Las notas de ajuste en la nómina electrónica Pro / Plus son necesarias cuando detectas un error o necesitas actualizar información después de haber enviado y aprobado la nómina. Este proceso sirve para corregir valores, modificar conceptos o incluso anular un documento, asegurando que la información reportada sea correcta y cumpla con los requisitos legales.

Cuando tu Nómina Electrónica es aprobada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podrás posteriormente elaborar una nota de ajuste. Para hacerlo, realiza los siguientes pasos:

1. Es necesario previamente modificar la nómina y, una vez realices los cambios, podrás elaborar la nota de ajuste.

2. Esta nota te ayudará a reemplazar la información enviada a la DIAN; para ello, ingresas por Nómina Electrónica – Documentos electrónicos. Desde el documento aprobado, en la columna «Acciones», seleccionas la opción “Nota de ajuste”.

3. El sistema te mostrará una tabla con la nueva información.

Seguido, cuando la hayas verificado, puedes dar clic en Enviar a la DIAN y así transmitir la información.

4. Luego de esto, el documento será aprobado o rechazado por la DIAN.

En caso de que sea rechazado, siempre visualizarás el motivo en la opción «Ver motivos». Recuerda que, para volver a enviar el documento, es necesario que presiones la opción «Generar documento» y así poder enviarlo nuevamente a través de Enviar .

Una vez sea aprobada la nota de ajuste, podrás enviarla por correo al empleado y generar el PDF con el QR y Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) correspondientes.

Importante: recuerda que una vez realices el proceso, en el sistema van a quedar dos documentos: el Documento de Nómina Electrónica (DNE) y la nota de ajuste. 

5. Luego, si deseas hacer una nota de ajuste de eliminación, esta nota anulará el documento soporte de Nómina Electrónica. Desde el documento aprobado, en la columna «Acciones», seleccionas la opción “Eliminar”.

6. Seguido, te aparecerá el siguiente mensaje:

Al seleccionar Sí, generar y enviar a la DIAN , la nota de eliminación se enviará de manera automática a la DIAN para que sea aprobada o rechazada por la entidad, recuerda que siempre verás el motivo del rechazo y podrás reenviarla en caso de que la DIAN no la apruebe.

7. Una vez aprobada la nota de ajuste, contarás con las opciones de: enviarla al empleado por correo, descargarla, imprimirla o ver el detalle.

8. Al igual que los demás documentos electrónicos te generará el PDF, con el QR y CUNE correspondientes.

Importante: recuerda que puedes aplicar una nota de ajuste a cualquier documento soporte de nómina aprobado, sin restricción de fecha.

¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!