Facturación Electrónica

Buscar un documento soporte electrónico te permite acceder de forma rápida al historial de tus compras y gastos, revisar la información registrada y verificar su estado frente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este proceso es clave para validar datos, hacer seguimiento al envío de los documentos y mantener un control organizado y oportuno de tus comprobantes electrónicos cuando lo necesites.

Para buscar los documentos soporte, sigue estos pasos:

1. Para consultar un documento soporte, es necesario que te dirijas por la ruta: Compras y gastos – Documentos de compras y gastos.

2. Realiza la búsqueda por Tipo de transacción. Además, puedes aplicar otros criterios de búsqueda, haciendo clic en el botón Más filtros .

• Tipo de transacción: eliges la opción de “Documento soporte”.
• Proveedor: esta opción te permite hacer el filtro por el tercero al cual se le han elaborado los documentos.
• Fecha de elaboración: es posible seleccionar un día específico o un rango de fechas sobre los cuales se requiere hacer la consulta.
• Creado por: realizas la búsqueda del usuario específico que elaboró los documentos o de todos, sin importar el usuario que lo realizó.
• Factura proveedor: podrás hacer la búsqueda por el número de la factura del proveedor.

Importante: la búsqueda de la factura de proveedor se realiza por la fecha de elaboración.

• Envío a la DIAN: defines el estado en el que requieras ver los comprobantes, te explicamos cada uno:
  • No enviado: corresponde a los documentos electrónicos que se crearon, se guardaron, pero no se han enviado a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que están dentro de los 6 días para su envío.
  • No aplica: hace referencia a los documentos no electrónicos.
  • Rechazado: son los documentos electrónicos que se enviaron a la DIAN, pero tienen algún rechazo y, por ende, no quedaron aprobados.
  • Aceptado: aparecerá en los documentos electrónicos que se enviaron y fueron aprobados.
  • Fallido: estos documentos electrónicos presentan error en el envío a la DIAN.
  • Fecha inválida: son los documentos electrónicos que están pendientes por enviar a la DIAN y que ya superaron los 6 días para su envío. En este caso, es necesario ingresar al documento, modificar la fecha y enviarlo a la DIAN.

Haz clic en el botón Aplicar filtros .

3. Visualizarás la información en la parte inferior de la pantalla:

• Podrás descargar la información en un archivo Excel, seleccionando el botón Descargar .

Ahora sabes cómo buscar o consultar un documento soporte electrónico.