Capturar una novedad de incapacidad en nómina electrónica Pro / Plus es un proceso clave para reflejar correctamente cuando un empleado no puede trabajar por motivos de salud o accidente. Registrar esta novedad sirve para que el sistema calcule de forma adecuada el pago correspondiente, los aportes y los valores de la nómina, evitando errores o inconsistencias.
Debe realizarse durante la elaboración de la nómina del período en el que ocurre la incapacidad, asegurando que la información quede completa, clara y correctamente registrada antes de liquidar la nómina.
1. Inicialmente, revisas los conceptos que corresponden a las incapacidades y defines las bases para el empleado. Para ello, te diriges por la ruta Configuración 
– Más configuraciones – Nómina – Parámetros de nómina – Conceptos de nómina.
2. Al ingresar, realizas la búsqueda de los conceptos y, en la columna acciones, das clic sobre Editar 
para acceder a la configuración.
Allí defines si el concepto de incapacidad va a ser base para prima, vacaciones y cesantías:
3. Una vez realices la configuración correspondiente, das clic en Guardar cambios 
.
4. Luego, cuando estés elaborando tu nómina, en la ventana de novedades ubicas el empleado, al cual le vas a ingresar la novedad de incapacidad y seleccionas + Añadir novedad 
.
5. De esta forma, se habilita la siguiente pantalla y te ubicas en la sección «Incapacidades», defines el tipo de incapacidad y eliges la fecha de inicio y fin.
Importante: el sistema va a calcular el valor automáticamente; sin embargo, puedes modificarlo de forma manual.
6. Una vez completes la información, seleccionas Agregar 
y en el listado de empleados podrás dar clic en el enlace “Ver detalle”, donde visualizas la lista de novedades que hay agregadas.
Importante:
- En una incapacidad, los aportes de salud serán asumidos por el empleador durante los dos primeros días, por la Entidad Promotora de Salud (EPS) a partir del tercer día y por el fondo de pensiones a partir del día 181, según el parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 del 2016 y el Concepto Mintrabajo 53997 del 2020.
- Durante los períodos de incapacidad por riesgo común será obligatorio realizar los pagos de los aportes de salud y pensión, se tomará como Ingreso Base de Cotización (IBC) el valor de la novedad de incapacidad, según lo establecido en el artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016.
- Cuando un empleado tiene una incapacidad de origen profesional, la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) cubrirá el valor de la incapacidad al 100%, según lo establecido en la Ley 776 de 2002.
- Si el trabajador tiene salario integral, el reconocimiento de las incapacidades es igual al de quienes no tienen ese tipo de salario, pero el IBC se toma del 70% del salario, según lo resuelto por el Concepto Mintrabajo 53997 del 2020.
- Si tienes dudas sobre el cálculo del IBC cuando un empleado tiene esta novedad, presiona aquí para más información.
Ahora sabes cómo capturar la novedad de incapacidad en Nómina Electrónica Pro / Plus.
