Es el proceso mediante el cual se calculan los valores devengados por los días trabajados y las deducciones aplicadas al salario del empleado durante un período determinado, con el objetivo de determinar el valor total a pagar.

Pasos para liquidar y pagar la Nómina Electrónica Pro/Plus:

1. Antes de realizar este proceso, es necesario que hayas culminado el proceso de creación de contratos.

2. Ingresa al módulo de Nómina Electrónica – Nóminas y selecciona + Crear nómina .

3. El sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde es necesario que completes la información general:

• Tipo de liquidación: escoge si la nómina es quincenal (primera o segunda quincena) o mensual.
• Nombre: es un campo que te permite digitar un nombre que identifique la nómina.
• Año / Mes: el programa siempre se ubicará en el año y mes actual, en el caso de hacer nóminas de meses anteriores realizas el cambio de estos datos.

Seguido, te aparece el número de empleados a liquidar por mes y encontrarás los empleados que tengan el contrato activo al mes en que se realizará la nómina. Selecciona todos o solo algunos de los empleados según sea necesario. En caso de requerirlo, puedes consultar un empleado específico, utilizando la opción «Buscar por nombre/cédula». 

Importante: en la columna «Estado» vas a poder visualizar qué empleados están disponibles para la liquidación del período que elegiste, en caso de que el empleado ya esté dentro de una nómina, en este campo visualizarás el nombre de la nómina a la que pertenece y no te permitirá seleccionarlo.

Selecciona Crear que se encuentra en la parte superior derecha.

4. Luego, podrás relacionar las novedades de dos formas:

• Subir las novedades a través de Excel, en caso de que sean demasiadas.

• Capturar las novedades por empleado de forma manual, haciendo clic desde cada empleado en la opción + Añadir novedad .

Al ingresar, el sistema te permite relacionar las novedades de ingresos y deducciones, donde seleccionas la pestaña de acuerdo a la novedad, incluyes los datos y seleccionas Agregar .

En la parte inferior vas a poder visualizar el listado de las novedades que has ingresado y desde allí podrás editarlas o eliminarlas si lo requieres.

Una vez completes todas las novedades, cierras la ventana dando clic en la X que se encuentra en la parte superior derecha y el sistema te llevará nuevamente al listado de los empleados. 

5. Visualizarás el total de ingresos, deducciones y neto a pagar por cada empleado. También, en este paso puedes hacer modificaciones de ser necesario; para ello das clic en el enlace “Ver detalle”. 

Importante:

• El único valor que no permite modificar en este paso es el valor del sueldo, el cual es necesario modificar desde el contrato del empleado.
• Al realizar la liquidación de nómina para aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), a partir del mes de julio del 2025 el sistema mostrará los conceptos así:

Etapa de entrenamiento: cuota de sostenimiento y realizará el cálculo de aporte patronal para salud y Administradora de Riesgos Laborales (ARL), el cual se verá en el detalle de cálculos de “seguridad social y parafiscales”.

Etapa productiva: cuota de sostenimiento, salud, pensión y caja de compensación; al ver el detalle de cálculos de “seguridad social y parafiscales” mostrará los aportes de salud, pensión y ARL, y en el detalle de cálculos de provisiones, se realizará el cálculo de provisiones de: cesantías, intereses de cesantías, primas y vacaciones.

6. Podrás utilizar la opción Recalcular que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana, la cual usarás en caso de haber realizado algún cambio que afecte los valores calculados.

7. Revisados los datos, haz clic en Liquidar .

El sistema te llevará a una pantalla, donde te mostrará la información general de la nómina y los saldos finales (neto a pagar a colaboradores, seguridad social y parafiscales, provisiones).

Puedes seleccionar «Ver detalle», para consultar un informe preciso con los valores, bases, fondos y conceptos que el sistema tuvo en cuenta para la liquidación. Si confirmas que la información está correcta, selecciona Contabilizar nómina .

8. Enseguida se habilitará una ventana informativa, donde presionas Sí  para continuar.

9. Después, el sistema te indica que se realizó el proceso de causación de la nómina con éxito y se crearán los documentos, a lo que seleccionas Continuar .

10. Al finalizar, la nómina queda contabilizada y el sistema te mostrará la siguiente pantalla.

Donde se habilitan las opciones:

• Comprobantes contables: en esta sección podrás consultar la contabilización de la nómina por empleado y seguridad social.

• Desprendibles : primero se realiza la generación de desprendibles de nómina para cada empleado, luego, podrás descargarlos, imprimirlos o enviarlos por correo.

• Archivo plano banco : con esta opción podrás realizar el pago electrónico. Aquí, seleccionas el banco, completas los datos de la cuenta, completas los demás datos y das clic en Descargar archivo plano .
  

11. Para generar el pago una vez contabilizada la nómina, haz clic en Contabilizar pago  y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Confirma la forma de pago, la fecha y selecciona Contabilizar pago .

Importante: 

• Si realizas un pago parcial, el sistema te indicará la cantidad de empleados a los cuales ya se les ha pagado la nómina, de la siguiente forma.

Asimismo, en el listado de nóminas aparecerá de la siguiente manera:

• Para el pago de nómina por transferencia electrónica se requiere que, previamente, se ingresen los datos del banco en el contrato de cada empleado.

Luego de terminar este proceso, puedes continuar con el siguiente paso, el cual corresponde a la configuración de prefijos para Nómina Electrónica.

¡Buen trabajo! Ahora estás listo para crear, liquidar y contabilizar tu Nómina Electrónica Pro/Plus.