Facturación Electrónica

Para elaborar la factura electrónica de venta con cargos y descuentos en totales, es necesario:

1. Definir los cargos y/o descuentos en la configuración de la factura de venta

Para ello, te diriges al ícono  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Ventas – Documentos – Facturas de ventas / Ingresos.

Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante das clic en la opción Editar.

Luego, te diriges a la sección Otros Cargos y descuentos en totales de la factura de venta / Ingresos.

Aquí podrás registrar los cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la DIAN y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica. Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

• En uso: se requiere que se encuentre marcado para que puedas seleccionar ese cargo/descuento al realizar el documento de factura electrónica de ventas.
• Nombre: aquí podrás escribir el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
• Tipo: seleccionas si es un descuento o un cargo.
• % Tarifa: podrás asignar la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor. Es requerido que la tarifa no sea mayor a 100 y que no tenga más de 2 decimales.
• Cuenta contable: aquí agregas la cuenta contable en la que quieres que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en una factura de venta electrónica.
• Al dar clic en el ícono Más se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: podrás seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

Una vez termines de completar toda la información que solicita este catálogo, das clic en el botón Guardar .

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar la factura de venta, puedes hacerlo por las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. Desde el botón + Crear – Clientes – Factura Venta / Ingresos.

c. Vas a la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.

Al ingresar eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el sistema requiere en el encabezado.

Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

En el detalle de la factura, relacionas el producto o productos que vas a facturar.

Luego, en la parte inferior de los subtotales, das clic en el hipervínculo +Agregar cargos y descuentos.

Te habilita la siguiente ventana, donde seleccionas el o los cargos y/o descuentos que correspondan en el comprobante. 

Encontrarás las siguientes columnas, las cuales de forma automática se completan al escoger el tipo en la primera columna.

• El valor base lo tomará del subtotal del comprobante.
• Las columnas % tarifa y valor total se calcularán automáticamente, sin embargo, las puedes modificar.

Al dar clic en el ícono más (+) se guardará el ítem y podrás seguir agregando más cargos y/o descuentos y al seleccionar el botón Adicionar  se cerrará la ventana y guardará la información.

Antes de guardar el comprobante en la parte de los totales, se verán reflejados en la parte inferior del hipervínculo.

Relacionas la forma de pago de la factura.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón Guardar y enviar  .

Enseguida se habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar .

Luego, el sistema te mostrara una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.

También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc , donde el sistema habilitara el campo “Con copia a” y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.

Por ultimo, confirmas dando clic en el botón Enviar .

Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, se mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

También te mostrará en la impresión los conceptos seleccionados al momento de realizarlo.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.