Nueva vista configuración de factura electrónica

La nueva vista de configuración de la factura electrónica permite establecer los parámetros necesarios para emitir correctamente tus facturas electrónicas de forma segura y conforme a los requisitos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Se realiza cuando se crea o ajusta el tipo de comprobante que utilizarás en tus ventas, con el fin de asegurar que la numeración, la resolución, la visualización y el envío de los documentos funcionen adecuadamente desde el inicio.

Para realizar la configuración, sigue estos pasos:

1. Dirígete al ícono de Configuración , selecciona Ventas y en la sección Documentos, haz clic en Facturas de ventas / Ingresos.

2. Busca el comprobante que deseas configurar y haz clic en Editar.

Para crear un nuevo comprobante, selecciona el botón Crear nuevo tipo de comprobante y en la ventana que se abre, elige Factura electrónica.

3. Selecciona el tipo de documento que vas a configurar: Factura electrónica y asegúrate de que se encuentre activo.

4. Configura los datos principales de la factura electrónica:

• Código del comprobante: ingresa un código que permita identificar el tipo de comprobante; este número no se reporta a la DIAN.
• Nombre del comprobante: digita el nombre con el que se reconocerá el tipo de comprobante.

5. Realiza la configuración de la factura electrónica:

• Tipo de factura electrónica: selecciona la opción “Factura electrónica de venta”.
• Próximo número del comprobante: muestra el consecutivo que utilizará el sistema al momento de generar una factura electrónica con este tipo de comprobante. Si necesitas iniciar con un consecutivo específico, puedes modificarlo.
• Numeración automática: este campo se encuentra marcado de forma predeterminada y asigna el consecutivo automáticamente durante la elaboración del documento. Al desmarcarlo, será necesario asignar el consecutivo de forma manual.
• Configurar resolución : aparecerá una ventana donde encontrarás el enlace para consultar cómo autorizar una resolución de facturación o habilitar los rangos de numeración y asociar prefijos o rangos de numeración de facturación en la DIAN.

Luego, haz clic en el botón Siguiente .

En esta pantalla se visualizan todas las resoluciones que se encuentran disponibles para su asociación, incluida la que está relacionada con el tipo de documento que se está creando o editando.

Busca la resolución por su numeración. Si no aparece, presiona el botón Actualizar para consultar las resoluciones sincronizadas en la plataforma tecnológica y selecciona Asociar .

Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones en las que el prefijo no termine en número, que la resolución no esté asociada a otro comprobante y que esté vigente.

Presiona Guardar . El sistema te notificará que la numeración ha sido asociada y actualizará la información.

• Sector comercial: puedes habilitar el manejo para empresas del sector salud, transporte de carga y sector cambiario.
• Ingresos para terceros: marca este campo para elaborar facturas electrónicas con ingresos para terceros.
• Documentos de referencia: selecciona si requieres habilitar el uso de orden de compra / pedido y orden de entrega / despacho.

6. Define las siguientes secciones en las configuraciones adicionales:

Datos complementarios

• Habilitar centro de costos: puedes definir si el documento manejará centros de costo.
• Habilitar cruce de remisiones: al marcar esta opción puedes asociar varias remisiones en una misma factura.
• Incluir decimales: este parámetro automáticamente se activará y se bloqueará para que no se pueda desmarcar; esto con el fin de prevenir errores de envío ante la DIAN.
• Activar vendedores por ítem: te permite asignar un vendedor por ítem en la elaboración de la factura de venta.
• Habilitar copagos / anticipos: para las empresas que necesiten manejar procesos con copagos y/o anticipos, al habilitar esta opción se mostrará el campo para ingresar la cuenta contable en la que se contabilizarán.

Descuentos y otros

• Tipo de descuento por ítem: selecciona si vas a manejar el descuento por porcentaje o por valor.
• Cuenta contable para descuentos por ítem: el sistema asignará una cuenta de descuentos predeterminada; sin embargo, esta podrá modificarse según sea necesario.
• Cuenta contable para obsequios: busca la cuenta de gastos en la que quieres que se contabilicen los obsequios.
• Aplicar cargos y descuentos totales: para crear un cargo o un descuento, selecciona el botón + Agregar y diligencia los siguientes datos:

• • En uso: estará marcado si ese cargo o descuento será utilizado al realizar el comprobante.
  • Nombre: escribe el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
  • Tipo: selecciona si corresponde a un cargo o a un descuento.
  • % Tarifa: define la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
  • Cuenta contable: agrega la cuenta contable en la que se quiere que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.

Importante: podrás seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

Retenciones

Puedes habilitar los impuestos de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto de Industria y Comercio (ICA) y autorretención, los cuales se visualizarán y tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar y la impresión del documento. 

Importante: si creas una nueva tarifa de autorretención, es necesario volver a esta configuración para desmarcar y luego marcar de nuevo el campo “Habilitar Autorretención” y guardar los cambios. Así, cuando elabores la factura de venta, aparecerán todas las tarifas de autorretención que hayas creado.

7. Revisa la configuración de impresión y envío:

Formato de impresión

• Formato: define el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión de la factura.
• Configurar columnas : puedes seleccionar y ordenar las columnas que se mostrarán en el detalle del documento.
• Ver formato: mostrará la imagen del formato seleccionado. La imagen que se visualiza es estándar y no contendrá la información de la empresa ni las columnas configuradas.

Detalles del documento

• Ciudad, Dirección y Teléfono: confirma los datos de la empresa.
• Observaciones: agrega comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntos: puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

Importante: al enviar la factura electrónica al correo electrónico del cliente se genera automáticamente el asunto, según el tipo de documento y su estado.

8. Una vez definas todos los datos, haz clic en el botón Guardar y aparecerá una notificación que confirmará que el comprobante ha sido creado.

Importante: es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

¡Listo! Con este proceso podrás realizar la configuración de tu factura electrónica.