Facturación Electrónica

Las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, corresponden al documento electrónico que te permite reversar o registrar la devolución del documento soporte electrónico, la contabilización se realiza tanto en valores como en cantidades.

Importante: recuerda que es necesario previamente configurar la Nota de ajuste del documento soporte electrónico para elaborarla.

Para elaborar una nota de ajuste del Documento soporte, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Ingresas a la página principal con el botón – Proceso de compras – Nueva nota débito / Nota de ajuste documento soporte.

2. Te diriges por el módulo de Compras y gastos – Documentos de compras y gastos y seleccionas el botón  – Nota débito/ nota de ajuste.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente pantalla:

Para elaborar la Nota de ajuste del Documento soporte electrónico, es necesario que diligencies los siguientes campos:

• No. de compra / Doc. Soporte: en esta casilla digitas o realizas la búsqueda del documento soporte sobre el cual se realizará la devolución, se puede hacer por el botón de buscar.

Importante: de manera automática, el sistema trae todos los datos que fueron digitados y relacionados al momento de elaborar el documento soporte electrónico.

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
• Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento en el programa.
• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborarlo digitar el número con el cual será contabilizado.
• Motivo DIAN: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota de ajuste y la cual será reportada a la DIAN.
• Detalle: aquí te permite editar las cantidades y las bodegas. Al modificar el número de unidades, de manera automática, el sistema cambia los valores brutos, de impuestos y neto del documento.
• Formas de pagos: el sistema te trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en el Documento soporte, las cuales seleccionas para cubrir el valor total de la devolución.

Al seleccionar la forma de pago «Cruzar con cuenta por pagar», mostrará los vencimientos asociados al Documento soporte, para realizar el respectivo cruce contable.

• Observaciones: el programa trae los comentarios que fueron registrados en el documento, pero desde aquí es posible modificarlos; esta información se visualizará en la impresión.
• Adjuntar archivo: el sistema permite anexar un documento o soporte para enviarlo al proveedor.

Una vez hayas incorporado los datos será necesario dar clic en el botón  y habilitará una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo para enviar la nota de ajuste de documento soporte.

Confirmas dando clic en el botón . Luego el documento se mostrará en pantalla y será la misma presentación de cómo se visualizará al momento de la impresión.

En la parte superior o encabezado se te habilitan unas opciones, las cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, como:

1. Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

2. Más: desde esta pestaña podrás ver la contabilización, visualizar el comprobante contable o actualizar el documento electrónico en caso de presentar algún error en la vista.