Registrar anticipo a proveedores es el proceso que te permite dejar constancia de los pagos realizados por adelantado antes de recibir un bien o servicio, garantizando que estos valores queden correctamente registrados en tu contabilidad. Este procedimiento te ayuda a identificar a qué proveedor se le entregó el dinero, cómo se realizó el pago y de qué manera se reflejará posteriormente al aplicar el anticipo, asegurando control, trazabilidad y claridad en tus compras y egresos.

Para registrar anticipo a proveedores, sigue estos pasos: 

1. Accede mediante una de las siguientes rutas:

• Desde el botón + Crear  – Proveedores – Recibo de pago / Egreso.

• Ingresas por el módulo de Compras y Gastos – Documentos de compras y gastos – Nueva compra / Gasto /Doc. Soporte – Recibo de pago / Egreso.

• Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea un recibo de pago.

2. Al ingresar a través de cualquiera de las opciones, se habilita la siguiente pantalla para registrar la información del anticipo:

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
• Proveedores/otros: es necesario crear, digitar y/o realizar la búsqueda del proveedor al cual se le está contabilizando el recibo de pago. 

Importante: solo puedes relacionar un tercero en la elaboración del comprobante de pago.

• Realizar un: el sistema te permite realizar tres tipos de registros donde seleccionas Anticipo, y para realizar el pago por adelantado se debe registrar a «De donde sale el dinero» y el «Valor pagado».

• De donde sale el dinero: te permite seleccionar la forma de pago en la cual saldrá el dinero de la transacción.
• Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará contabilizado el recibo de pago en el programa.
• Moneda: en esta casilla asignas la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica básicamente cuando la empresa maneja moneda extranjera.
• Valor pagado: digitas el valor por el cual se va a realizar el recibo.
• Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: puedes anexar un documento o soporte del recibo de pago (Ejemplo. Documento escaneado con la consignación).

3. Por último, utiliza las opciones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla:

Donde es posible:

• Solamente guardar el documento en el programa.
• Guardar el comprobante y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
• Cancelar el registro del recibo.

4. Luego de finalizar el proceso, el sistema mostrará el documento en pantalla de la siguiente forma:

Adicional, al momento de consultar el recibo de pago en la parte superior o encabezado se habilitan unas opciones, las cuales se describen a continuación:

• Descargar e imprimir: podrás visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Más: por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales con el recibo de pago, estos son:
  • Modificar alguno de los datos previamente registrados.
  • Anular o borrar el documento.
  • Ver contabilización discriminando cuáles fueron los conceptos contables utilizados, por qué valor, si el movimiento fue débito o crédito, el tipo de moneda en el cual se realizó la contabilización, entre otros.

¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!