Te permite obtener una numeración autorizada para respaldar tus operaciones, garantizando su validez legal y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Recuerda que este documento no se envía electrónicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Realizar este trámite antes de elaborar tus documentos soporte físicos te ayudará a mantener un control adecuado y evitar inconvenientes futuros.
Pasos para solicitar la resolución de documento soporte físico ante la DIAN:
1. Ingresa a la página de la DIAN. Ubica la opción Transaccional y selecciona Usuario Registrado.
2. Digita los datos de ingreso que el sistema te solicita, de acuerdo con la opción que elegiste en el menú de la izquierda (a nombre propio, a nombre de un tercero, entre otros).
3. Una vez accedas a la plataforma, realiza el siguiente proceso:
- Selecciona la opción Numeración de facturación.
- Se te habilitará un menú en la parte lateral izquierda, donde seleccionas la opción Numeración de Facturación y Solicitar Numeración de Facturación.
- El sistema te mostrará la siguiente ventana, donde te hace la aclaración de que es necesario tener el Registro Único Tributario (RUT) actualizado para evitar sanciones. Una vez lo verifiques, das clic en Aceptar
.
- Esto te llevará a la pantalla con la información del contribuyente, para continuar selecciona Ingresar
.
- En la consulta de la numeración de facturación, das clic en Autorizar Rangos
.
- Te lleva a la pantalla «Solicitud de autorización de rangos», donde completas los siguientes campos:
- Prefijo: escribe una combinación de letras que identifique la resolución; ejemplo: DS, DSE, etc.
Importante: al momento de generar resoluciones para documento soporte físico desde la página de la DIAN, es necesario que: toda resolución tenga asociado el prefijo. Evita que el prefijo termine con números. Si vas a ingresar un prefijo que has utilizado anteriormente, recuerda asignarle un rango de numeración diferente.
- Tipo facturación: selecciona el tipo de resolución que deseas generar, en este caso, documento soporte.
- Rango desde: ingresa el número inicial del rango.
- Rango hasta: registra el número final del rango que deseas solicitar.
Una vez diligencies todos los campos, das clic en Agregar 
.
- En la parte inferior se te habilitará esta pantalla, donde podrás Editar
o Eliminar 
los datos de la solicitud. - Realiza la aceptación del documento y el sistema te permite generar un borrador seleccionando la opción Borrador
.
- Se habilita una ventana, en la cual al dar clic en Ver documento
podrás visualizarlo y para continuar seleccionas Aceptar .
- Luego selecciona la opción Definitivo
y procede a realizar la primera firma digital para generar el formulario.
- El sistema te mostrará la solicitud de numeración, donde es necesario que vuelvas a generar la firma, para ello das clic en Firmar documento(s)
.
- Posteriormente, el sistema generará la solicitud de numeración donde es necesario realizar la firma nuevamente; haz clic en Firmar
.
Importante:
- La contraseña de ingreso a la plataforma de la DIAN, es la misma para firmar los documentos.
- Es obligatorio realizar las dos firmas, de lo contrario, esta no se visualizará en el momento de realizar la asociación de los rangos de numeración.
4. Una vez finalices la solicitud, el sistema te mostrará el formato 1876 firmado, es decir, la resolución de documento soporte físico.
Importante:
- Este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.
- Después de solicitar la resolución del documento soporte físico, no es necesario asociar prefijos ni sincronizar la resolución, ya que este tipo de documento no requiere envío electrónico.
5. Configura el documento soporte físico ingresando manualmente los datos de la resolución previamente solicitada en la sección “Resolución de documentos”.
6. Una vez completados estos pasos, podrás comenzar a elaborar tus documentos soporte físicos.
¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!
