SIIGO NUBE

1. Dirígete al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

2. Desde el botón + Crear  – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

3. Ve a la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilitará la siguiente pantalla:

En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales; al seleccionarlo, se desplegarán varias opciones, al elegir una, te llevará al portal de clientes, donde encontrarás el paso a paso cada proceso:

Importante: en caso de que los datos del perfil de la organización no estén completos, visualizarás un mensaje en la parte superior; será necesario registrar la información faltante para la correcta elaboración de la factura de venta.

Para elaborar la factura electrónica de venta, es necesario que diligencies los siguientes campos:

Datos de encabezado

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de factura de venta electrónica que se utilizará para contabilizarla.
• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.

Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación; de no ser así, se generará un mensaje y se inactivará la opción de guardar el documento, para cumplir con la normatividad de la DIAN.

Puedes hacer clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Si necesitas modificar o adicionar información al perfil del cliente, haz clic en la opción Ver perfil y el sistema abrirá una ventana para que puedas ingresar los datos.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente; también lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo.
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente este campo con la fecha actual; si te ubicas sobre el campo, aparecerá un mensaje informativo indicando que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad. 

Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar  el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, según la normatividad DIAN vigente, e inactiva la opción de Guardar y enviar.

• Vendedor: Aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: Esta casilla te permite asignar la sigla moneda en la cual se registrará el documento, aplicable cuando la empresa maneja moneda extranjera.

Si en los parámetros de la factura electrónica marcaste el manejo de Order reference y/o Orden de entrega, podrás elaborar la factura electrónica con dichos parámetros. 

En caso de requerirlo, puedes consultar como elaborar la factura de venta cuando cruza con remisión.

Detalle de la factura

• Producto: permite seleccionar el activo fijo que vas a vender, consultándolo por el nombre o código con el que fue creado; si no está creado, puedes hacerlo dando clic en la opción + Crear nuevo . 
• Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
• Valor Unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido al momento de crear el activo fijo como producto, sin embargo, puedes editarlo.
• % Desc.: permite aplicar descuentos si es necesario.
• Impuestos: en este campo, es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.

Importante: para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar la factura, es necesario que estos se encuentren previamente creados.

• Formas de pago: el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido previamente creadas y que, en su configuración, estén marcadas como “Tipo: solo cartera o cartera/proveedor”.

El programa permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura.

En caso de tener anticipo del cliente en las formas de pago, mostrará la opción de “cruzar anticipo”.

El valor bruto, los valores de impuestos (descuentos y cargos) y el valor neto son calculados automáticamente.

Datos adicionales

• Observaciones: Puedes incluir comentarios adicionales que se visualizarán en la impresión del documento; es posible ingresar un máximo de 500 caracteres, en cumplimiento con el anexo 1.9 de la DIAN; si superas este límite, el sistema generará un mensaje de advertencia.

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura (Ejemplo. Una foto del activo fijo).

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos; recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional.

Recomendaciones adicionales

• Retenciones: puedes registrar en la factura de venta las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA.
• IVA: El sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento, excluida que asignaste al activo fijo.
• Es necesario tener correctamente diligenciado el perfil de la organización y los datos del cliente.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, haz clic en el botón Guardar y enviar .

A continuación, se habilitará una ventana que te indicará que al enviar la factura electrónica se inactivará la opción de editar, anular o borrar. Selecciona Guardar y enviar .

Luego, el sistema mostrará una ventana emergente en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica; si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.

También podrás enviar el correo con copia a otro tercero presionando el botón Cc , donde el sistema habilitará el campo “Con copia a”; una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.

Por último, confirmas dando clic en el botón Enviar .

Importante: cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, sin la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando “Este es un borrador de la factura para fines informativos; no reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente”.

Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

En la parte inferior visualizarás la forma de pago y el medio de pago, con la finalidad de cumplir con los requisitos normativos establecidos por la DIAN.

• Forma de pago: al seleccionar una forma de pago “sin detalle de vencimiento” o de tipo “anticipo”, se mostrará el concepto Contado y al definir una forma de pago “con detalle de vencimiento” aparecerá como Crédito.
• Medio de pago: se mostrará el concepto en la representación gráfica, indicando el Medio de pago D. Electrónico, configurado en el catálogo de formas de pago.

Adicionalmente, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente; se habilitan las siguientes opciones, que permiten realizar algunas acciones específicas:

1. Registrar pago: esta opción te permitirá generar un recibo de caja relacionado con la factura, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.

2. Enviar por mail: puedes enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros.

3. Descargar e imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

4. Enviar comentario: podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con la factura.

5. Eventos de la factura: el sistema mostrará una ventana con el historial de los eventos registrados por el comprador.

6. Más: por último, encuentras el botón Más  desde donde podrás:

• Crear factura recurrente.
• Aplicar nota crédito.
• Aplicar nota débito (ventas).
• Copiar URL de la factura.
• Ver contabilización.
• Actualizar documento electrónico: esta opción te permitirá actualizar el documento para cargar los códigos CUFE y QR.
• Actualizar el seguimiento de cobranza: Si no se crea automáticamente o se reabre el seguimiento de cobranza terminado de manera automática, esta funcionalidad te permite que se cree y se asigne al tercero relacionado en el documento.

La factura electrónica de venta se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:

Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, y contendrán la factura en PDF y el formato XML.

Cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre del comprimido adjunto llevará las siguientes características:

• z: comprimido
• NIT del Facturador Electrónico sin DV: de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
• Código asignado por la DIAN al PT: de tres (3) dígitos.
• Dos (2) últimos dígitos del año calendario
• Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados: de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Importante: Solo llegará el archivo .zip si seleccionaste el botón Guardar y enviar ; si solo das clic en la opción de Guardar  sin enviarlo electrónicamente, podrás posteriormente reenviar la factura de venta al cliente. 

Al presionar sobre el botón Ver comprobante  observarás las siguientes opciones: 

• Reclamar.
• Imprimir o Descargar.
• Reenviar.
• Enviar comentario.

Cuando des clic en el botón Reclamar, se habilitará un mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.

Importante: 

• Si se te presente el mensaje, número de la factura de venta está fuera del rango de numeración de la resolución, lo puedes corregir. 
• Cuando seleccionas un tipo de comprobante y la resolución está próxima por vencer, está vencida, los rangos de numeración están por agotarse o se han agotado, el sistema habilitará las siguientes ventanas:
  • Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica próxima a vencerse.

• • Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica vencida.

• • Notificación de resolución de facturación electrónica cuanto está por terminar la numeración.

• • Notificación de resolución de facturación electrónica cuando la numeración se terminó.

Al hacer clic en el botón Solucionar ahora , el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de facturación.

Si presionas la opción Elegir otro comprobante , te dejará de nuevo en la sección de Tipo de factura para que puedas seleccionar otro tipo de documento.