Capturar una novedad de licencias remuneradas en nómina electrónica Pro / Plus es un proceso necesario para registrar correctamente los permisos que se otorgan a un empleado sin afectar su salario, como licencias de maternidad, paternidad o luto. Ingresar esta novedad permite que la nómina refleje de forma adecuada el pago y los aportes correspondientes, evitando errores en la liquidación.

Esta captura se realiza durante la elaboración de la nómina del período en el que ocurre la licencia, antes de liquidarla, asegurando que la información quede clara, completa y correctamente registrada.

Para incluir las licencias remuneradas en un período de nómina, es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Inicialmente, revisas los conceptos que corresponden a las licencias remuneradas y defines las bases para el empleado. Para ello, te diriges por la ruta Configuración – Más configuraciones – Nómina – Parámetros de nómina – Conceptos de nómina. 

2. Al ingresar, realizas la búsqueda de los conceptos y, en la columna «Acciones», das clic sobre Editar para acceder a la configuración.

Allí defines si el concepto de licencia va a ser base para prima, vacaciones y cesantías:

3. Una vez realices la configuración correspondiente, das clic en Guardar cambios .

4. Luego, cuando estés elaborando tu nómina, en la ventana de novedades ubicas al empleado al cual le vas a ingresar la novedad de licencia y seleccionas + Añadir novedad .

5. De esta forma, se habilita la siguiente pantalla y te ubicas en la sección “Licencias remuneradas”, defines el tipo de licencia y eliges la fecha de inicio y fin.

Importante: el sistema va a calcular el valor automáticamente; sin embargo, puedes modificarlo de forma manual.

6. Una vez completes la información, seleccionas Agregar  y cierras la ventana.

Importante: de acuerdo con la Ley 1271 del mes de agosto del año 2023, nace un nuevo beneficio llamado licencia parental flexible, que consiste en otorgar a la madre o al padre la posibilidad de tomar de su licencia de maternidad o paternidad en un tiempo parcial flexible, donde podrán cambiar un período determinado de su licencia por un período de trabajo de medio tiempo, lo que permitirá que la licencia se amplíe por el doble del tiempo.

Al relacionar el concepto «Licencia maternidad/paternidad», encontrarás el botón Licencia parental flexible de tiempo parcial cuando lo actives, el sistema calculará el valor de la licencia dividiendo el día en dos, debido a que la licencia parental flexible es la mitad de la jornada laboral.

7. Luego, en el listado de empleados podrás dar clic en el enlace “Ver detalle”, donde visualizas la lista de novedades que hay agregadas.

Importante:

• Durante el período de licencia de maternidad se realizan los pagos de aportes de salud y pensión; para estos casos el Ingreso Base de Cotización (IBC) se toma teniendo en cuenta el valor de dicha novedad, según lo establecido en el artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016.
• El tiempo al cual tiene derecho la empleada son 18 semanas en la época del parto, las cuales se remuneran con base en el salario que tenía al iniciar la licencia, según lo indicado en el numeral 1 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Todo trabajador tiene derecho a una licencia remunerada por luto de hasta 5 días hábiles cuando fallece su cónyuge, compañero permanente o familiar cercano, según lo establecido en el numeral 10 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo y en la Ley 2080 de 2009.
• Si tienes dudas sobre el cálculo del IBC cuando un empleado tiene esta novedad, presiona aquí para más información.

¡Buen trabajo! Ahora estás listo para capturar la novedad de licencias remuneradas en Nómina Electrónica Pro / Plus.