Manejar préstamos a empleados en la nómina Pro / Plus es una funcionalidad diseñada para facilitar el registro y control de los valores que la empresa otorga a sus colaboradores. Su correcta gestión permite asegurar que los descuentos se apliquen de manera ordenada y coherente en cada período de nómina, manteniendo la información actualizada y confiable.

Para ello, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Es necesario que definas la cuenta contable que utilizarás para registrar el préstamo y así poder posteriormente evidenciar correctamente el cruce de saldos. Para esto, te diriges por la ruta: Configuración  – Más configuraciones – Nómina – Parámetros de nómina – Configuración nómina.

2. Te diriges a la pestaña Cuentas en conceptos.

De esta manera podrás relacionar la cuenta contable para el concepto de préstamo y presionas el Disquete  para que quede almacenada la información en el sistema.

Importante: recuerda que es necesario configurar la cuenta contable del concepto de préstamo para cada uno de los grupos de nómina que manejes.

3. Luego, registras el comprobante contable de causación del préstamo por cualquiera de las siguientes rutas:

• Te diriges por + Crear – Otros – Comprobante contable. 

• Seleccionas el módulo de Contabilidad – Comprobantes contables – Crear .

4. Al ingresar, se te habilita la siguiente ventana:

Importante: puedes usar los tipos de comprobantes que ya hay previamente o puedes ingresar a la configuración del documento para crear un nuevo tipo. 

Allí defines el comprobante a contabilizar, la fecha de elaboración y los registros que componen el movimiento.

Puedes agregar una observación, y en el caso de que tengas soportes físicos, los puedes adjuntar.

Por último, es necesario que presiones Guardar .

5. Para crear el préstamo en el módulo de nómina y configurar la deducción automática que se realizará período a período, te diriges por la ruta: Nómina Electrónica – Empleados.

6. Allí realizas la búsqueda del empleado; para ello puedes hacer uso de la casilla «Buscar» donde digitas el nombre, el número de identificación o de contrato, o lo buscas directamente desde la lista.

Una vez te encuentres dentro de la información del empleado, te diriges a la pestaña «Préstamos».

Importante: esta pestaña aparecerá si el empleado cuenta con un contrato vigente.

7. De esta manera te aparecerá esta pantalla donde podrás añadir préstamos, haciendo clic en Añadir préstamo .

8. Luego, te aparecerá esta ventana en la cual podrás agregar el detalle del préstamo.

• Concepto: relacionas el concepto de préstamo que previamente has configurado.
• Período de deducción: indicas la periodicidad en la cual se va a agregar la deducción en las nóminas.
• Valor de cuota: digitas el valor fijo de la cuota a descontar cada período.
• Número de cuotas: especificas el número de cuotas a descontar.
• Valor préstamo: aquí el sistema calculará el valor multiplicando el valor fijo de la cuota por el número de cuotas.
• Inicio de deducción: eliges el mes desde el cual el sistema iniciará a descontar de manera automática el préstamo en la nómina del empleado.
• Fin de deducción: allí el sistema calculará la fecha final tomando en cuenta el inicio de la deducción, la periodicidad y el número de cuotas.

Para guardar la información presionas Añadir novedad . De esta manera visualizarás el préstamo del empleado en el listado de préstamos.

9. Finalmente, puedes dirigirte a crear la nómina. Para ello, ingresa al módulo de Nómina Electrónica – Nóminas – Crear nómina .

10. El sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde completas la información requerida, eliges a los empleados que incluirás y presionas Crear .

11. Al revisar el detalle de las novedades del empleado, se evidenciará la deducción del préstamo, tal como lo configuraste en el paso anterior.

Importante: el valor de esta novedad no es modificable al momento de realizar la nómina.

Posteriormente, agregas la demás información que requieras y continúas el proceso de liquidación y contabilización de la nómina.

Importante: si el empleado es retirado de la empresa antes de cumplir con el pago de todas las cuotas del préstamo, el sistema descontará el saldo adeudado al momento de generar la liquidación del contrato.

Ahora sabes cómo manejar los préstamos a empleados en Nómina Electrónica Pro / Plus.