impuesto o si por el contrario es pago de contado puedes aplicar una nota crédito a la factura y elaborarla de forma correcta.
es posible hacer nota credito a una nota debito?
Hola Santiago, sí puedes realizar una nota crédito para anular o cruzar una nota débito ellas cruzadas contra la factura.
Buenas tardes,
Es posible hacer una nota debito de ventas sin asociar una factura? Estoy intentando cancelar una NC que no se asocio a una factura.
Muchas gracias,
Hola Luis, siempre solicita el documento a cruzar, si no se asocio factura puedes realizar un comprobante contable para cruzar los valores.
Esta muy interesante gracias
Gracias Carlos, por tus comentarios.