Nómina Electrónica

Este proceso te permite transmitir a la DIAN cada uno de los documentos soporte de pago generados al realizar la nómina electrónica, cumplir con esta obligación garantiza la validez fiscal de tus pagos.

Importante: si el menú que visualizas es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.

Sigue estos pasos para realizar el envío:

1. Antes de realizar el envío o transmisión de la nómina, asegúrate de haber completado la configuración de prefijos para la nómina electrónica.

2. Dirígete al módulo Nómina – Documentos electrónicos. 

Importante: si requieres transmitir las provisiones a la DIAN, consulta el proceso de envío de provisiones a la DIAN.

3. Selecciona el período de nómina que requieres transmitir y haz clic en el botón Generar documentos .

Importante: 

• Por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, capítulo II, artículo 8 se tendrá plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago de la nómina.
• La transmisión se realiza de forma mensual por cada empleado.
• Puedes transmitir hasta 11 períodos anteriores al actual.

4. El sistema desplegará una ventana en la que es necesario seleccionar el período de nómina correspondiente para su envío a la DIAN. Luego, haz clic en Generar .

• Para realizar el envío de las cesantías a la DIAN, en los meses de diciembre, enero, febrero y marzo, al hacer clic en Generar documentos el sistema desplegará una ventana en la que activas la opción de Incluir cesantías anuales deslizando el botón.

• El sistema mostrará un texto informativo y el campo Periodo de cesantías a reportar aparecerá inhabilitado.

• Si estás en el período de nómina diciembre, en el campo Período de cesantías a reportar se mostrará el mismo año de ese mes y se reportará la información de ese mismo año.
• En caso de reportar el mes de enero, febrero y marzo, el campo Período de cesantías a reportar deberá tener la selección del año anterior y se incluirá la información de las cesantías de ese año.
• Si por algún motivo ya generaste la transmisión de cesantías en un mes entre enero y marzo, ya no deberá aparecer el campo Incluir cesantías anuales.

Importante: la opción de Incluir cesantías anuales solo estará activa si el año gravable seleccionado tiene liquidación de cesantías anuales generadas.

5. En la parte inferior, visualiza el listado de novedades y pagos realizados por cada empleado.

• Ten en cuenta que, si los documentos presentan alguna inconsistencia o falta por completar algún campo, el sistema mostrará los siguientes estados:

Documentos incompletos:

Cuando un documento presenta inconsistencias o campos sin diligenciar, el sistema mostrará el estado Incompleto.

• Al hacer clic en la opción Corregir se desplegará una ventana que indica específicamente dónde se encuentra la inconsistencia y qué campos ya han sido completados correctamente.

Importante: 

• Asegúrate de que todos los conceptos agregados estén completamente diligenciados y contengan valores distintos de cero.
• Verifica que cada concepto tenga asignado el campo grupo de nómina en su configuración.
• Confirma que la información del perfil de la organización esté completa y actualizada.

Una vez realices las correcciones necesarias, selecciona Volver a generar el documento.

• El estado cambiará automáticamente a Sin enviar, indicando que el documento está listo para ser transmitido.

Documentos sin enviar:

Cuando los soportes no presentan inconsistencias, ya sea después de ser generados o tras haber sido corregidos, el sistema los marcará con el estado Sin enviar.

• Podrás hacer clic en Enviar para transmitir la información a la DIAN.
• Podrás seleccionar Ver detalle si deseas revisar previamente los cálculos y la información registrada.

6. Puedes enviar los documentos uno a uno o de forma masiva, para ello los seleccionas y haz clic en el botón Enviar .

• El sistema mostrará el estado Procesando, indicando que se está esperando la respuesta de la DIAN.

Importante: si se han vinculado aprendices SENA, el sistema los mostrará para que puedas verificar el detalle correspondiente según el tipo de aprendiz.

• Etapa de entrenamiento: se visualizarán conceptos como la cuota de sostenimiento.
• Etapa productiva: se mostrarán los conceptos liquidados en nómina, tales como cuota de sostenimiento, auxilio de transporte, fondo de salud y fondo de pensión.

7. Una vez aprobados, desde la columna Acciones podrás:

• Elaborar una nota de ajuste, para corregir la información enviada a la DIAN.
• Ver detalle del documento electrónico, donde podrás consultar la fecha de generación de esta manera:

• Si incluiste las cesantías anuales en los períodos correspondientes, el concepto aparecerá reflejado en el detalle:

• Si no lo hiciste, puedes hacer clic en Añadir cesantías anuales.
• El sistema abrirá una ventana informativa con el campo Período de cesantías a reportar, el cual se ajustará automáticamente según el período de nómina seleccionado.

• También podrás remover las cesantías si necesitas hacer ajustes.
• Descargar o Imprimir tu documento soporte en PDF, con la aprobación de la DIAN.

• Descargar XML del documento soporte aprobado.

Importante:

• En caso de que el documento se encuentre en estado Rechazado por la DIAN, haz clic en Ver motivos.
• El sistema te mostrará la razón del rechazo. Una vez corregida la inconsistencia, podrás reenviar el documento para su validación.

8. Accede a la pestaña Envíos por correo.

• Selecciona los documentos soporte aprobados por la DIAN que deseas enviar y haz clic en el botón Enviar al correo electrónico .
• Esta acción permite compartir los comprobantes directamente con los empleados.

Importante:

• Si el estado de envío aparece como Fallido, tendrás la opción de reenviarlo o corregirlo.
• Al seleccionar Corregir, se abrirá una ventana que te permitirá modificar el correo electrónico registrado en el perfil del empleado, o bien reenviar la información directamente a otro correo al que el empleado tenga acceso.

9. Una vez ingreses los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar . 

Ahora ya sabes realizar la transmisión y el envío de tu Nómina Electrónica Lite a la DIAN.