La nueva vista de configuración del documento de ingreso permite definir los parámetros que se utilizarán al momento de crear e imprimir los documentos de ingreso en el sistema. Su objetivo es asegurar que la información se registre de forma ordenada, coherente y de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Se utiliza cuando se requiere personalizar aspectos como la numeración, los datos del documento y las condiciones de impresión, antes de comenzar a generar este tipo de comprobantes en la operación diaria.
Para realizar la configuración, sigue estos pasos:
1. Dirígete al ícono de Configuración 
, selecciona Ventas y en la sección Documentos, haz clic en Facturas de ventas / Ingresos.
2. Busca el comprobante que deseas configurar y haz clic en Editar.
Para crear un nuevo comprobante, selecciona el botón Crear nuevo tipo de comprobante 
y en la ventana que se abre, elige Documento de ingreso.
3. Selecciona el tipo de documento que vas a configurar: Documento de ingreso y asegúrate de que se encuentre activo.
4. Configura los datos principales del documento de ingreso:
- Código del comprobante: ingresa un código que permita identificar el tipo de comprobante.
- Nombre del comprobante: digita el nombre con el que se reconocerá el tipo de comprobante.
5. Realiza la configuración de la numeración:
- Prefijo: este campo no es obligatorio y permite un máximo de 4 caracteres.
- Próximo número del comprobante: muestra el consecutivo que utilizará el sistema al momento de generar un documento de ingreso con este tipo de comprobante. Si necesitas iniciar con un consecutivo específico, puedes modificarlo.
- Numeración automática: este campo se encuentra marcado de forma predeterminada y asigna el consecutivo automáticamente durante la elaboración del documento. Al desmarcarlo, será necesario asignar el consecutivo de forma manual.
6. Define las siguientes secciones en las configuraciones adicionales:
Datos complementarios
- Habilitar centro de costos: puedes definir si el documento manejará centro de costos.
- Habilitar cruce de remisiones: al marcar esta opción puedes asociar varias remisiones en un mismo documento.
- Incluir decimales: selecciona esta opción si deseas manejar decimales en tu documento.
- Activar vendedores por ítem: te permite asignar un vendedor por ítem en la elaboración del documento de ingreso.
- Habilitar copagos / anticipos: para las empresas que necesiten manejar procesos con copagos y/o anticipos, al habilitar esta opción se mostrará el campo para ingresar la cuenta contable en la que se contabilizarán.
Descuentos y otros
- Tipo de descuento por ítem: selecciona si vas a manejar el descuento por porcentaje o por valor.
- Cuenta contable para descuentos por ítem: el sistema asignará una cuenta de descuentos predeterminada; sin embargo, esta podrá modificarse según sea necesario.
- Cuenta contable para obsequios: busca la cuenta de gastos en la que quieres que se contabilicen los obsequios.
- Aplicar cargos y descuentos totales: para crear un cargo o un descuento, selecciona el botón + Agregar
y diligencia los siguientes datos:
- En uso: estará marcado si ese cargo o descuento será utilizado al realizar el comprobante.
- Nombre: escribe el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
- Tipo: selecciona si es un descuento o un cargo.
- % Tarifa: define la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
- Cuenta contable: agrega la cuenta contable en la que se quiere que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
Importante: podrás seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.
Retenciones
Puedes habilitar los impuestos de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto de Industria y Comercio (ICA) y autorretención, los cuales se visualizarán y tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar y la impresión del documento.
Importante: si creas una nueva tarifa de autorretención, es necesario volver a esta configuración para desmarcar y luego marcar de nuevo el campo “Habilitar autorretención” y guardar los cambios. Así, cuando elabores el documento de ingreso, aparecerán todas las tarifas de autorretención que hayas creado.
7. Revisa la configuración de impresión y envío:
Formato de impresión
- Formato: elige el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento de ingreso.
- Título del documento: define el nombre del comprobante; para documento de ingreso no se permiten títulos con factura, ventas, electrónica y/o sus abreviaciones.
- Configurar columnas
: puedes seleccionar y ordenar las columnas que se mostrarán en el detalle del documento. - Ver formato: mostrará la imagen del formato seleccionado. La imagen que se visualiza es estándar y no contendrá la información de la empresa ni las columnas configuradas.
Detalles del documento
- Ciudad, Dirección y Teléfono: confirma los datos de la empresa.
- Observaciones: agrega comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntos: puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle del documento de ingreso que será generado.
Importante: al enviar el documento de ingreso al correo electrónico del cliente se genera automáticamente el asunto, según el tipo de documento.
8. Una vez definas todos los datos, haz clic en el botón Guardar 
y aparecerá una notificación que confirmará que el comprobante ha sido creado.
Importante: es posible definir varios tipos de documento de ingreso y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.
¡Listo! Con este proceso podrás realizar la configuración del documento de ingreso.
