La liquidación de contrato se realiza cuando un colaborador finaliza su vínculo laboral y es necesario calcular los valores pendientes por pagar. Este proceso te permite registrar correctamente los conceptos legales, cumplir con las obligaciones laborales y dejar la información lista para su contabilización y pago en la nómina electrónica.
Importante: si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.
Para generar la liquidación, sigue estos pasos:
1. Realizar la liquidación y contabilización de la nómina.
2. Realizar el cambio de la fecha de finalización del contrato del empleado:
- Te diriges por el módulo Nómina electrónica – Empleados.
- El sistema te muestra todos los empleados que tienes creados con su respectivo contrato.
- Podrás buscar el empleado específico a través del buscador de empleados.
- Una vez encuentres el empleado, haz clic sobre el nombre o en el botón Editar
.
- Luego, haz clic en la sección Datos del contrato y relaciona la fecha de finalización del contrato:
- Cuando realices los cambios que necesitas, haz clic en el botón Guardar cambios
.
3. Revisar la configuración de los conceptos:
- Te diriges por el ícono de engranaje
que significa Configuración, luego vas por Nómina – Generales – Conceptos de nómina.
- Es necesario que verifiques la configuración de los conceptos que afecten horas o días, y la base de cálculo para el empleado:
- En el campo Bases para cálculos puedes seleccionar si deseas que se realice por Promedio o Sueldo + auxilio de transporte.
4. Revisar en la configuración de nómina las cuentas en los conceptos de liquidación de contrato:
- Te diriges por el ícono de engranaje
que corresponde a Configuración, luego vas por Nómina – Generales – Configuración de nómina.
Se te habilita la siguiente pantalla donde:
- Es posible consultar las Cuentas en conceptos.
- Selecciona en el campo Tipo de proceso: Liquidación de contrato.
- En la pestaña Comprobantes de nómina, en la sección Otras liquidaciones revisar que la asociación de los comprobantes para la liquidación de contrato estén previamente definidos.
5. Crear liquidación:
- Realiza el proceso de liquidación de contrato de trabajo por la ruta Nómina – Más Procesos – Otros procesos – Liquidación de contrato.
- Haz clic en el botón Nueva liquidación
.
- El sistema mostrará la siguiente pantalla:
- Encontrarás unos pasos para el proceso de liquidación de contrato, en el cual diligencias los siguientes datos:
Información básica:
- Descripción: te permite ingresar un nombre que identifique la liquidación de contrato.
- Año / Mes de liquidación: escoges el mes y año en que se va a realizar la liquidación de contrato.
Novedades generales:
Aquí encontrarás dos recuadros que te permitirán agregar esas novedades de ingreso y deducciones que se aplicarán de manera general a todos los empleados que integren la liquidación de contrato.
Importante:
- Ten en cuenta que no podrás agregar de manera general novedades que requieran fechas exactas como: incapacidades, vacaciones o licencias.
- Estas novedades podrás agregarlas de manera específica para cada empleado más adelante.
Selección de empleados:
- El sistema te mostrará los empleados que tengan el contrato activo al mes en que se realizará la liquidación de contrato.
- Podrás filtrar para que aparezcan todos o solamente los que tienen fin de contrato en el mes seleccionado.
- Puedes seleccionar todos los empleados o solo algunos según sea el caso.
- Es necesario que registres la Fecha fin contrato y el Motivo de retiro.
Importante: es necesario que todos los empleados que se vayan a liquidar tengan las nóminas contabilizadas.
- Haz clic en el botón Crear liquidación
.
Visualizarás el listado de los empleados incluidos en la liquidación del contrato:
- Podrás confirmar el total de ingresos, deducciones y neto a pagar por cada empleado.
- Para realizar modificaciones sobre los conceptos existentes, haz clic en el botón Ver detalle y luego, sobre el concepto que deseas cambiar, haz clic en el botón Editar
.
- Haz clic el botón Añadir novedad
para modificar las novedades existentes.
Importante: el sistema no permite modificar los días laborados, ya que este dato se tomará de la liquidación de nómina por cada mes.
Podrás añadir nuevas novedades:
- Selecciona la pestaña que necesitas de la parte superior (liquidación de contrato, salario, vacaciones, horas extras, entre otras).
- Completa la información solicitada y haz clic en el botón Añadir novedad
.
Importante: de acuerdo a la ley 1271 de 2023, nace un nuevo beneficio llamado licencia parental flexible, que otorga a la madre o al padre la posibilidad de disfrutar su licencia de maternidad o paternidad de forma parcial y flexible, donde podrán cambiar un período determinado de la licencia por jornadas de trabajo de medio tiempo, lo que amplía su duración al doble del tiempo originalmente establecido.
Para esta novedad, al relacionar el concepto Licencia maternidad / paternidad:
- Encontrarás el botón Licencia parental flexible de tiempo parcial.
- El sistema calculará el valor de la licencia dividiendo el día en dos, debido a que la Licencia paternal flexible es la mitad de la jornada laboral.
Podrás visualizar los cálculos que realiza el sistema para cada una de las novedades a través de la opción Ver detalle de cálculos.
- Aparecerá una ventana con el detalle de los cálculos para cesantías e intereses de cesantías, primas, vacaciones y otros conceptos.
Importante: si realizaste modificaciones manuales en algún concepto que el sistema calcule de manera automática, no evidenciarás nada en el detalle de los cálculos para ese concepto y se te informará a través de este mensaje:
Puedes añadir otro empleado a la liquidación mediante:
- Haz clic en el botón Añadir otro empleado
. - Lo seleccionas y haz clic en el botón Guardar cambios
.
- Haz clic en el botón Ir a contabilización
.
De esta manera te aparecerá la siguiente ventana donde podrás:
Generar reporte de liquidación de contrato:
- Haz clic en el botón Ver detalle
. - Podrás visualizar en un archivo Excel, los valores de ingreso y egreso, junto con el neto a pagar para cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.
Generar reporte de seguridad social y parafiscales:
- Haz clic en el botón Ver detalle .
- Podrás visualizar en un archivo Excel, los datos del IBC y aportes a seguridad social y parafiscales para cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.
Ver cálculos de seguridad social y parafiscales 
:
- El sistema te mostrará una ventana donde puedes consultar el detalle de los cálculos de seguridad y parafiscales por cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.
Generar archivo plano de banco
:
- Te permite generar un archivo plano para el pago electrónico del neto a pagar a los empleados por su liquidación de contrato:
Importante: para el pago electrónico es necesario que previamente se ingresen los datos de pago (entidad bancaria, tipo de cuenta, número de la cuenta, entre otros) de cada empleado.
Para generar los comprobantes de causación contable de la liquidación de contrato:
- Haz clic en el botón Contabilizar liquidación
.
El sistema te mostrará una ventana emergente, donde te indicará:
- Haz clic en el botón Entendido
.
El sistema te mostrará la siguiente pantalla donde podrás:
Ver desprendibles 
:
- Puedes Imprimir o Enviar por mail
los desprendibles de liquidación de contrato por cada uno de los empleados.
Ver comprobante 
:
- Visualizas los comprobantes contables de liquidación de contrato por empleado.
- Para generar los comprobantes de pago de la liquidación de contrato, haz clic en el botón Contabilizar pago
.
Te aparecerá la siguiente pantalla:
Es necesario que relaciones:
- Forma de pago.
- Fecha de pago.
- Selecciona los empleados a los cuales vas a pagarle la liquidación.
Confirmas la contabilización haciendo clic nuevamente en Contabilizar pago .
Importante: ten en cuenta que puedes registrar pagos parciales.
Visualizarás la liquidación de contrato completada de la siguiente manera:
- Podrás visualizar los comprobantes contables del desembolso de la liquidación de contrato con el botón Ver comprobante
.
Ahora ya tienes todo lo necesario para realizar la liquidación de un contrato de trabajo en tu Nómina Electrónica Plus.
14 comentarios en “Liquidar contrato de trabajo Nómina Electrónica Plus”
Buenos dias, mucho gusto con Wendy Rojas, envie la nomina electronica correspondiente a Diciembre 2025 y posteriormente realice las liquidaciónes de los contratos, ahora no se como enviarlas, porque hice todo el proceso que esta en el anterior tutorial.
Buen día Wendy, es necesario que realices una nota de ajuste y envíes tanto la nómina cómo la liquidación de los contratos.
Buen día, ya genere la liquidación de un contrato, como hago para enviar esta liquidación a la Dian?
Buen día Maricela, puedes transmitir o enviar la nómina electrónica a la DIAN, cómo lo explica esta guía.
Hola buen día como esta?
Una consulta como puedo enviar la liquidación a la Dian, la nomina si tengo claro como hacer el proceso pero la liquidación no se como trasmitirla a la Dian.
Buen día Angie, las liquidaciones de contrato se transmiten a la DIAN junto con las liquidaciones de nómina.
En caso que hubiese un error en el pago de la liquidación definitiva, cómo podemos hacer una reliquidación de esa persona, ya estando inactiva en el sistema?
Hola Alberto, si ya elaboraste la nómina electrónica, la enviaste a la DIAN, y esta fue aprobada, te recomendamos elaborar una nota de ajuste a la nómina electrónica; caso contrario, si aún no ha sido enviada ni aprobada, puedes editar la nómina.
Hola, como se realiza el envío electronico?
Buen día Karen, puedes realizar la transmisión o envió a la DIAN de las liquidaciones, como lo explica este instructivo.
Hola buenas tardes
como puedo editar el valor del salario si el trabajador se retiro antes de terminar el contrato, solo me deja editar los días pero no el valor del salario.
Gracias
Buen día Diana, el salario del empleado solo se modifica en el contrato, lo puedes realizar antes de generar la liquidación.
No me aparecen todos los empleados
Buen día Andrea, te recomendamos verificar que el contrato del empleado que no te aparece este activo, para que puedas realizar la liquidación del contrato.