Importante: Si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.

La incapacidad laboral se presenta cuando el empleado no es capaz de realizar sus funciones laborales por causa de una enfermedad o accidente. Para incluir las incapacidades en un periodo de nómina, es necesario realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Configuración de conceptos

Inicialmente, revisas los conceptos que corresponden a las incapacidades y defines las bases para el empleado. Para ello, te diriges por el ícono  que es Configuración, luego vas por Nómina – Generales – Conceptos de Nómina. 

Al ingresar, realizas la búsqueda de los conceptos y en la columna acciones, das clic sobre el botón para acceder a la configuración.

Allí, defines si el concepto de incapacidad va a ser base para prima, vacaciones y cesantías:

Una vez realices la configuración correspondiente, das clic en el botón .

Paso 2: Elaboración de la nómina

Cuando estés elaborando tu nómina, en la ventana de novedades ubicas el empleado, al cual le vas a ingresar la novedad de incapacidad y seleccionas la opción .

De esta forma, se habilita la siguiente pantalla y te ubicas en la sección «Incapacidades», defines el tipo de incapacidad y eliges la fecha de inicio y fin.

Importante: El sistema va a calcular el valor automáticamente, sin embargo, puedes modificarlo de forma manual.

Una vez completes la información, seleccionas el botón y en el listado de empleados podrás dar clic en el enlace “Ver detalle” donde visualizas la lista de novedades que hay agregadas.

Para tener en cuenta

• En una incapacidad, los aportes de salud serán asumidos por el empleador durante los dos primeros días y por la EPS a partir del tercer día y por el fondo de pensiones a partir del día 181, según el parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 del 2016 y el Concepto Mintrabajo 53997 del 2020.
• Durante los períodos de incapacidad por riesgo común será obligatorio realizar los pagos de los aportes de salud y pensión y se tomará como IBC el valor de la novedad de incapacidad, según lo establecido en el artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016.
• Cuando un empleado tiene una incapacidad de origen profesional, la ARL cubrirá el valor de la incapacidad al 100% según lo establecido en la Ley 776 de 2002.
• Si el trabajador tiene salario integral, el reconocimiento de las incapacidades es igual a los que no tienen ese tipo de salario, pero el IBC se toma del 70% del salario, según lo resuelto por el Concepto Mintrabajo 53997 del 2020.

Importante: Si tienes dudas sobre el cálculo del IBC cuando un empleado tiene esta novedad, presiona aquí para más información.