Enviar la Nómina Electrónica PRO / PLUS a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es un paso obligatorio para darle validez fiscal a los pagos realizados a tus empleados y cumplir con la normativa vigente. Este proceso sirve para enviar de forma electrónica la información de la nómina, validar que los datos sean correctos y dejar el comprobante oficial de los pagos ante la DIAN.

Sigue estos pasos para realizar el envío:

1. Antes de realizar el envío o transmisión de la nómina, asegúrate de haber completado la configuración de prefijos para la Nómina Electrónica.

2. Dirígete al módulo Nómina Electrónica – Documentos electrónicos. 

Importante: si requieres transmitir las provisiones a la DIAN, consulta el proceso para enviar las provisiones a la DIAN.

3. Selecciona el período de nómina que requieres transmitir y haz clic en Generar documentos .

Importante:

• Por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, capítulo II, artículo 8, se tendrá plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago de la nómina.
• La transmisión se realiza de forma mensual por cada empleado.
• Puedes transmitir hasta 11 períodos anteriores al actual.

4. El sistema desplegará una ventana en la que es necesario seleccionar el período de nómina correspondiente para su envío a la DIAN. Luego, haz clic en Generar .

5. Para realizar el envío de las cesantías a la DIAN, en los meses de diciembre, enero, febrero y marzo, al hacer clic en Generar documentos el sistema desplegará una ventana en la que podrás activar la opción “Incluir cesantías anuales” deslizando el botón.

El sistema mostrará un texto informativo y el campo “Período de cesantías a reportar” aparecerá inhabilitado:

• Si estás en el período de nómina diciembre, en el campo “Período de cesantías a reportar” se mostrará el mismo año de ese mes y se reportará la información de ese mismo año.
• En caso de reportar el mes de enero, febrero y marzo, el campo “Período de cesantías a reportar” tendrá la selección del año anterior y se incluirá la información de las cesantías de ese año.
• Si por algún motivo ya generaste la transmisión de cesantías en un mes entre enero y marzo, ya no aparecerá el campo «Incluir cesantías anuales».

Importante: la opción de “Incluir cesantías anuales” estará disponible únicamente si el año gravable seleccionado cuenta con el proceso de liquidación de cesantías previamente generado. Este proceso se habilita según el paquete de nómina electrónica que tengas activo:

• Liquidación de cesantías anuales – Nómina Electrónica Plus.
• Liquidación de cesantías anuales – Nómina Electrónica Pro.

6. En la parte inferior, visualiza el listado de novedades y pagos realizados por cada empleado.

Ten en cuenta que, si los documentos presentan alguna inconsistencia o falta por completar algún campo, el sistema mostrará los siguientes estados:

•  Documentos incompletos:

Cuando un documento presenta inconsistencias o campos sin diligenciar, el sistema mostrará el estado “Incompleto”, junto a Corregir . Al hacer clic en esta opción, se desplegará una ventana que indica específicamente dónde se encuentra la inconsistencia y qué campos ya han sido completados correctamente.

Importante:

• Asegúrate de que todos los conceptos agregados estén completamente diligenciados y contengan valores distintos de cero.
• Verifica que cada concepto tenga asignado el campo «Grupo de nómina» en su configuración.
• Confirma que la información del perfil de la organización esté completa y actualizada.

Una vez realices las correcciones necesarias, selecciona Volver a generar el documento . El estado cambiará automáticamente a “Sin enviar”, indicando que el documento está listo para ser transmitido.

•  Documentos sin enviar:

Cuando los comprobantes no presentan inconsistencias, ya sea después de ser generados o tras haber sido corregidos, el sistema los marcará con el estado “Sin enviar”, momento en el cual podrás hacer clic en Enviar para transmitir la información a la DIAN, o seleccionar «Ver el detalle» si deseas revisar previamente los cálculos y la información registrada.

7. Puedes enviar los documentos uno a uno o, si los deseas enviar de forma masiva, para ello haz clic en Enviar .

El sistema mostrará el estado «Procesando», indicando que se está esperando la respuesta de la DIAN.

Importante: si se han vinculado aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el sistema los mostrará para que puedas verificar el detalle correspondiente según el tipo de aprendiz.

• Etapa de entrenamiento: se visualizarán conceptos como la cuota de sostenimiento.
• Etapa productiva: se mostrarán los conceptos liquidados en nómina, tales como cuota de sostenimiento, auxilio de transporte, fondo de salud y fondo de pensión.

8. Una vez aprobados, desde la columna «Acciones» podrás:

• Elaborar una nota de ajuste, para corregir la información enviada a la DIAN.
• Ver el detalle del documento electrónico, donde podrás consultar la fecha de generación de esta manera:

• Si incluiste las cesantías anuales en los períodos correspondientes, el concepto aparecerá reflejado en el detalle.

• Si no lo hiciste, puedes hacer clic en Añadir cesantías anuales . El sistema abrirá una ventana informativa con el campo “Período de cesantías a reportar”, el cual se ajustará automáticamente según el período de nómina seleccionado.

• También podrás remover las cesantías si necesitas hacer ajustes.
• Descargar o imprimir tu documento soporte en PDF, con la aprobación de la DIAN.

• Descargar el XML del documento soporte aprobado.

Importante:

• Cuando un empleado tenga configurado el tipo de identificación PEP-Tutor, el sistema realizará una homologación automática al momento de generar el XML de Nómina Electrónica. Específicamente en el campo <TipoDocumentoIdentificacion>, se enviará el código 47.
• En caso de que el documento sea rechazado por la DIAN, haz clic en «Ver motivos». El sistema te mostrará la razón del rechazo. Una vez corregida la inconsistencia, podrás reenviar el documento para su validación.

9. Por último, accede a la pestaña «Envíos por correo», selecciona los documentos soporte aprobados por la DIAN que deseas enviar y haz clic en Enviar al correo electrónico ; esta acción permite compartir los comprobantes directamente con los empleados.

Importante: si el estado de envío aparece como fallido, tendrás la opción de reenviarlo o corregirlo; al seleccionar corregir, se abrirá una ventana que te permitirá modificar el correo electrónico registrado en el perfil del empleado, o bien reenviar la información directamente a otro correo al que el empleado tenga acceso. Esto garantiza que los documentos lleguen al destinatario.

10. Una vez ingreses los datos, haz clic en  Guardar y enviar . 

Ahora ya tienes todo lo necesario para enviar tu Nómina Electrónica PRO / PLUS a la DIAN.