Al ingresar a elaborar un comprobante contable de cuentas por pagar, el sistema solicitará diligenciar los siguientes campos:

a. Datos de encabezado

• Tipo de comprobante: seleccionas el tipo de comprobante donde quedará la contabilización.
• Fecha de elaboración: eliges la fecha en la cual quedará contabilizado el comprobante contable.
• Consecutivo: en este campo el sistema asigna el consecutivo del comprobante si en la configuración fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario que al momento de elaborar el documento digites el número con el cual será contabilizado.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, esto aplica cuando manejes monedas extranjeras.

b. Detalle del comprobante

• Cuenta contable: es necesario digitar o hacer la búsqueda de las cuentas contables a utilizar. Para registrar las cuentas por pagar, se utilizan las cuentas de proveedores nacionales y del exterior, al igual que la de anticipo de proveedores.
• Tercero: realizas la búsqueda o creas el tercero (proveedor) sobre el cual se está ingresando la información o los valores pendientes de pago. 

Importante: Al crear un nuevo tercero para los tipos Registro civil, Nit y cédula de ciudadanía el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 caracteres, ya que, si se agregan valores fuera del rango permitido, te aparecerá el siguiente mensaje:

• Detalle contable: el sistema habilitara la siguiente ventana, donde puedes marcar las opciones:

Cruzar con saldo existente: al seleccionarlo, buscas el saldo y podrás cancelar el valor de la cuenta por pagar. 

Crear/modificar saldo: lo marcas para ingresar nuevas cuentas por pagar, eliges el prefijo, digitas el N° de comprobante, número de cuotas y la fecha de vencimiento.

Una vez completes los datos, das clic en el botón .

Importante: esta opción se activará únicamente si la cuenta contable relacionada está marcada como cuenta por pagar y con control de vencimientos y estados de cuenta.

• Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, pero estos datos pueden ser modificados.
• Centro de costo: se habilita, si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
• Débito/Crédito: es necesario digitar el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.

Importante: Siigo solo te permite contabilizar comprobantes bajo el principio de sumas iguales (la sumatoria de los débitos debe ser igual a la sumatoria de los créditos), para cuadrar el comprobante puedes utilizar la Cuenta puente que maneja el código 99999999 como contrapartida.

c. Datos complementarios

• Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar Archivo: el sistema permite anexar un documento o soporte de las cuentas por pagar.

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana:

Donde es posible:

• Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
• Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
• Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado el comprobante, visualizas el documento en pantalla:

Adicional, en la parte superior encontraras unas opciones, las cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas:

1. Descargar e imprimir: visualizas el documento en pantalla y descargas el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

2. Más: en esta opción realizas algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:

• • Editar para modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Ver la contabilización.
  • Copiar el comprobante, en caso de ser el mismo de un mes a otro.
  • Definirlo como comprobante favorito, para que al momento de elaborar el mismo comprobante lo puedas generar de forma rápida.